Infrastruktur MAG 21-10

Unternehmen sparen auf Kosten ihrer Wettbewerbsfähigkeit

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Viele SAP-Bestandskunden überführen ihre Daten noch manuell oder halb automatisiert in andere Systeme, um sie weiterzuverarbeiten. So verschenken sie Potenziale zur Kostenreduktion und gefährden ihre Wettbewerbsfähigkeit. Die Methoden sind außerdem sehr fehleranfällig.

In vielen Unternehmen, die ihre Prozesse erfolgreich mit SAP steuern und abbilden, wird mit zweierlei Maß gemessen: Einerseits richten sie großes Augenmerk auf die Pflege ihrer SAP-Infrastruktur, was nicht zuletzt in Form von finanziellen und personellen Ressourcen zu Buche schlägt. Andererseits versuchen sie, sich bei der Übertragung der in SAP bereitstehenden Daten in andere Systeme und dem Zurückschreiben in SAP mit Schmalspurlösungen zu behelfen. Eine fragwürdige Strategie.

In der Praxis stellt es sich häufig so dar, dass solche Unternehmen die Informationen manuell oder halb automatisiert extrahieren. Dabei werden die Daten von Hand im SAP-System ausgewählt und in das Zielsystem transferiert. Andererseits ziehen sich einige Unternehmen SAP-Daten zum Beispiel in Excel, um sie dort wiederum manuell aufzubereiten und zu analysieren. Eine solche manuelle Übertragung kann dazu führen, dass Datensätze unvollständig oder doppelt extrahiert werden, inkonsistent sind oder nicht in der richtigen Reihenfolge vorliegen.

Bemerken die Beteiligten einen solchen Fehler rechtzeitig, können sie den Datensatz zwar wiederherstellen, müssen mit der Integration jedoch von vorn beginnen, was einen erhöhten Zeitaufwand zur Folge hat. Alle anschließenden Prozesse verzögern sich entsprechend.

Sollten die Nutzer einen Fehler im Datensatz nicht rechtzeitig registrieren, drohen weitaus gravierendere Folgen. Ein ineffizientes Bestandsmanagement sowie falsche Preisgestaltung und Produktabmessungsdaten, die sich negativ auf die Rechnungs-legung und die Kundenbeziehung auswirken, sind nur drei mögliche Beispiele.

Strategische Entscheidungen auf Basis einer mangelhaften Datengrundlage, oder? Da Controller, Bereichsleiter und Vorstände mithilfe SAP-basierter Datenverknüpfungen auch Analysen und Visualisierungen erstellen und diese für wichtige Geschäftsentscheidungen zugrunde legen, sorgt ein falscher Datensatz dafür, dass die Entscheidungen auf falschen Annahmen beruhen.

Doch auch wenn der Datensatz keine Fehler enthält, sind die auf manuellen oder halb automatischen Dateninte-grationen fußenden Entscheidungen nicht optimal. Denn die manuelle Integration kann je nach Gestaltung des Prozesses mehrere Stunden oder Tage in Anspruch nehmen. Das mag für bestimmte Managementbereiche ausreichend sein. In Organisationen mit hohem Digitalisierungsgrad und Prozesstempo können sich solche retrospektiven Betrachtungsweisen als erheblicher Wettbewerbsnachteil erweisen. 

Schnell wachsende Unternehmen sind mit einer weiteren Herausforderung konfrontiert: Früher oder später erkennen sie, dass die manuelle Integration auf Dauer kein geeignetes Werkzeug für sie ist. Denn der Prozess erweist sich in solchen Situationen bei zunehmender Datenlast als nicht skalierbar. Die digitale Transformation ist mit manueller Datenintegration nicht zu realisieren.

Abhilfe für die Nachteile, die die manuelle Datenzusammenführung mit sich bringt, schafft die voll automatisierte SAP-Integration. Gemeint ist die Übertragung von Daten und Prozessen aus dem SAP-System in andere Zielumgebungen und das Zurückschreiben in SAP per Schnittstelle. Die Daten werden dabei beispielsweise in unterschiedlichen Formaten direkt in einer Datenbank zur Verfügung gestellt. 

Die SAP-Schnittstelle soll diese Schritte im Hintergrund ausführen, ohne dass der Nutzer es im Alltag bemerkt. So ermöglicht sie den schnellen und sicheren Zugriff auf SAP-Daten, damit die einzelnen Abteilungen des Unternehmens die SAP-Daten in ihren gewohnten Zielumgebungen nutzen können. Es existieren grundsätzlich drei Wege der automatisierten Integration.

Eigenentwickelte Programme

Erster Weg: Eigenentwickelte Programme. Von den Unternehmen geschriebene Programme, die sie auf ihren eigenen Bedarf zuschneiden, scheinen zunächst eine Lösung zu bieten. Sie erzeugen jedoch neue Probleme. Der Aufwand, diese zu entwickeln und zu warten, wird häufig unterschätzt.

Besonders die fehlende Wartbarkeit erweist sich regelmäßig als sprichwörtliches Fass ohne Boden. Eigene Versuche scheitern nach Jahren der Entwicklung auch daran, dass sie nicht flexibel genug auf Updates, neue Anforderungen und andere Änderungen in der Systemumgebung reagieren. Oder sie schaffen es gar nicht erst aus der Testphase heraus. 

