Überblick beschaffen

Prozessorientiertes Arbeiten ist neben den Themen Mobilität, Automatisierung und Digitalisierung nach wie vor in vielen Unternehmen eine Herausforderung, die in den letzten Jahren etwas in den Hintergrund geraten ist.

Gerade in den klassischen Unternehmensbereichen wie Einkauf, Vertrieb und Finanzwesen ist funktionsorientiertes Arbeiten auf Basis von etablierten Anwendungsfunktionen begleitet von parallelen Dokumentationsprozessen an der Tagesordnung.

Nur allzu häufig bleiben dabei ganzheitliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen auf der Strecke. Eine effiziente Bearbeitung und Sicherstellung gesetzlicher und im Unternehmen vereinbarter Compliance-Anforderungen ist nur mit entsprechendem Zusatzaufwand möglich.

Die Reduzierung der sogenannten nicht wertschöpfenden Tätigkeiten zur Senkung der Prozesskosten bei Verbesserung der Auskunftsfähigkeit und Informationsqualität ist nach wie vor eine notwendige Aufgabenstellung, mit der sich Unternehmen konfrontiert sehen.

Anhand des Beispiels von Beschaffungsvorgängen und deren Abwicklung im Einkauf soll verdeutlicht werden, welche Potenziale sich durch ein integriertes prozessorientiertes Arbeiten unter Nutzung der etablierten Standardfunktionen entlang des Prozesses ergeben können.

Am Beispiel von Beschaffungsvorgängen wird deutlich, welchen Herausforderungen sich die Unternehmen insbesondere bei komplexen Beschaffungen gegenübergestellt sehen.

Bereits im Vorfeld solcher Vorgänge fallen Aufgaben und Dokumente an, die papierhaft oder elektronisch verwaltet und dezentral abgelegt werden. Werden dann entsprechende Bedarfsanforderungen im System erfasst, bleiben diese Dokumente und Informationen meist dezentral verwaltet und werden nicht prozessbezogen mit den Belegen im System abgelegt.

Transparenz schaffen

Eine Nachvollziehbarkeit des vollständigen Prozesses ist damit nur mit erheblichem Aufwand und meist nicht vollständig gegeben. Auch in der Folge bleibt die Nachvollziehbarkeit und Transparenz von Vorgängen häufig auf der Strecke.

Freigabeszenarien von Bedarfsanfragen oder Bestellungen sind im System in der Regel so abgebildet, dass nicht oder nur durch technisch versierte Anwender nachvollzogen werden kann, wo eine Genehmigung gerade ansteht und wer der nächste Freigebende ist.

Nachfragen zum Stand der Freigabe eines Beschaffungsvorganges können nur vage beantwortet werden. Das Problem verschärft sich, wenn man einen Überblick über den Status von Freigaben über mehrere Beschaffungsvorgänge hinweg erhalten möchte. Sei es, um auf alternative Freigaben durch andere Freigabeberechtigte umzuschalten oder um sich einen Überblick über anstehende Aufgaben eines Teams zu verschaffen.

Die Abwicklung der Bestellung, beispielsweise im Falle der Verwendung der SAP-Anwendung, erfolgt über etablierte Funktionen und erzeugt im Ergebnis entsprechende Belege und Ausgangsdokumente. Dementsprechend erfolgt in der Regel auch die Ablage und Verwaltung der Dokumente, die zu einem Beleg zugeordnet werden.

Dies zieht sich durch von der Bedarfsanforderung über die Bestellung, Auftragsbestätigungen, die Wareneingangsdokumente bis hin zur Rechnung. Mit einer sich automatisch aufbauenden, prozessorientierten Ablagestruktur, die ein gewisses Mindestmaß an Dokumentation sicherstellt und die über einen zentralen Zugriff auf allen relevanten Dokumenten und Informationsobjekten verfügbar ist, können Zusammenhänge schneller und effizienter erkannt und eingesehen werden.

Aufwändiges Navigieren und möglicherweise manuelles Zusammenstellen bei Klärungsfällen über Einzelbelege des Gesamtprozesses können somit vermieden werden.

Informationen aus dem Umfeld beschaffen

Bei der Eingabe und Abwicklung von Vorgängen ist es häufig notwendig, sich Informationen aus dem Umfeld oder den Dokumenten zu beschaffen, die im Vorfeld erzeugt wurden. Auch hierbei ist ein gezielter und schneller Zugriff auf diese Dokumente wünschenswert, ohne umständlich über Objektverknüpfungen navigieren zu müssen.

Im Falle von Beschaffungsvorgängen zählen dazu vor allem auch der Zugriff auf Verträge oder lieferantenbezogene Dokumente. Um das prozessorientierte Abwickeln von Beschaffungsvorgängen optimaler zu unterstützen, bietet sich die Nutzung einer elektronischen Prozessakte – Beschaffungsvorgangsakte – an, die im Idealfall automatisch erzeugt wird und alle relevanten Informationen, Belege und aus dem System erzeugten Dokumente erfasst und strukturiert verwaltet.

Wird dieser Ansatz noch um die zur kompletten Abwicklung notwendigen Funktionen, idealerweise die genutzten Standardfunktionen, erweitert, ist ein aus der Prozessakte integriertes Abarbeiten des Beschaffungsvorganges möglich.

Automatisierte Abwicklung

Lösungsansätze wie beispielsweise der XFT Purchase Manager ermöglichen die komplette Abwicklung eines Beschaffungsvorganges im SAP ERP von der automatisierten Anlage von Beschaffungsvorgangsakten mit Freigabeprozessen für unterschiedliche Freigabeszenarien (u. a. mobile Freigabe auf Basis SAP UI5) bis hin zur prozessbegleitenden Dokumentation über eine integrierte Anlage und Zuordnung von SAP-Bestellungen aus dem Beschaffungsvorgang heraus. Wie derartige Ansätze genutzt werden können und was diese bewirken?

Die Mitarbeiter im Einkauf können mit diesem Ansatz auf eine zentrale Anwendung zur Abwicklung von Beschaffungsvorgängen zurückgreifen, die etablierte Standardfunktionen der SAP-Materialwirtschaft und des Finanzwesens inte­griert.

Für die unterschiedlichen Anforderungen zur Freigabe und Genehmigung stehen alternative Freigabeszenarien zur Verfügung. Bei integrierten Vorgangsakten kann ein hoher Automatisierungsgrad bei der Dokumentation und Fortschreibung der Prozessdokumentation erzielt werden und alle Informationen inklusive der Status zu Beschaffungsvorgängen sind zentral und auswertbar im Zugriff.

Damit kann eine erhebliche Reduzierung der Prozesskosten durch integriertes Arbeiten und die Vermeidung von Ablage-, Recherche- und Aufbereitungsaufwänden erzielt werden.

Letztendlich können durch die Dokumentation der Abläufe und deren Ergebnisse entlang der Prozesskette die unternehmensinternen und gesetzlichen Compliance-Anforderungen sichergestellt werden.

Nicht zu vergessen sind die weiteren Optionen, die sich aus diesen Ansätzen durch Integration weiterer Prozessakten, wie beispielsweise Reklamationsprozesse, Klärungsfälle oder die Einbeziehung von Lieferanten- und Vertragsakten ergeben.

Die Praxis hat gezeigt, dass dies zu einer effizienteren Abwicklung und mehr Transparenz im Einkauf führt.