So kann viel Zeit und Aufwand gespart werden, insbesondere, wenn der Vertrag mehrere Unterzeichner hat. Einen besonders unkomplizierten Einsatz von elektronischen Unterschriften bietet beispielsweise DocuSign, welches webbasiert, mobil und offline einsetzbar ist und mit cuContract und cuSmarText einfach genutzt werden kann.
Der Unterzeichner wird per E-Mail informiert, wenn ein Dokument zur Unterschrift bereitliegt. Online das Dokument einsehen und prüfen, Unterschrift in das Dokument einsetzen oder die bereits gespeicherte Signatur freigeben – schon ist der Vorgang abgeschlossen.
Für Außendienstler bietet Circle Unlimited zusätzliche Apps für Tablets an, um zu unterschreibende Dokumente auf ein Tablet zu synchronisieren, offline die Unterschriften einzuholen und die unterschriebenen Dokumente dann später wieder in das Vertragsmanagement zurück zu synchronisieren.
Mit der revisionssicheren elektronischen Akte der Lösung sind die Verträge und vertragsrelevante Dokumente für die Mitarbeiter nur einen Klick entfernt – und so jederzeit verfügbar.
Zusätzlich überwacht der Termin- und Fristen-Agent die Vertragslaufzeiten und erinnert den Mitarbeiter rechtzeitig, um einen Vertrag zu beenden oder zu günstigeren Konditionen zu verhandeln.
Die Einsatzbereiche der elektronischen Signatur sind so vielfältig wie die Dokumente, die täglich in den verschiedenen Unternehmensabteilungen bearbeitet werden.
Entsprechend hat auch Circle Unlimited unterschiedliche Technologien in seine Vertrags-und Dokumentenmanagementsoftware integriert. Dabei sind alle Sicherheitsniveaus einsetzbar, von der einfachen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur.