MAG 20-11 Management

Travel Allowance Service

[shutterstock: 1313190875, Philip Steury Photography]
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Geschrieben von E-3 Magazin

Der Dschungel aus spezifischen Erstattungssätzen, Steuern und Vorschriften, an die Reisekosten­systeme kontinuierlich angepasst werden müssen, macht das Reisemanagement komplexer und aufwändiger denn je. Auch Geschäftsreisende erleben diese Komplexität im Reisealltag.

Wird das den Mitarbeitern zur Verfügung gestellte Reisemanagement-Tool den täglichen Anforderungen nicht gerecht, entsteht Frust, Mitarbeiter werden nachlässig und weichen von Reiserichtlinien ab. Für Kunden von Concur Expense ist ab sofort ein neuer Travel Allowance Service verfügbar, der den administrativen Aufwand ­reduziert und die Compliance erhöht: Der neue Service bietet neben einer flexiblen Baustein-Konfiguration aus Best Practices und länderspezifischen Pauschalenberechnungen erstmals die automatisierte Aktualisierung gesetzlich vorgegebener Pauschalbeträge.

„Unser neuer Travel Allo­wance Service bietet eine global ein­setzbare Lösung mit länderspezifischen Pauschalenberechnungen, die sowohl Geschäftsreisenden als auch Unternehmen den Prozess der Reisekostenabrechnung und -weiterbearbeitung erleichtert“, sagt Pierre-Emmanuel Tetaz, SVP und General Manager der SAP-Concur-Organisation.

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„Diese Lösung bietet deutlich mehr Flexibilität und ermöglicht auch die Abbildung komplexer Reiserichtlinien. Wir freuen uns, unsere Kunden mit dieser neuen zeitsparenden Funktion unterstützen zu können.“

Der Travel Allowance Service steht allen Neukunden zusammen mit der aktualisierten Benutzeroberfläche zur Verfügung. Er vereinfacht die Erstellung und Einreichung von Reisekostenabrechnungen sowie die Genehmigungen vor Reiseantritt. Die aktualisierte Benutzeroberfläche basiert auf Design-Best-Practices und einer modernen Architektur, die sich leichter anpassen lässt.

Reisekostenpauschalen wie etwa der Verpflegungsmehraufwand unterliegen regelmäßig gesetzlichen Änderungen – in Deutschland vom Bundesfinanzministerium. Zudem unterscheidet sich die Höhe der gesetzlich vorgesehenen Erstattungsbeträge von Land zu Land. Unternehmen, die die gesetzlichen Pauschalen abbilden, können mit dem Travel Allowance Service gänzlich auf die manuelle Eingabe von Änderungen verzichten – sie werden von Concur gemanagt und automatisiert eingespielt.

Durch vorgefertigte Länderkonfigurationen sowie die automatische Aktualisierung der gesetzlichen, länderspezifischen Pauschalen werden gleich zwei mitunter zeitaufwändige und fehleranfällige Prozesse digitalisiert. Neben den gesetzlichen Pauschalen können Unternehmen mit dem neuen Service auch komplexe, unternehmensspezifische Reisekostenpauschalen problemlos in Concur Expense hinterlegen.

Der Service ist zusätzlich in Concur Request integriert. Ob gesetzlicher Standard oder individuell: Die Verpflegungspauschalen werden schon im Antrag berechnet und von dort automatisch in die Reisekostenabrechnung überführt. Die neu gewonnene Transparenz sorgt für eine verbesserte Kostenkontrolle und Planbarkeit.

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E-3 Magazin

Information und Bildungsarbeit von und für die SAP-Community.

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