Coverstory 2002 MAG 2002

Transformations-Champion

Transformations-Champion
Geschrieben von E-3 Magazin

Die Hana- und S/4-Transformation ist für fast alle SAP-Bestandskunden vorgezeichnet. Theoretisch spricht nichts gegen diesen Versionswechsel. In der Praxis ergeben sich aber viele individuelle Heraus-forderungen und Optionen. SAP hat einen soliden Rahmen und generische Werkzeuge für einen erfolgreichen Transfer vorgegeben. Im Detail weiß SAP-Partner Data Migration International, wie die existierenden ERP-Systeme für den Releasewechsel vorzubereiten sind und wie man ein S/4-System in Zukunft schlank und leistungsfähig hält.

Mit Thomas Failer, Group CEO der Data Migration International (DMI), sprach E-3 Chefredakteur Peter Färbinger über den bestmöglichen Weg nach Hana und S/4 sowie die individuelle Hilfestellung und Managementkonzepte von DMI für die SAP-Bestandskunden.

Kaum jemand bezweifelt in der SAP- Community die Notwendigkeit eines ERP- Generationswechsels – auch wenn einiges für ein Verharren in den existierenden Geschäftsprozessen spricht. Über viele Jahre ist das SAP’sche System bei den Bestandskunden gereift und wurde perfektioniert.

Die Anwender beherrschen die Geschäftsprozesse und die Systeme laufen stabil und mit geringen Betriebskosten im eigenen Rechenzentrum. Aber die allermeisten Systeme sind für die anstehende digitale Transformation nicht vorbereitet!

Der von SAP vorgegebene Generationswechsel erscheint somit logisch und damit notwendig. Hierbei sind sich alle Experten in der SAP-Community einig. Die Herausforderung: Es ist ein Generationswechsel und kein technischer Releasewechsel.

Damit bei der Transformation nach S/4 Hana nun aber nicht der Ressourcenbedarf einer ERP-Neueinführung entsteht, ist die Zuhilfenahme von Experten und SAP-Partnern wie Data Migration International (DMI) unausweichlich. Es wäre leichtsinnig und verantwortungslos, nicht auf das Wissen und die Erfahrung des Transformations-Champions DMI zurückzugreifen.

„Die Transformation und Migration nach S/4 Hana und der Datenbank Hana ist auf allen Ebenen eine Herausforderung“

sagt gleich zu Beginn des E-3 Gesprächs DMI-CEO Thomas Failer.

„Je mehr Daten und Geschäftsobjekte Sie aus den Altsystemen übernehmen, umso teurer wird es. Umso mehr Aufwand müssen Sie während des Projekts betreiben und auch danach.“

Dabei bietet die neue Softwaregeneration die Möglichkeit, die Zahl der Geschäftsobjekte von den 180 möglichen auf vielleicht 40 oder 50 zu reduzieren, wie Thomas Failer aus zahlreichen erfolgreichen Kundenprojekten weiß.

Neu, innovativ und anders

Außerdem wartet S/4 mit neuen und geänderten Geschäftsobjekten auf. So wurden die früher getrennten Objekte Kunde und Lieferant in dem neuen Business-Objekt Geschäftspartner zusammengeführt. Da­rüber hinaus bietet der Umstieg auf eine neue Softwaregeneration die einmalige Chance, Prozesse anzupassen und neu zu definieren.

„SAP Hana und S/4 liefern nicht nur die technische Basis dafür, sondern ermöglichen und unterstützen neue digitale Prozesse und Geschäftsmodelle. Vor diesem Hintergrund ergibt es wenig Sinn, sämtliche Geschäftsobjekte – ob Standard-Objekte oder selbst erstellte – aus der alten in die neue Welt zu übernehmen“

beton DMI-CEO Failer.

Was auf der Ebene der Geschäftsobjekte gilt, trifft umso mehr auf die Ebene der Daten und Dokumente zu. 90 bis 95 Prozent der Legacy-Informationen werden aus rechtlichen, aber durchaus auch aus betriebswirtschaftlichen Gründen aufbewahrt, zum Beispiel im Maschinen- und Anlagenbau, wo Kundenprojekte nicht nur Tage und Monate, sondern Jahre und Jahrzehnte dauern.

