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Wer keine Historie hat, setzt die Zukunft aufs Spiel

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Die Zukunft liegt in den Daten. Der Digitalisierungsschub der vergangenen Monate legt davon ein eindrucksvolles Zeugnis ab. Doch wer seine Historie vernachlässigt, wird auch die Zukunft verspielen.

Homeoffice, E-Commerce, die forcierte Digitalisierung bei Behörden, im Schulwesen, aber auch in der Produktion und Logistik – pandemiebedingt hat Deutschland einen Modernisierungsschub im Zeitraffer erfahren. Und doch greift die Diskussion darüber zu kurz.

Geräte und Tools für die digitale Zusammenarbeit sind wichtig. Die alles entscheidende Frage aber lautet: Können die Unternehmen die erhöhte Anpassungsgeschwindigkeit, die aus der Notwendigkeit heraus geboren wurde, in eine deutlich gesteigerte Anpassungsfähigkeit überführen? Dafür sind drei Dinge nötig: Resilienz, Flexibilität und Individualität.

Resilienz

Unternehmen, die ihre Kunden schon vor der Krise nicht nur persönlich, sondern auch über virtuelle Kanäle anzusprechen und zu binden in der Lage waren, hatten es in den vergangenen Monaten leichter.

Genauso diejenigen Unternehmen, die bei der Umstellung auf das Homeoffice nicht bei null beginnen mussten, oder diejenigen, die über ein diversifiziertes Lieferantennetz verfügten und dadurch ihre Lieferströme regional und überregional umlenken konnten.

Die Pandemie hat Tendenzen und konvergente Technologietrends verstärkt und ihnen endgültig zum Durchbruch verholfen. Am leichtesten nachvollziehbar ist das im Bereich der Kundenbeziehungen. Die Hauptverbindung hin zum Kunden ist längst nicht mehr der stationäre Handel oder der Postweg.

Die Kundenbeziehungen haben sich vielmehr seit mehreren Jahren ins Internet verlagert. Wer diesen Wechsel bereits vollzogen hatte, kam am besten durch die Krise. Der Erfolg der E-Commerce-Giganten ist ja kein Zufall. Die Lehre daraus lautet: Resiliente Unternehmen sind in der Lage, kurzfristig auszuweichen und dort, wo das nicht möglich ist, die Einschlagsenergie umzuleiten oder sogar zum eigenen Vorteil in die eigenen Bewegungen einfließen zu lassen.

Resiliente Unternehmen zeichnen sich also durch ein höheres Maß an Flexibilität aus. Alle Maßnahmen und Investitionen, die kurzfristig auf eine höhere Resilienz ausgerichtet sind, müssen daher zumindest mittelfristig auch die Flexibilität erhöhen. Nur so entkommen Manager in Deutschland dem Dilemma zwischen Kostenmanagement und Innovationsförderung.

Flexibilität

Auf Managementebene ist die erhöhte Flexibilität bereits Realität. Gerade die Automobilbranche, die einem enormen Anpassungs- und Innovationsdruck ausgesetzt ist, kann ein Lied davon singen. Die IT jedoch, die als treibende Kraft hinter diesen Anpassungen und Innovationen stehen sollte, scheint bisweilen hinterherzuhinken.

Ein Beispiel: Kaufen und Verkaufen von Unternehmen und Unternehmens­teilen gehören mittlerweile zum agilen Werkzeugkasten der Manager. Was aber schon auf der Ebene der Verträge und der Prozesse eine Herausforderung darstellt, ist für die IT ein echtes Problem. Denn sie erbt die zugekaufte IT-Landschaft und muss sie integrieren. Und sie muss dafür sorgen, dass im Falle eines Verkaufs oder einer Ausgründung das geistige Eigentum gewahrt bleibt.

Größte Herausforderung ist dabei, dass die geerbte IT-Landschaft historisch gewachsen ist. Sie besteht in der Regel aus einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme und Applikationen verschiedenster Hersteller und in unterschiedlichen Releaseständen, deren Zahl schnell in die Hunderte geht. Die daraus entstehende Komplexität ist riesig und muss so schnell und weit wie möglich reduziert werden. Das gelingt in der Regel eher schlecht als recht.

Die im Tagesgeschäft benötigten Daten werden kurzfristig transformiert und migriert, die Altsysteme für die Dauer der rechtlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen eingefroren. Der Zugriff auf die wertvollen historischen Informationen ist dadurch stark eingeschränkt und liegt für das Tagesgeschäft außer Reichweite. So sieht keine gute Lösung aus.

Hinter all diesen praktischen Herausforderungen steckt ein grundsätzliches Pro­blem: das der Bindung der operativ nicht mehr benötigten Daten und Dokumente an ihre Ursprungssysteme. Werden die Ebenen der Systeme und Informationen hingegen konsequent voneinander getrennt, lassen sich die genannten Herausforderungen viel einfacher und schneller als bisher meistern. Das ist ein direkter Ansatzpunkt für die Unternehmen, um nicht nur resilienter, sondern auch flexibler zu werden.

