Coverstory 21-10 MAG 21-10

Transformationen vom digitalen Fließband

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Geschrieben von Oliver Schwede, SNP

Ob Business- oder IT-Transformation – sie stehen bei allen Unternehmen auf der Agenda. Meist werden diese Projekte noch nach und nach individuell abgearbeitet. Dabei ist auch bei Transformationen eine Industrialisierung sinnvoll.

Aufgrund eines Factory-Ansatzes, der auf Standardsoftware von SNP beruht, können SAP-Anwenderunternehmen Transformationen vom digitalen Fließband umsetzen. Viele Unternehmen stehen vor gewaltigen Herausforderungen: Einige Industrien wie zum Beispiel die Automobil- und Energiebranche müssen ihre Geschäftsmodelle auf eine komplett neue technologische Basis umstellen, im Handel gibt es rasante Entwicklungen im Onlinehandel und den Lieferketten, für die Pharmabranche resultieren aus der Bekämpfung der Pandemie neue Herausforderungen und Möglichkeiten, im öffentlichen Bereich wird der Investitionsstau im Bereich Digitalisierung immer größer – das wurde in der Coronapandemie vor allem an den Schulen und Universitäten sichtbarer denn je.

Das sind nur Beispiele, die verdeutlichen, dass wir uns als Gesellschaft und in der Wirtschaft in einem Umbruch befinden, der unsere Art zu arbeiten und zu leben massiv beeinflusst und der vor niemandem haltmacht.

Wie stellen sich die Unternehmen auf diese Situation ein? Einige stellen sich in Teilen oder sogar komplett neu auf und reorganisieren ihre Unternehmensstrukturen. Andere verstärken ihre Merger- und Acquisitions-Aktivitäten, um sich von Geschäftsfeldern zu trennen oder neue Möglichkeiten und Märkte zu erschließen. Bei anderen wiederum stehen die Konsolidierung des eigenen „Zoos“ an IT-Landschaften und die Nutzung neuer Angebote für den Betrieb der eigenen IT-Applikationen in der Cloud im Vordergrund. Unternehmen, die für ihre Kernprozesse auf SAP gesetzt haben, müssen gleichzeitig ihre Transformation nach S/4 Hana umsetzen.

All diesen Aktivitäten ist eines gemein: Die Business- und IT-Transformationen führen dazu, dass SAP-Systeme getrennt, zusammengeführt, in die Cloud umgezogen oder auf SAP S/4 migriert werden müssen, oft auch in beliebigen Kombinationen davon. Und damit müssen auch die in den SAP-Systemen enthaltenen Daten umstrukturiert, migriert, neu zusammengefügt und archiviert werden. Ohne die richtigen Daten am richtigen Platz keine Transformation.

Nachhaltige Infrastruktur

In den seltensten Fällen folgt aus der geplanten Digitalisierung nur ein einzelnes Projekt. In der Regel müssen die IT-Abteilungen mehrere Veränderungen an ihrer IT- und SAP-Systemlandschaft vornehmen und dafür Projekte aufsetzen. Traditionell werden diese gut geplant und anschließend abgearbeitet.

Je nach Projekt suchen sich SAP-Anwenderunternehmen dafür dann die passenden Partner und setzen die Projekte mehr oder weniger unabhängig voneinander mit individuellen Tools um. Die Folge sind langjährige, wiederkehrende und teilweise auch sehr aufwändige Projekte ohne Synergien durch Standards und Lerneffekte.

Unternehmen, die das erkannt haben, gehen jetzt einen anderen Weg, um die permanenten Transformationsherausforderungen auf der IT-Seite zu meistern: Sie bauen eigene Transformation Factories auf. Mit dieser Factory wird eine nachhaltige Infrastruktur zur Lösung von Transformationsaufgaben aufgebaut, die im Wesentlichen drei Ziele hat: Verkürzung der Transformationsvorhaben, Minimierung von Risiken und Skalierbarkeit von Ressourcen.

Aus welchen Bestandteilen besteht nun eine solche Factory? Die Transformation Factory setzt sich aus drei Ebenen zusammen: einer intelligenten Softwareplattform, industrialisierten Services sowie standardisierten Methoden und Governance.

CrystalBridge

Die Grundlage für die Factory bildet die CrystalBridge, eine flexible und lernende Datentransformations-Plattform, die durch vorgefertigten Content ein Höchstmaß an Automatisierung gewährleistet. Die Software unterstützt in der Analysephase die Planung von Transformationsvorhaben und die Entscheidungsfindung auf der Grundlage eines „Röntgenbilds“ über die Beschaffenheit und Nutzung der betroffenen SAP-Systeme.

