zetVisions: Digitalisierung im Beteiligungsmanagement
zetVisions: Digitalisierung im Beteiligungsmanagement

Digitalisierung im Beteiligungsmanagement

Den digitalen Wandel will niemand bezweifeln oder verhindern. Eine kritische Bestandsaufnahme steht aber noch aus. Software von zetVision kann den SAP-Bestandskunden eine wesentliche Hilfe sein: eine Lösung auf Basis von XML inklusive Live-Demo und Webinar.

Mit Blick auf die schon heute weitreichenden technischen Möglichkeiten der Digitalisierung ist es verwunderlich, wie lange es dauert, bis diese Möglichkeiten auch genutzt werden – vor allem dort, wo staatliche Stellen wie Kommunen involviert sind. Das Beispiel des Beteiligungsmanagements zeigt dies sehr deutlich. Konzerne müssen im Beteiligungsmanagement zahlreiche gesetzliche Meldepflichten erfüllen. Dazu zählen beispielsweise die Schwellenwertmeldung, K3-Meldung, §138-AO-Meldung, Meldungen an das Handelsregister, Transparenzregister und das Country-by-Country-Reporting.

Zu den bereits bestehenden gesetzlichen Meldepflichten sind neue hinzugekommen. Dazu zählt die Meldung zum Transparenzregister nach § 18 des Geldwäschegesetzes (GwG). Anstatt bei einer neu eingeführten Meldepflicht von Anfang an die Möglichkeiten der automatisierten Datenübermittlung per Schnittstelle zu nutzen, müssen die für die Meldung erforderlichen Daten über eine Webseite manuell eingetragen werden.

Kommunen spielen eine zentrale Rolle bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Dennoch weisen viele deutsche Verwaltungsmitarbeiter darauf hin, dass sich ihre Kommune nur in geringem Ausmaß um die Umsetzung des OZG kümmert. Besorgniserregend ist, dass 42 Prozent der Befragten die Bedeutung des OZG für eine bürgerfreundliche Kommune als gering oder eher gering einschätzen. Das ist das Ergebnis einer Umfrage der Management- und Technologieberatung BearingPoint. Die Kommunen wünschen sich mehr Unterstützung von Bund und Ländern. Drei Viertel der Befragten geben außerdem an, dass das Personal bei der Umsetzung des OZG bisher nur eine untergeordnete Rolle spielt. BearingPoint-Experte Jon Abele: „Wer die Mitarbeiter jetzt nicht mitnimmt, kann keine digitale Verwaltung erwarten.“

Bislang gab es für alle Meldepflichten ein Formular, das per Papier auszufüllen ist. Das ist nicht wenig komplex, da Stammdaten, Gesellschaftsdaten, Kennzahlen, Beteiligungsdaten miteinander kombiniert werden müssen. Im Zuge der Digitalisierung sollen elektronische Formate (E-Filing) nach und nach das Papier ablösen. Damit das gelingt, ist eine Automatisierung erforderlich. Der Trend geht eindeutig in Richtung Einreichung von Unterlagen via XML-Format.

Wenngleich die Strukturen, die bei E-Filing eingehalten werden müssen, hochkomplex sind, können gerade solche XML-Dokumente mithilfe einer Software problemlos erstellt werden, weil die Daten vorhanden sind und über entsprechende Regeln die jeweils notwendigen Inhalte definiert werden können. Es bedarf also einer „programmatischen“ Unterstützung durch eine Software wie etwa zetVisions CIM (Corporate Investment Manager), die in der Lage ist, aus Daten, die ohnehin verwaltet werden (bspw. in Excel), auch die benötigten XML-Daten auszugeben. Softwareseitig sind die Voraussetzungen dafür längst erfüllt. Kann für den Meldeprozess mit der zuständigen Behörde direkt über die Software kommuniziert werden, lässt sich alles aus der Software heraus erledigen.

In der Praxis des Beteiligungsmanagements sieht es leider anders aus: Mal müssen Meldungen weiterhin papierhaft per Post oder Fax eingereicht werden; mal ist zwar die Online-Einreichung vorgesehen, es fehlt aber bisher ein XML-Schema (Meldung nach § 138 Abs. 2 AO); oder es gibt ein XML-Dokument, aber keinen direkten Datenaustausch via Schnittstelle, sondern einen umständlichen Up- und Download von Dateien (K3-Meldung nach § 64 AWV). Schließlich: Der CbCR-Bericht (Country-by-Country-Reporting gem.§ 138a AO) ist zwar im XML-Format online einzureichen. Allerdings erfolgte die Übermittlung des XML-Dokuments für eine Übergangszeit per Anhang an eine De-Mail.

Seit September 2019 ist die Übermittlung nun per ELMA (elektronische Massendatenschnittstelle) verpflichtend, für welche sich Unternehmen vorab registrieren müssen. Die Vorgehensweise zum Hochladen ist optimierungsbedürftig, weil sie viele Umwege erfordert, wie z.B. das Laden von Open-Source-Software sowie Öffnung von Port 22 (sicherheitsrelevant). Ob dieses Vorgehen gerade im Business-Umfeld als passend erscheint, sei dahingestellt.

Die Beispiele zeigen: Da ist noch reichlich „Room for Improvement“. Wenn sich alle die Digitalisierung auf die Fahnen schreiben, dann muss es möglich sein, Stammdatenvorgänge – auch wenn sie komplizierte Daten enthalten – komplett online abzuwickeln. Was häufig fehlt, ist aber die erforderliche Beschreibung seitens der zuständigen Behörden, wie welche Meldung elektronisch „anzuliefern“ ist. Die Software kann schon jetzt alles, was nötig ist. Nur an der Kommunikation hapert es. Dort, wo Unternehmen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen formalisierte Daten an Behörden liefern müssen, befinden wir uns digital in der Steinzeit. (pmf)

Autoren

Monika Pürsing ist CEO der auf die Softwareentwicklung für Stammdaten- und Beteiligungsmanagement spezialisierten zetVisions AG in Heidelberg.

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