Doch auch wenn der betriebswirtschaftliche Nutzen groß ist, unterliegen die allermeisten Daten und Dokumente in den Datenbanken der SAP- Bestandskunden keinen Änderungen mehr. Sie müssen vielmehr aus Compliance- Gründen revisionssicher aufbewahrt und vorgehalten werden.

„Doch diese rechtssichere, weil revisionssichere Speicherung muss nicht in den Legacy-Systemen stattfinden“

erklärt Thomas Failer.

In der Datenbank Hana ist das aber auch nicht möglich, weil die neue Datenbankgeneration von SAP völlig neue Datenstrukturen erfordert und die Daten und Dokumente somit ihre Beweiskraft verlören, sobald sie dahin transferiert würden. Nur die operativ in der neuen Systemumgebung benötigten Daten sollten daher transformiert und migriert werden, empfiehlt CEO Failer und erklärt weiter:

„Der große Rest sollte hingegen auf einer eigenen, rechtssicheren Plattform vorgehalten werden, die im Betrieb ungleich weniger kostet als die SAP-Bestandssysteme, auf der die Altinformationen jedoch stets im Zugriff bleiben, auch über SAP S/4.“

Thomas Failer CEO

Ganzheitliche Herausforderung

Der Wechsel nach SAP S/4 ist auf jeder der genannten Ebenen eine Herausforderung und viele Experten und SAP-Partner wissen, dass ERP-Umgebungen nach Jahren der Unternehmensumstrukturierungen und -modernisierungen, Fusionen, Abspaltungen, Veräußerungen und anderen Maßnahmen komplex und mehrschichtig sind.

Bekannt ist bei den SAP-Bestandskunden, dass ERP-Systeme mit jeder Marktveränderung, neuen Anforderungen und, last, but not least, jedem neuen Release anspruchsvoller werden. Das macht die Transformation nach S/4 und Hana zu einem äußerst komplexen und dadurch übrigens auch – ohne entsprechenden Partner – zu einem recht riskanten Projekt. Zumal es sich bei dem Umstieg auf S/4 um mehr als nur einen „einfachen“ Releasewechsel handelt.

Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen ihre Daten und Systeme konsolidieren – mit allen Bereichen im Blick! Es müssen Transparenz, ein umfassendes Reporting und die Einhaltung steuerlicher und gesetzlicher Vorschriften sichergestellt werden.

Eine häufige Begleiterscheinung bei organisatorischen Transformationen im Allgemeinen und bei der komplexen S/4-Transformation im Besonderen sind spürbare Brüche bei der Erhaltung von Informationen für die Compliance. Wenn Informationen verloren gehen oder bei Audits nicht mehr mit den aktuellen Prozessen übereinstimmen, drohen der Organisation große gesetzliche und vielleicht sogar strafrechtliche Verbindlichkeiten, warnt Thomas Failer.

Aktuellen Studien zufolge ist die Daten- und Systemsicherheit eines der wichtigsten Anliegen von Unternehmenslenkern. Die Sorgen über potenzielle Systemverletzungen sind bei den SAP-Bestandskunden durchaus begründet, denn die Aufwendungen in Form von Schadensbegrenzung, System­ausfallzeiten und Folgekosten sind erheblich.

Schnittstellen und Datenschutz

Eine aktuelle und vollständige Schnittstellendokumentation ist Voraussetzung für die Schnittstellenüberwachung sowie für die Planung und Umsetzung von Änderungen in der Systemlandschaft im Rahmen von technischen oder betriebswirtschaftlichen Transformationsprojekten.

Schnittstellen sind kritisch für Geschäftsprozesse, weil sie den Informationsaustausch innerhalb der Systemlandschaft und zu externen Kommunikationspartnern gewährleisten, betonen immer wieder erfahrene Transformationsexperten.

In diesem Zusammenhang ist die Schnittstellenanalyse im Rahmen der S/4-Transformation auch mit Blick auf die EU-Datenschutzgrundverordnung von größter Bedeutung. Bei der Schnittstellen­ermittlung im Vorfeld einer Transformation spielen Genauigkeit und Schnelligkeit eine maßgebliche Rolle.