Trennen, um zusammenzuführen

Durch die Trennung der Daten- von der Applikationsebene können Unternehmen eine zentrale Plattform für Informationen schaffen und sie dort revisionssicher ab­legen und aufbewahren. Außerdem können sie dadurch deren gesamten Lebenszyklus bis zur gezielten Löschung auf der Ebene des einzelnen Datensatzes verwalten. Das verlangt insbesondere die europäische Datenschutz-Grundverordnung, die EU-DSGVO.

Dadurch erreichen sie zwei zentrale Ziele: Rechtssicherheit und massive Kosteneinsparungen, und das schon kurzfristig. Denn nach dem Überspielen der historischen Informationen auf die Plattform können die Unternehmen ihre Altsysteme – ob von SAP oder anderen Herstellern – komplett stilllegen und entsorgen. Das spart gegenüber dem Weiterbetrieb in der Regel 80 Prozent der laufenden Kosten.

Im Übrigen erhöht eine solche zentrale Plattform nicht nur die Rechtssicherheit, sondern leistet auch einen wichtigen Beitrag zu mehr IT-Sicherheit. Hacker wissen, dass die Unternehmen Mühe damit haben, ihre Systeme in kurzen Zeitabständen, vor allem nach der Veröffentlichung eines Sicherheits-Patches, zu aktualisieren. Das gilt erst recht für Altsysteme, für die teilweise gar keine Patches mehr bereitstehen. Eine zentrale Plattform für Unternehmensinformationen löst dieses Problem.

Zudem schafft sie eine einfache Möglichkeit, die für historische Informationsbestände typischen Fehler zu beheben und mit Zusatzinformationen anzureichern. Nur mithilfe korrekter und umfassender Informationen erhalten Unternehmen die für digitale Geschäftsmodelle geforderte 360-Grad-Sicht auf Kunden, Lieferanten, Partner, Produkte etc. Der Schlüssel dazu ist eine harmonisierte Stammdatenstruktur, die dafür sorgt, dass sich zum Beispiel die Stammdaten zu einem Kunden oder Lieferanten in einer Unternehmensapplikation wie S/4 Hana abfragen und anzeigen lassen, als ob sie dort erzeugt wurden, auch wenn sie in Wahrheit aus Altsystemen stammen.

Das bedeutet zudem, dass sich mithilfe einer solchen Plattform auch die historischen Informationen zu nicht mehr benötigten Auftragsfeldern im neuen System anzeigen lassen, ohne dass ein Mapping erforderlich ist. Das reduziert den Transformations- und damit Projektaufwand bei der Einführung neuer Softwaregenerationen massiv.

Gleichzeitig schafft ein optimal gepflegter Datenbestand auf einer separaten Plattform für Informationsmanagement die Voraussetzung dafür, neue Softwaregenerationen wie zum Beispiel SAP S/4 Hana dauerhaft schlank zu halten und die Migration in diese neue Softwarewelt einfacher, schneller und kostengünstiger zu gestalten.

Während sich der Migrationsaufwand halbieren lässt, sinken die Gesamtbetriebskosten realistischerweise um ein Viertel. So gehen die voneinander getrennten Ebenen der Daten und Anwendungen auch betriebswirtschaftlich eine perfekte Symbiose ein.

Diese Symbiose stellt jedoch kein geschlossenes System dar, im Gegenteil: Offenheit ist ihr Kennzeichen, eine Grundbedingung für das datengesteuerte Unternehmen. Das bedeutet, dass nicht nur die operativen, sondern auch die historischen Informationen in diese Steuerung und die damit einhergehende Analyse miteinbezogen werden müssen.

Das setzt aber eine weit größere Anzahl und Häufigkeit an Datenzugriffen einerseits und Offenheit gegenüber Drittlösungen andererseits vo­raus. Auch diese Voraussetzung lässt sich mit einer separaten Plattform für Informationsmanagement am besten erfüllen.

Individualität

Dies ist schon allein deshalb nötig, weil das Angebot an Funktionalitäten Dritter für diese Verarbeitung und Analyse von Daten steigt. Die Unternehmen nehmen es gerne an, speziell in Branchen, die wie die Automobilindustrie einem enormen technologischen Transformationsdruck ausgesetzt sind. Sie müssen schnell handeln und werden nutzen, was der Markt ihnen bietet und ihre Probleme löst.

Und sie werden auch wieder selbst mehr entwickeln. Denn sie werden sich in Zukunft immer stärker durch digitale Dienste unterscheiden. Der Bedarf wird so groß sein, dass sich nicht alles einkaufen lässt. Die IT rückt damit definitiv in den Kernbereich der Wertschöpfung vor und entwickelt ihre Rolle in den traditionellen Branchen vom Komparsen zum Hauptdarsteller weiter.

Die allermeisten dieser Entwicklungen werden keine großen Anwendungspakete sein, sondern Funktionen und Funktionalitäten, die sich je nach Kontext flexibel wiederverwenden lassen. So geht die Flexibilität nahtlos in die Individualität über, das stärkste Unterscheidungsmerkmal in der digitalen Plattform-Ökonomie.

Über den Autor

Thomas Failer, Data Migration International

Thomas Failer ist Gründer der Data Migration International.

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