Wie ein smarter S/4-Umstieg funktioniert

Nahezu jedes SAP-Anwenderunternehmen steht vor dem S/4-Umstieg. Zigtausende Firmen sind weltweit betroffen. Das Spannende ist: Jeder wird voraussichtlich einen anderen, einen ganz eigenen Ansatz benötigen. Zwei Unternehmen, die den gleichen Umstieg wählen? Gibt es nicht.

Die Unternehmenslandschaft in der DACH-Region hat zu viele verschiedene Gesichter, jede Anwenderfirma hat schließlich ihre eigene, historisch gewachsene Prozess-, System- und Datenwelt.

De facto sind die Situationen auch weitaus komplexer, als es die doch recht einfachen Angebote im Markt nahelegen. Vorgefertigte Lösungen passen nicht. Denn der Wechsel in die neue SAP-Welt hat zu viele Dimensionen.

Es geht schließlich auch nicht nur darum, alles 1:1 zu transferieren. Es gilt, Mehrwerte herauszuholen, sich prozesstechnisch zu verbessern, vorauszudenken und sich optimal für die Zukunft aufzustellen.

Intelligente Lösungen sind also gefragt. Der Smart-Ansatz offeriert einen maßgeschneiderten Weg nach S/4. Nicht immer sind wir sicher, ob die IT-Leiter da draußen die Idee dahinter verstanden haben.

Als wir einen unserer skandinavischen Kunden (Verpackungsindustrie, 3500 Mitarbeiter, 2,4 Mrd. Euro Jahresumsatz) in ein typisches Odenwälder Lokal zum Strategy Day einladen, kommt schon bei Aperitif und Fingerfood am Stehtisch die Bitte:

„Benjamin, please! Can you tell me, what exactly do you mean by smart? It doesn’t open up!“

Ich freue mich natürlich über das Interesse, das ist genau die Frage, auf die ich gewartet habe! Meine Kollegen Sascha und Markus versuchen sofort, den Zuhörerkreis zu erweitern, damit möglichst viele es mitkriegen, auch der CIO und der CFO, die gerade erst eingetroffen sind.

Wertschöpfende Prozesse

Der Begriff Smart, so hole ich aus, beschreibt buchstäblich die Bestandteile unseres Projektansatzes: S für Strategy, M bedeutet Migration-Software – dahinter verbirgt sich unsere Spezial-Software cbs ET Enterprise Transformer.

A heißt Approach. Das ist der Kern. Der Projektansatz. R steht für Reference Model, unsere Best Practices, und T für Team, sprich: unsere globale Beratermannschaft mit rund 1000 SAP-Experten.

Ich sehe in den Augen der Gäste, was viele jetzt denken: Wir basteln uns mal eben ein wohlklingendes Marketinglabel, kleben uns „Smart“ auf die Stirn – und das war’s schon? Weit gefehlt!

Dahinter steckt viel mehr, eine fundierte Idee, in der die Expertise aus Tausenden Projekten im Konzernumfeld steckt. Smart Approach heißt, wir schauen bei der Prozessgestaltung genau hin, wir legen den Fokus auf die wertschöpfenden Prozesse.

So können Firmen selektiv vorgehen und sich auf diejenigen Strukturen, Prozesse, Standards und Daten konzentrieren, deren Veränderung einen echten Mehrwert für ihr Geschäftsmodell bietet.

Dafür gibt es einen speziellen 360- Grad-Ansatz in drei Varianten: Smart Green, Smart Brown und Smart Made-to- Measure. Unser Ansatz impliziert: Die Nachteile der Umstellung werden kompensiert, die Vorteile mitgenommen.

Maßgeschneiderte Migration

Zum Beispiel beim Greenfield Approach: Aufbau eines neuen Systems, Neuausprägung der Prozesse und Übernahme der ERP-Daten. Aber will ich wirklich alle Prozesse neu bauen?

Der Nachteil auf Migrationsebene: Ich kann nur einen geringen Teil der Daten übernehmen. Smart hingegen bedeutet, Kunden können flexibel gestalten und müssen auf nichts verzichten. Alle Daten inklusive Historie können übernommen werden.

Das klassische Beispiel: Ich nehme nur offene Vorgänge mit, plus ein Jahr Historie. Ich kann aber auch sehr selektiv Prozesse und Daten migrieren, aus bestimmten Business Units, Business Functions oder nur bestimmte Geschäftsprozesse.

Auch teilabgearbeitete Aufträge können problemlos ins S/4-System übernommen werden, und das ohne jeden Cutover-Aufwand. Die Migrationsberater verfolgen dabei immer einen hohen Qualitätsanspruch. Wir nehmen viele Validierungen vor, wir machen nur, was Sinn macht. Und das diskutieren wir natürlich mit dem Kunden.

In einem Brownfield-Projekt nehme ich typischerweise alles mit, was ich habe. Es ist eine 1:1-Übertragung, also ein Upgrade. Altlasten werden mitgeschleppt, Verbesserungen bleiben ausgeblendet. Die alten Vorgänge werden lediglich für S/4 lauffähig gemacht.

Welchen Mehrwert bringt ein hochmodernes S/4-System, wenn die alten ERP-Funktionalitäten und Konfigurationen einfach weiter genutzt werden? Da ist der Business Value gleich null. Potenziale sollten nicht einfach verschenkt werden.

Im Smart-Brown-Ansatz machen wir es deshalb anders. Dabei denken wir mehrwertorientiert und reichern die technische Umstellung (Conversion) gezielt mit Wertschöpfung an.

Wir ergänzen Harmonisierungs- und Standardisierungsaspekte und führen diese mit der Konvertierung in einem Schritt durch. Wir versuchen ganz bewusst, gewinnbringende Potenziale für das Unternehmen zu heben, indem wir schon in diesem Schritt veraltete Prozesse optimieren und Innovationen mit einbauen. Wir polieren das System sozusagen auf, werfen unnötigen Ballast in Form von inkonsistenten und veralteten Daten sowie ineffizienten Abläufen gezielt ab.

Smart Brown lässt sich übrigens auch in einem klassischen Zwei-Schritt-Projekt umsetzen. Also erst Harmonisierung und Data Cleansing im SAP ECC 6, dann Upgrade auf S/4, und am Ende gegebenenfalls noch ein finales Follow-up mit weiteren Aufräumarbeiten.

Dieses Vorgehen wählen momentan viele Firmen. Das Ganze lässt sich aber auch zeitsparend in einem Big Step vereinen.
Best-Practice-Prozesse

Grün ist die falsche Farbe, Braun auch? Vielleicht macht es die Mischung. Der Smart-­Made-to-Measure-Ansatz ist eine kunden­individuelle Kombination. Wir gestalten nur das neu, was Wertschöpfung bringt.

Die spezifischen Stärken und Best-Practice-­Prozesse, die dem Kunden Wettbewerbsvorteile bringen, übernehmen wir. Datenballast werfen wir über Bord, Inkonsistenzen harmonisieren und konsolidieren wir, Komplexität wird reduziert.

Die technische Umsetzung sieht dann wie folgt aus: Ein Kunde hat mehrere ERP-Systeme mit nicht- heterogenen Prozessen. Wir machen nun eine Shell Copy des Systems, das heißt: eine Kopie ohne Stamm- und Bewegungsdaten und erhalten ein leeres ERP/ECC-6.0-System mit Customizing und Repository.

In diesem System finden dann Code-Bereinigungen und möglicherweise erste Customizing-Optimierungen statt. Alternativ starten wir mit einer ERP/ECC-6.0-Neuin­stallation und migrieren selektiv Custom Code und Customizing hinein. Anschließend machen wir mit dem vorbereiteten System ein S/4-Hana-Ugrade.

Der Stress einer Datenübernahme und die lange Downtime des Upgrades nach S/4 bleiben uns dadurch erspart. Im leeren S/4-System lässt sich nun das individuelle Customizing machen. Hierbei lässt sich alles berücksichtigen, was zum einen S/4 an Veränderungen mit sich bringt und zum anderen was man aus Unternehmensperspektive gerne ändern möchte.

Danach können wir aus dem Quellsystem alle Daten ins S/4-System hineinmigrieren – entweder in einem Big Bang oder auch häppchenweise pro Buchungskreis, pro Region, pro Business Unit etc. Fertig. Die Zukunftsplattform steht ­bereit.

So weit, so gut! Aber: Was sind die Vo­raussetzungen, um den Smart-Ansatz zu realisieren? Fachliche Fähigkeiten, um bunte Ansätze zu durchdringen, beraten und kombinieren zu können.

Eine Spezial-Software (cbs ET for S/4 Hana), die Green, Brown und Made-to-Measure umfassend unterstützt und eine Datenmigration ohne Einschränkungen ermöglicht. Ein Beraterteam, das sowohl inhaltlich als auch technisch beschlagen ist, standardisierte Vorgehensweisen und Referenzmodelle mitbringt und – im Industrieumfeld wird die S/4-Umstellung eine ressourcenintensive, weltweite Aufgabe sein – mit der nötigen Personalstärke global liefern kann.