Die Analysen und Vorbereitungsarbeiten von DMI sind somit für S/4-Transformationsprojekte essenziell, weil nur ein ganzheitliches Herangehen und eine umfassende Aufgabenbetrachtung den Erfolg garantieren können. Die DMI-Plattform bietet darüber hinaus die Möglichkeit, den Bestand an Altinformationen noch vor der Migration zu bereinigen und zu optimieren, zum Beispiel durch Anreicherung aus anderen Datenquellen.

„Das ist eine Riesenchance“

weiß Thomas Failer,

„denn nur korrekte und aussagekräftige Daten können die Grundlage für Big-Data-Szenarien bilden. Schließlich gilt es zu berücksichtigen, dass es sehr aufwändig – finanziell wie organisatorisch – ist, Altsysteme gegen Cyberangriffe zu schützen und gleichzeitig neue Compli­ance-Vorgaben, vor allem im Datenschutzbereich, zu erfüllen.“

An dieser Stelle wird im E-3 Gespräch selbstverständlich auch auf die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) von Thomas Failer hingewiesen. Diese Verordnung schreibt unter anderem vor, dass sich Informationen bis auf die Ebene des einzelnen Datensatzes hinunter rechtssicher löschen lassen müssen.

Nicht alle SAP-Bestandssysteme haben aber die dafür nötigen umfassenden Funktionalitäten für Retention Management. Eine Nachrüstung wäre daher zumindest aufwändig, wenn sie überhaupt technisch möglich wäre.

„Eine Plattform für die Aufbewahrung von Legacy-Informationen ist also weit mehr als ein Archiv“

erklärt DMI-CEO Failer,

„denn sie muss in der Lage sein, den gesamten Lebenszyklus von operativ nicht mehr benötigten Daten und Dokumenten vom Überspielen bis zur endgültigen rechtssicheren Löschung zu verwalten.“

Vor diesem Hintergrund bietet der Umstieg auf S/4 und Hana im Lebenszyklus von SAP-Bestandskunden die große Chance zur digitalen Transformation, zu neuen digitalen Geschäftsprozessen und -modellen. Das gelingt technologisch, organisatorisch, betriebswirtschaftlich und lizenzrechtlich dann am besten, wenn die Unternehmen die Gelegenheit zur Reduktion von Geschäftsobjekten und des Bestands an operativen Informationen beim Schopf packen, ist sich DMI-CEO Failer sicher.

Migrationsplattform für S/4

„Im Fall unserer Information Management Platform JiVS IMP lauten die damit verbundenen Vorteile ganz konkret: 80 weniger operative Kosten im Vergleich zum Weiterbetrieb der Altsysteme, die Halbierung des finanziellen und zeitlichen Migrationsaufwands, 100 Prozent Informationszugriff, die Basis für 100 Prozent Rechtssicherheit und geschätzt 25 Prozent Einsparungen bei den Gesamtbetriebskosten (TCO) der neuen Softwaregeneration aus Walldorf.

Denn als Teil der Ziellandschaft können die operativ nicht mehr benötigten Daten und Dokumente kontinuierlich auf JiVS IMP überspielt und dort verwaltet werden. SAP S/4 und Hana bleiben so auf Dauer schlank, was nicht nur die Agilität erhöht, sondern auch Lizenz-, Hardware- und Betriebskosten spart“, weiß Thomas Failer aus vielen erfolgreichen Kundenprojekten.

Den Anwendern und Experten in der SAP-Community ist aber bewusst, dass aufgrund zahlreicher Modifikationen und Add-ons kaum ein operatives SAP ERP/ECC dem anderen gleicht: Gibt es allgemein gültige Ansätze und Verfahren für die S/4-Transformation? Thomas Failer:

„Hana und S/4 schaffen bei den SAP-Bestandskunden die Basis für die Digitalisierung. Das Hauptziel, das die Unternehmen damit verfolgen, lautet, agiler zu werden, genauso agil wie die großen und bekannten Anbieter digitaler Services im Internet. Die IT muss viel schneller werden, solche digitalen Dienste, oft in Ergänzung zum bestehenden Angebot an Produkten und Dienstleistungen, zu implementieren und bereitzustellen.“

In der Tat erwarten die Anwender in der SAP-Community – ob in den Fachabteilungen oder im Management – eine Agilität, wie sie sie aus der Public Cloud und von ihrem Smartphone gewohnt sind. Mehr Agilität bedeutet aber auch, unternehmerische Strategien und Aktivitäten schneller als bisher zu verwirklichen, betont Failer.

Die digitale Transformation führt zu Umbauten und Reorganisationen im Unternehmen, zum Abspalten von Geschäftsbereichen und Unternehmensteilen, aber auch zu strategischen Zukäufen und Fusionen. Bislang tut sich die IT schwer damit, diese Maßnahmen schnell und flexibel auf System- und Applikationsebene abzubilden und zu unterstützen.

Agilität und Digitalisierung

„Agile Geschäftsszenarien, neue digitale Prozesse und Geschäftsmodelle brauchen zuallererst die Unterstützung auf der Ebene der Applikationen und Geschäftsobjekte. Diese unterliegen und müssen auch kontinuierlich Änderungen unterliegen, viel mehr als bisher. Auf der Ebene der Daten jedoch gilt insbesondere aus rechtlichen Gründen das Gegenteil. Hier ist Stabilität gefragt“, erklärt Thomas Failer die Zugänge zu den Herausforderungen der Digitalisierung.

Unabhängig von der Frage also, wie viele Geschäftsobjekte in die neue Welt übernommen werden, wie viele eigenentwickelte Objekte es in der alten und neuen Applikationslandschaft gibt und geben wird, wie häufig in Zukunft Geschäftsobjekte angepasst und weiterentwickelt werden, ist die Frage nach standardisierten Lösungswegen eindeutig positiv zu beantworten.

„Ja, es gibt einen grundlegenden allgemeingültigen Ansatz: die größtmögliche Trennung der Applikations- von der Datenebene. Mit JiVS IMP vollziehen unsere Kunden diese Trennung für die Daten und Dokumente, die im operativen Betrieb nicht mehr benötigt werden“

beschreibt Thomas Failer die S/4-Transformation. Der SAP-Bestandskunde hat immer seinen Fokus auf den Kernbereichen Daten und die Business-Objekte.

„Das ist in der Tat so“

beschreibt DMI-CEO Failer die aktuelle Situation.

„Aus geschäftlicher Sicht spielt die Musik in den Business-Objekten. Hier bildet sich die geschäftliche Agilität ab. Die Daten hingegen sind auf Stabilität angewiesen. Bislang versuchen viele Unternehmen, diesen Zielkonflikt auf die herkömmliche Art und Weise zu lösen – und müssen dabei zwangsläufig scheitern.

Sie versuchen, möglichst viele Daten und Dokumente mittels ADK-Schnittstelle zu archivieren. Dabei stellen sie fest, dass das Ergebnis in der Regel weit hinter den Erwartungen zurückbleibt. Wer schon mal versucht hat, über diesen Weg Materialstämme zu löschen, weiß, wovon ich rede“

berichtet Thomas Failer aus zahlreichen Gesprächen mit SAP-Bestandskunden, die dann nur zwei Möglichkeiten haben: Entweder investieren sie viel Zeit und Geld in ein umfangreiches Beratungsprojekt, um den Informationsbestand doch noch zu reduzieren. Oder sie übernehmen alle Daten und Dokumente, die sich in den Jahren angesammelt haben, in die neue Lösung. In jedem Fall aber müssen sie ihre Altsysteme für viele Jahre parallel zu S/4 weiterbetreiben.

Klassische Ansätze wie Archivierung oder die Übernahme des Datenbestands bei Migrationen können den grundlegenden Zielkonflikt nicht lösen. Ein anderer Ansatz muss deshalb her, weiß Thomas Failer:

„Die strikte Trennung der Ebene mit den historischen Informationen von der Ebene der Applikationen. S/4 bietet mit seiner Architektur, in der die einzelnen Schichten – Daten, Apps, Oberflächen – so klar wie nie zuvor voneinander getrennt sind, sozusagen die Steilvorlage. Dieser Ansatz ist aber nicht nur für die Migration selbst, sondern auch für deren Vorbereitung und die Zeit danach optimal.“

Mit diesem Ansatz können Kunden 80 Prozent und mehr an operativen Kosten gegenüber dem Weiterbetrieb der Altsysteme sparen, die sie komplett abschalten und entsorgen können. Der Migrationsaufwand lässt sich halbieren und die zu übernehmende Datenmenge bis auf das Minimum reduzieren – Stichwort Zero Migra­tion.

Die Gesamtbetriebskosten (TCO) der neuen SAP-Umgebung sinken um geschätzt 25 Prozent, weil sich operative Daten und Dokumente regelmäßig auf die separate Ebene der Legacy-Informationen überspielen lassen. Gleichzeitig haben die SAP-Bestandskunden 100-prozentigen Zugriff auf Altdaten und -dokumente inklusive Geschäftskontext – die Basis für 100 Prozent Rechtssicherheit.

Zukäufe, Fusionen und Verkäufe

Zudem müssen bei Zukäufen und Fusionen keine Informationen mehr aus den vom Verkäufer übernommenen Systemen überspielt werden. Vielmehr lassen sie sich in den operativen Systemen einfach anzeigen. Beim Verkauf von Unternehmensteilen und Geschäftsbereichen wiederum werden die zu übergebenden Informationen auf der Ebene der historischen Daten und Dokumente selektiert und dann in einem neutralen Format ausgehändigt. Und das Rightsizing von SAP-Landschaften erfordert keine aufwändigen Einzelprojekte mehr, sondern ist sozusagen in der Ziellandschaft miteingebaut.

„Die Verbindung zur Ebene der Geschäftsobjekte besteht erstens in der Übernahme des kompletten Informationsbestands aus den Legacy-Systemen auf unsere Plattform für Informationsmanagement JiVS IMP und der anschließenden Separierung der operativ nicht mehr benötigten Daten von denen, die in die neuen Systeme übernommen werden sollen“

erklärt DMI-CEO Failer das Vorgehen. Die Regeln, nach denen diese selektive Übernahme von Daten und Dokumenten aus dem Altbestand erfolgt, übergibt JiVS IMP dabei in Form von Whitelists an Drittlösungen. „Wir nennen diese Methode ,Erst separieren, dann migrieren‘. Dazwischen liegt die Transformation.

Diese gehört zu den Kernkompetenzen unserer Software nach Maßgabe der Geschäftsobjekte, die der jeweilige SAP-Bestandskunde zur Unterstützung seiner Prozesse in der neuen Applikations- und Systemlandschaft benötigt“, definiert Thomas Failer.

Den Erfolg von IT-Großprojekten, zu denen der Wechsel nach S/4 zweifellos gehört, entscheiden die richtigen Analyse-, Planungs- und Durchführungsverfahren sowie erfahrene Experten an der Seite der Kunden. Das ist allgemeingültig, auch bei der S/4-Transformation und das ist besonders wichtig bei stark heterogenen Systemen, die sich über Jahre entwickelt haben, modifiziert wurden und so nicht selten zu reinen Kolossen herangewachsen sind.

Und in der Tat birgt der Umstieg auf S/4 dann auch Risiken und Beispiele der jüngeren Vergangenheit mit Millionenverlusten haben gezeigt, wie folgenreich schlecht durchgeführte IT- und Geschäftstransformationen tatsächlich sein können.

Der Schlüssel zum Erfolg ist ein Analyse- und Transformationsansatz auf Basis moderner und hochautomatisierter Softwarelösungen. Die resultierende Risikoreduktion und die Effizienz lassen sich mit keinem anderen Ansatz erreichen. Außerdem stellt die vollständige Konvertierung historischer Daten eine weitere Sicherheitsdimension dar, da die Steuer-Compliance und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen bei minimaler Unterbrechung des Geschäftsbetriebs sichergestellt werden.

Die starke Automatisierung, die hohe Migrationsgeschwindigkeit und minimale Ausfallzeiten vereinfachen die Transformation. Projektlaufzeit und -kosten werden um bis zu 50 Prozent reduziert. Mit den analytischen und strategischen Funktionen bietet die standardisierte DMI-Software eine genaue Planung der Geschäftsszenarien und eine ausführliche Schätzung der Projektkosten.