Genauso ist die Abwanderung von Know-how ein wichtiger Aspekt: Sobald Mitarbeiter, die mit der Entwicklung betraut waren, das Unternehmen verlassen, kann Expertise verloren gehen, wenn nicht ausreichend Zeit zur Vorbereitung und Übergabe existiert.

SAP-eigene Lösungen

Zweiter Weg: SAP-eigene Lösungen. SAP selbst bietet Software an, um Daten auszuwerten und weiterzuverarbeiten. Diese erweist sich aber oft als weniger performant, kann einen Betreuungsaufwand erzeugen, der einen eigenen Berater erfordert, und ist nicht die kostengünstigste Lösung. Darüber hinaus ist mit diesen Anwendungen ein größerer Schulungsaufwand verbunden – sie sind meistens weniger benutzerfreundlich als die Software, mit der die Anwender bereits vertraut sind. Auch die offenen Standards, die SAP in der Vergangenheit geschaffen hat, genügen nicht den Ansprüchen der Unternehmen und Anwender. 

Viele Unternehmen lehnen darüber hinaus eine One-Vendor-Strategie ab, da eine homogene IT-Landschaft eine große Abhängigkeit mit sich bringt. Gerade in Bezug auf unternehmenskritische SAP-Daten ist dies in vielen Unternehmen nicht gewünscht. Grundsätzlich streben sie eine heterogene IT-Landschaft an.

Unabhängige Schnittstellen

Dritter Weg: Unabhängige Schnittstellen. Mit unabhängigen Schnittstellen können Unternehmen jederzeit die aktuellsten Daten für Analysen extrahieren und in zahlreiche gewünschte Zielumgebungen integrieren. Das können Vermessungs- und Beschaffungsdaten sein, die für Reporting-Zwecke in der Google Cloud bereitgestellt werden. Oder es handelt sich um Rohdaten, die zuverlässig in den Amazon S3 Data Lake übertragen werden, um anschließend für eine bessere Preis- und Verfügbarkeitsplanung agil die Kundennachfrage zu prognostizieren. Für die jeweiligen Abteilungen beschleunigen sich die Arbeitsabläufe durch die Automatisierung enorm und Fehler werden auf ein Minimum reduziert. 

Das gesamte Anwendungsspektrum der über eine unabhängige Schnittstelle inte-grierten SAP-Daten ist groß: Verwaltung in einer performanteren Datenbank (Cloud und „klassisch“), Anreicherung mit Informationen aus anderen Systemen oder Visualisierung aller unternehmenskritischen Daten, etwa der Soll-Ist-Vergleich über ein BI-Tool für den Vertrieb oder die Produktion. Ebenso relevant ist eine Schnittstelle für die Datenanalyse: Liegen nicht alle Daten aus allen Systemen vor, ist eine Auswertung wenig aussagekräftig.

Eine unabhängige Schnittstelle sorgt aber nicht nur für einen reibungslosen Ablauf, sondern auch für nahezu uneingeschränkte Freiheit bei der Auswahl der Anwendungssoftware. Da die zuständigen IT-Entscheider keine Kompromisse in puncto Kompatibilität eingehen müssen, können sie ihren Fokus im Auswahlprozess auf die übrigen Anforderungskriterien für die jeweils beste Software legen. Wichtig ist dabei die Agilität der Schnittstelle. Sie sollte einfach auf andere benötigte Daten oder neue Zielumgebungen adaptierbar sein, sodass die IT-Abteilung bei einer Anpassung nicht mehr eingebunden werden muss.

Darüber hinaus können Unternehmen den Zugriff auf die Daten im SAP-System auf die notwendigen Informationen beschränken, um so die Sicherheit des Systems zu verbessern. Der IT steht damit ein ganzheitliches Werkzeug zur Verfügung, um alle Systeme miteinander zu verknüpfen und auch zukünftige Zielsysteme sicher einzubinden.

Die Gesamtkosten fallen bei dieser Lösung ebenfalls niedriger aus, da eine Eigenentwicklung viel Input und Manpower erfordert, während Unternehmen bei einer fertigen Schnittstelle auf Vorhandenes zurückgreifen. Mit einer solchen lassen sich auch Fehler verhindern, die aus einer mangelnden Erfahrung resultieren.

Fazit

Für Unternehmen führt an der automatisierten SAP-Integration kein Weg vorbei, wenn sie Skalierbarkeit, hohe Sicherheitsstandards, bestmögliche Datenqualität und treffsichere Entscheidungen ihres Managements gewährleisten wollen. Die digitale Transformation kann nur gelingen, wenn die wichtigen Daten schnell und flexibel zur Verfügung stehen. Auf einen geänderten Bedarf bei den zu integrierenden Daten muss das Management dabei ebenso agil reagieren wie auf eine neue Ziel-umgebung.

Mittels SAP-Integration per unabhängiger Schnittstelle entscheiden Unternehmen selbst, welche Daten sie in welchem System nutzen, und erweitern ihre Freiheit bei der Auswahl ihrer Software (Best-of-Breed-Prinzip). So können sie auch neue Systeme problemlos mit ihren bestehenden verknüpfen und bleiben langfristig flexibel und unabhängig.

Über den Autor

Peter Wohlfarth, Theobald Software

Peter Wohlfarth ist Geschäftsführer von Theobald Software.

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