Wie sieht meine ERP-Realität unter S/4 aus?

Der Termin bei dem süddeutschen Automobilzulieferer war seit Langem ausgemacht. Doch dass der kleine Besprechungsraum so voll ist, hatten wir nicht erwartet.

Mir und meinem Kollegen Johannes sitzen gleich fünf IT-Verantwortliche gegenüber, plus zwei Kolleginnen aus den Fachbereichen. Der Termin scheint unseren Gastgebern sehr wichtig zu sein.

„Wir sind in einer Sackgasse, es geht irgendwie nicht weiter“

meint der CIO dann auch direkt nach der Begrüßungsrunde und trommelt auf seine Stuhllehne.

Das Unternehmen stellt sich zwar der Zukunft. Erste Schritte in Richtung S/4 wurden bereits gemacht, darunter eine Vorstudie. Doch diese hat nicht die erhofften Erkenntnisse geliefert. Dafür gibt es jetzt lange Listen mit ziemlich vagen Informationen über die „Readiness“ des zentralen ERP-Systems.

Dabei wäre es doch wichtig zu wissen, ob S/4 in der aktuellen Version denn schon passt und „ready“ ist für die eigene Prozesswelt. Hinzu kamen Key-User-Tests mit einem S/4-Hana-Trial-System in der SAP-Cloud.

Auch diese kleine Entdeckungsreise wurde schnell beendet. Grund: Die voreingestellten Prozesse und die Testdaten sind meilenweit entfernt von der Praxis. Der Kunde fragt sich aber genau das: Wie sieht sie eigentlich aus, meine Realität unter S/4?

Probelauf der End-to-End-Prozesse

Gefragt ist eine realitätsnahe, individuelle Testumgebung, sprich: eine S/4-Spielwiese. Damit unser Kunde End-to-End-Prozesse mit seinen eigenen Stammdaten durchführen, neue Funktionalitäten mit generischen Testdaten entdecken oder Fiori-Apps in realitätsnahen Szenarien testen kann – so bereitet man sich 2019 ganz gezielt auf die S/4-Systemumstellung vor.

Mit dem S/4-Playground wird die neue SAP-Welt anfassbar. Die Konzern-IT möchte ja wissen: Sind unsere aktuellen Kernprozesse überhaupt S/4-lauffähig? Zudem fragt der SAP-Verantwortliche:

„Brauchen wir die über die Jahre dynamisch gewachsenen Eigenentwicklungen und installierten Add-ons eigentlich noch?“

Natürlich sollen auch die Key-User ihre S/4-Entdeckungsreise fortsetzen, diesmal mit eigenen Daten in der eigenen Prozesswelt, mit neuen Funktionalitäten, wie beispielsweise SAP CoPilot oder neuen UI5-Apps, und so konkrete Mehrwerte erfahren.

Fest steht: Die Anwender bei der Reise nach S/4 und Hana frühzeitig mit an Bord zu nehmen ist sicher einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Eine neue Softwaregeneration ist für die Anwender meist wie eine Blackbox.

Es gibt Berührungsängste, Vorbehalte und es fehlt an grundlegendem Wissen. Sich gegen etwas zu wehren, das ich nicht kenne, ist menschlich. Haben die Betroffenen erst einmal reale Prozesse in S/4 durchgespielt und die Scheu vor dem Neuen verloren, wächst ihr Interesse.

„Wie aber kommt man zu so einer Spielwiese?“

fragt der Head of ERP.

Ich hole ein wenig aus. Eines hat der bereits durchgeführte Readiness-Check ja zumindest klar gezeigt: Eine komplette Systemkopie mit anschließender Konvertierung nach S/4 ist wegen Tausender Kundenentwicklungen und inkompatibler Add-ons gar nicht möglich. Hinzu käme ein nicht unerhebliches Hardware-Sizing.

Die Lösung: Mit der Spezialsoftware cbs ET Enterprise Transformer transferieren wir das aktuelle Customizing sowie die Stammdaten repräsentativer Buchungskreise in ein neues, leeres SAP-ERP/ECC-6.0-System.

Ausgewählte Bewegungsdaten, wie beispielsweise Bestände oder Kundenaufträge, werden bei Bedarf ebenfalls übernommen. Da die für S/4 zwingend notwendigen Business-Partner noch nicht vorhanden sind, erzeugen wir diese ebenfalls.

Mit der anschließenden Migration auf die Hana-Datenbank ist das neu erstellte ERP/ECC-6.0-System nun bereit für die Konvertierung nach S/4.

Die Konvertierung erfolgt durch erfahrene Berater und umfasst auch die notwendigen Vor- und Nachbereitungsaktivitäten. Dazu zählen die Anpassung des unter S/4 obligatorischen Material Ledger oder der neuen Anlagenbuchhaltung.

Anschließend erfolgt die Übergabe der kundenindividuellen S/4-Spielwiese an den Kunden. Das gesamte Projekt dauert nur drei Monate. Der Aufwand für den Kunden bleibt dabei überschaubar, abgesehen von der Teilnahme am Kick-off-Workshop und der Koordination einiger Basisaktivitäten.

Unser Kunde wird den Playground auch ein halbes Jahr nach Übergabe des Systems noch nutzen, um neue Technologien oder UI5-Apps zu testen. Eine der größten Überraschungen für die Technologiefirma: Der Großteil der Kernprozesse ist auch ohne eigene Kundenentwicklungen lauffähig.

Weitere Vorteile: Die Verantwortlichen haben inzwischen ein deutlich besseres Gefühl für die Größenordnung des S/4-Umstiegs, für die anstehenden Änderungen und alle damit verbundenen Themen. In allen Bereichen hat sich ein anderes Bewusstsein für S/4 entwickelt. Auf der Spielwiese ist auch die tiefgehende Erprobung neuer Funktionalitäten möglich. Stichwort Prototyping.

Ein weiteres wichtiges Ziel des Kunden ist die Analyse und selektive Übernahme kundeneigener Entwicklungen. Hier helfen uns die Software-Lifecycle-Management-­Funktionen des ET.

So lässt sich toolgestützt auswerten, welche Entwicklungen überhaupt noch genutzt werden. Nachdem die relevanten Reports identifiziert worden sind, kommt die „ET Environment Analysis“ zum Einsatz. Damit werden alle zugehörigen Tabellen, Domänen, Funktionsgruppen und andere Repository-Objekte ermittelt, die für eine konsistente Übernahme benötigt werden.

Diese Repository-Objekte werden dann in das Zielsystem übernommen und S/4-kompatibel gemacht. Im Idealfall erfolgen die Anpassungen der Reports im Coaching-Modus, um auch die Entwickler des Kunden auf die S/4-Umstellung vorzubereiten.

Am Ende des Meetings kommt noch ein interessanter Einwurf: „Kann aus Spaß eigentlich auch Ernst werden?“, fragt der CIO. Seine Mitarbeiter schauen irritiert. Wir wissen, was er meint.

Der S/4-Playground als Ausgangspunkt für das auszugestaltende Zielsystem, das ist durchaus denkbar. Auch wenn es nur ein Testsystem ist: Angepasste Prozesse, transferierte Daten und erledigte Änderungen können eins zu eins in die spätere Realität übernommen werden.

Doppelte Arbeiten lassen sich so vermeiden. Die Antwort ist also: Ja! Aus der Spielwiese kann die Systemzukunft 2020+ werden, und das spart Zeit, Geld und Ressourcen.