Altdatentransformation

Aber wie sollen und können die Altdaten technisch transformiert werden?

„Entscheidend sind hier die Vorarbeiten, die bei uns Housekeeping heißen“

definiert Thomas Failer die Roadmap.

„Um die Transformation ordentlich und effizient vorzubereiten, sollten sämtliche Altdaten auf eine systemunabhängige Plattform für Informationsmanagement überspielt werden. Lassen Sie mich das bitte anhand unserer eigenen Plattform JiVS IMP erläutern, einfach um Ihre Frage möglichst konkret beantworten zu können. Speziell für die Stilllegung von SAP- Systemen ermöglicht JiVS IMP den automatischen Datentransfer praktisch auf Knopfdruck.

Für die Abbildung der Geschäftslogik der SAP-Daten verfügt die Plattform über mehr als 1200 vordefinierte Business-Objekte für die relevanten SAP-Module, wie zum Beispiel FI-Dokument, Kundenauftrag, Rechnung, Personalstammsatz etc. Dabei werden alle Daten vollständig und unverändert übernommen inklusive kundenspezifischer Tabellen und Felder. Die Konfiguration des Datenzugriffs erfolgt über integrierte JiVS-IMP- Funktionalitäten.“

Das Wichtigste dieser grundlegenden Vorarbeiten besteht jedoch darin, dass die historisierten Informationen stets im Zugriff bleiben. Dadurch erst können die Unternehmen nur denjenigen Teil der Daten nach S/4 migrieren, den sie tatsächlich im Tagesgeschäft noch brauchen, zum Beispiel offene Aufträge.

Dazu bietet JiVS IMP ein Analysewerkzeug mit vielfältigen Möglichkeiten zur Parametrisierung. Zum Beispiel lassen sich die im Altsystem gespeicherten Informationen nach Aufträgen, die älter als sechs Monate und deshalb bereits abgeschlossen sind, oder nach nicht mehr vorhandenen Buchungskreisen und Werken selektieren.

Stamm- und Bewegungsdaten

Weitere Selektionskriterien für eine Datenreduktionspotenzialanalyse (DRPA) wären etwa Org-Einheiten, diverse Stamm- und Bewegungsdatenarten, nicht mehr benötigte Module wie MM/PP und Basis oder bestimmte Business-Objekte. Ergebnis dieser DRPA sind Berichte für das Management in Form von White- oder Blacklists, die angeben, welche Tabellen und Felder in Tabellen übernommen oder nicht mehr benötigt werden.

„Bereits in dieser Phase, die wir Identify nennen, liefert JiVS IMP also eine sehr gute Entscheidungsgrundlage, ob und wie sehr sich der Umstieg auf S/4 lohnt. Aufgrund der Vielzahl der erfolgreich abgeschlossenen SAP-Projekte kennt JiVS IMP die Datenstrukturen verschiedenster SAP-Releasestände von R/3 in der Version 3.0 bis hinauf zu SAP ECC 6.0. Die Selektionskriterien müssen also nicht mehr entwickelt, sondern nur noch konfiguriert werden“

erklärt Thomas Failer das operative Vorgehen.

Ist geklärt, was operative und was historische Informationen sind, folgt die Feinplanung der Datenselektion und -migration in der Design-Phase, der dritten nach House-keeping und Identify. Diese findet ebenfalls auf JiVS IMP statt. Die Selektionskriterien aus der Identify-Phase werden dann noch einmal verfeinert und getestet, sodass sich der Schnitt im Datenbestand automatisiert per Software und per Real­time-Zugriff auf den Datenbestand in SAP ausführen lässt.

Die Design-Phase bietet aber noch weitere Vorteile: So lässt sie Entscheidungen darüber zu, ob die Zahl der Business-Objekte in S/4 etwa durch Prozessänderungen oder die Rückkehr zum SAP-Standard massiv reduziert werden kann – von den 180 maximal möglichen auf vielleicht 40 oder 50.

„Beim Abschluss der Design-Phase stellt JiVS IMP genaue und getestete Filterregeln als White- und Blacklists bereit“

beschreibt CEO Failer den Workflow.

„Die Kunden haben damit die Wahl, ob sie für die Transformation und Migration der Informationen das Conversion-Tool der SAP oder Lösungen von Drittanbietern nutzen wollen. Alternativ kann JiVS IMP das komplette Datenpaket an das Migration Cockpit von SAP und an Werkzeuge für Extraktion, Transformation und Laden (ETL) von Drittherstellern übergeben. Wir nennen diese Übergabe die Transform-Phase.“

Green- oder Brownfield

In der Vergangenheit wurde die Bereitschaft zum Umstieg auf S/4 durch die Einschränkung auf die zwei Migrationsoptionen Brownfield oder Greenfield verringert. Dabei drängt die Zeit: Stand heute müssen noch zwischen 30.000 und 50.000 Unternehmen weltweit ihr System transformieren.

Das ergibt eine (wachsende) erforderliche Umstiegsrate von 100 Unternehmen pro Woche bis zum angekündigten Betreuungs- und Wartungsende der aktuellen ERP-Systeme im Dezember 2025.

Zahlreiche Unternehmen sehen sich jedoch bereits jetzt mit dem großen Mangel an qualifizierten S/4-Hana-Beratern konfrontiert, weiß man in der SAP-Community. Ein Spannungsfeld, in dem es gilt, Lösungen zu entwickeln, um Unternehmen bei einer zeit- und kostenschonenden Migration zu unterstützen.

Dafür gibt es mittlerweile SAP-Konzepte wie das Programm „Move“ und entsprechende Transformationssoftware, mit der Systemkopien erstellt werden können. In enger Zusammenarbeit mit SAP, Data Migration und Experten aus der IT-Community erfolgen die notwendigen Vorbereitungen und Änderungen, um die neuen S/4-Systeme der SAP-Bestandskunden mit einem vollständigen oder selektiven Satz von neuen Daten zu befüllen.

Die Fähigkeit, Systeme von Daten zu entkoppeln, ermöglicht es, einen intelligenten und risikoarmen Weg für den Übergang zu S/4 zu entwickeln. Aufgrund dieser Migrationsstrategie sind SAP-Bestandskunden in der Lage, sowohl geschäftliche als auch technologische Transformationen durchzuführen und flexibel die Vorteile von Greenfield und Brownfield zu nutzen – und das bei gleichzeitiger Halbierung des Beratungsaufwands und der Projektlaufzeit. Zudem können Unternehmen vorherige Lösungen sowie Daten in das neue S/4-System integrieren und weiternutzen.

Die Planungsprämissen für SAP-S/4-Einführungen haben sich verändert: War noch vor Jahresfrist in Umfragen der Greenfield-Ansatz favorisiert, zeichnet sich nun ein differenzierteres Bild. Überschaubare, „verdaubare“ Projekte, keine komplette Neudefinition von Templates, Nutzung von bewährten Lösungen, die auch zumeist nicht von S/4 ablösbar sind, Bündelung von Projektpaketen, um die Projektanzahl und damit auch die Roadmap-Dauer zu verkürzen.

„SAP-Bestandskunden bestehen naturgemäß auf einer Übernahme historischer Daten. Diese Anforderungen lassen sich nur mit einem flexiblen Transformationsansatz unter einen Hut bringen“

weiß Thomas Failer aus vielen erfolgreichen Projekten.

Datenselektion und Housekeeping sind wichtige Arbeiten zur Vorbereitung einer erfolgreichen S/4-Transformation. Aber sind sie ein einmaliger Prozess oder wird sich dieser Prozess mit „neuen“ Altdaten in einem zukünftigen S/4-System wiederholen? Thomas Failer:

„Das ist die fünfte Phase in unserem Modell. Wir nennen sie Operate. Als Plattform, die den Anspruch hat, den gesamten Lebenszyklus von historischen Daten und Dokumenten zu managen, ist JiVS IMP so gebaut, dass sie in der Ziellandschaft mit den zentralen Komponenten Hana und S/4 als integraler Bestandteil fungiert.“

Denn mittels JiVS IMP lassen sich viele Herausforderungen, wie sie für bestehende SAP-Umgebungen typisch sind, in der S/4-Welt von Anfang an vermeiden. Dazu gehört etwa der kontinuierlich ansteigende Ressourcenbedarf. So lassen sich Daten und Dokumente, die ab einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr im Tagesgeschäft gebraucht werden, regelmäßig mittels JiVS IMP historisieren.

„S/4 bleibt dadurch dauerhaft schlank, was die Betriebskosten im Zeitverlauf entsprechend senkt“

betont DMI-CEO Failer.

Darüber hinaus aber bleiben die Informationen in JiVS IMP nicht nur aus rechtlichen, sondern auch aus geschäftlichen Gründen von hohem Wert. Je länger in einer Branche die Laufzeiten von Aufträgen und Projekten sind, desto regelmäßiger müssen Fachanwender auf weiter zurückliegende Informationen zugreifen.

Außerdem erhalten sie nur dann einen Rundumblick auf einen Kunden oder Vorgang, wenn sie überhaupt wissen, welche Informationen dazu insgesamt existieren. Zu diesem Zweck wollen sie aber nicht zwischen verschiedenen Umgebungen hin und her wechseln, schließlich sind Medienbrüche im Cloud-Zeitalter tabu.

Aus diesem Grund arbeitet Data Migration International verstärkt an Integrationen zwischen JiVS IMP und den Zielsystemen. Unabhängig von der Oberfläche, ob SAP Fiori, S/4 oder C/4, soll SAP-Anwendern der zu einem Geschäftsfall gehörige Informationsbestand angezeigt werden. Zudem sollen sie die Möglichkeit bekommen, direkt zu diesen Inhalten aus der jeweiligen SAP-Oberfläche he­raus zu navigieren und sie zu öffnen.

Deadline 2025

Abschließende Frage an Thomas Failer: Wie viel Zeit bleibt noch, um eine erfolgreiche S/4-Transformation hinzubekommen? Je früher sich Unternehmen mit der Einführung auseinandersetzen, desto besser, ist die anerkannte Devise in der SAP-Community.

Der Umstieg erfordert umfangreiche Planungs- und Analysephasen und neben der eigentlichen Migration müssen auch unternehmenskulturelle Aspekte berücksichtigt und Mitarbeiter mitgenommen werden, um sich nach der Einführung der Akzeptanz sicher zu sein und das Potenzial von S/4 betriebsweit voll nutzen zu können.

Um das eigentliche Migrationsprojet herum gibt es also sehr viele weitere Baustellen. Wagen sich Unternehmen aus Zeit-, Ressourcen- oder anderen Gründen noch nicht an das Projekt, können sie auch noch später sicher ins Ziel gebracht werden. Thomas Failer präzisiert:

„Die Unternehmen sollten unbedingt noch in diesem Jahr ihre Planungen zur Migration auf die neue Softwaregeneration aus Walldorf abschließen. Ab 2021 müssen die entsprechenden Projekte im Falle großer SAP-Landschaften spätestens beginnen. Dabei müssen nicht sämtliche Projektschritte auf einmal vollzogen werden.

Ein guter Anfang könnte in vielen Fällen eine Konsolidierung und Harmonisierung der bisherigen SAP- Landschaft sein. Altsysteme und Altarchive könnten dabei stillgelegt und entsorgt werden. Das würde gleichzeitig die nötige zeitliche und technische Voraussetzung zur Analyse des Datenreduktionspotenzials schaffen.

Auf Basis der Analyseergebnisse und in Abhängigkeit des Designs der neuen Prozesslandschaft wie der notwendigen Anpassungen bei den Geschäftsobjekten ergibt sich dann die richtige Dimensionierung der neuen Systemlandschaft für S/4. Damit steht einer Implementierung nichts mehr im Wege.“

Und DMI-CEO Thomas Failer betont nochmals, dass sich auch bei großen und sehr großen SAP-Landschaften mit dem JiVS-IMP-Ansatz der Wettlauf gegen die Zeit noch gewinnen lässt.

„Für einen gemütlichen Spaziergang ist es allerdings schon zu spät.“

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