Die in dieser Phase erzielten Ergebnisse können dann nahtlos in die Umsetzung des Vorhabens übernommen werden, bei der die Software sicherstellt, dass die richtigen Daten in die richtige Zielumgebung gelangen. Relevant sind dabei Themen wie Business Downtime, um den Ausfall der Systeme während des Go-lives so gering wie möglich zu halten.

Darauf aufbauend lassen sich mit der CrystalBridge Daten gezielt migrieren, historische Daten archivieren und fundierte Entscheidungen treffen, auf welche historischen Daten nur noch beschränkter Zugriff nötig ist und welche weiterhin zur Verarbeitung relevant sind. Dabei ermöglicht die CrystalBridge, auch mehrere Transformationsprojekte in einem einzigen Go-Live kombiniert umzusetzen, um die Projektlaufzeiten, Ausfallzeiten, Testphasen und damit einhergehend die Gesamtkosten zu senken.

Service Layer

Die zweite Ebene der Factory besteht aus dem Service Layer, der die benötigten Experten für die Transformationen zusammenbringt. Hier kommen Spezialisten mit fachlicher Expertise zusammen mit Technikern, Onsite-Unterstützung mit Skalierbarkeit durch Near- und Offshore-Ressourcen sowie „Fire Fighters“, die in kritischen Projektsituationen aushelfen.

Besonders interessant ist für viele Unternehmen, eigene Mitarbeiter in die Factory einzubringen. Das hat gleich mehrere Vorteile: Erstens verbessert das erheblich den Business Case einer Transformation, da weniger Leistungen fremdvergeben werden müssen. Zweitens baut das Unternehmen eigenes Know-how auf und nimmt die Mitarbeiter mit auf den Weg und drittens ermöglicht das eine bessere Kontrolle über zugekaufte Dienstleistungen von externen Partnern.

In den „Produktionsstraßen“ der Factory werden Einzelvorhaben wie die Transformation eines Systems nach SAP S/4 oder der -Carve-out einer Business Unit mit dem maximal möglichen Standardisierungsgrad umgesetzt. Natürlich sind auch Kombinationen möglich – zum Beispiel eine Konsolidierung der SAP-Systemlandschaft auf dem Weg nach S/4 Hana oder der Carve-out eines Systems mit einer Zielumgebung in der Cloud.

Auch bei komplexeren Vorhaben lassen sich in den einzelnen Projektphasen durch eine Industrialisierung der Prozesse erhebliche Beschleunigungen erzielen und Risiken durch eingespielte Teams und Vorgehensweisen reduzieren. Darüber hinaus bietet die Kombination der Softwareplattform mit der entsprechenden Expertise die Flexibilität, um individuelle Anforderungen in den jeweiligen Projekten abzubilden.

Welche „Produktionsstraßen“ beim jeweiligen Anwender implementiert werden, ist eine individuelle Entscheidung. Je nach Bedarf kann zum Beispiel zunächst eine Factory für den Umstieg auf S/4 und Verlagerung von SAP-Systemen in die Cloud aufgebaut werden. Zu einem späteren Zeitpunkt kann die Factory auf Basis der implementierten Methodik und vorhandenen Fähigkeiten mit weiteren Produktionsstraßen für Merger und Acquisitions oder andere Aktivitäten erweitert werden.

Standards und Governance

Die dritte Ebene der Factory bilden standardisierte Methoden und Governance. Diese stellen sicher, dass eine einheitliche Projektmethodik verwendet wird. Ein standardisiertes Reporting und Berichtswesen sorgen dafür, dass alle Beteiligten Zugriff auf die benötigten Informationen wie den Projektfortschritt oder die Behebung von Fehlern haben.

Die CrystalBridge unterstützt auch hier mit der Mission Control, einer Guided Procedure, die zuverlässig durch alle Schritte eines Transformationsvorhabens führt, und stellt durch Quality Gates sicher, dass keine Aktivitäten ausgelassen werden. Die Einarbeitung von eigenen Mitarbeitern und externen Partnern wird durch Mission Control, E-Learnings, zertifizierte Trainings und entsprechende Co-Delivery-Modelle gewährleistet. Weitere Methoden sind beschleunigte Roll-out-Sequenzen durch die Parallelisierung von Projekten sowie flexible Projektszenarien für Go-Live-Termine, Big Bangs und wellenbasierte Ansätze.

Ganzheitliches Konzept

Zusammengefasst beschleunigt die Factory Business- und IT-Transformationen mit den drei Ebenen: der CrystalBridge-Plattform, der Expertise aus Tausenden Transformationsprojekten sowie einer einheitlichen Vorgehensweise.

Zudem gibt die Factory den Kunden eine hohe Sicherheit, dass diese ihre Transformationsbedarfe mit der erforderlichen Qualität umsetzen können. So erhalten Unternehmen eine nachhaltige Infrastruktur für eine „Transformation vom digitalen Fließband“ unter Einbeziehung eigener Mitarbeiter und des individuellen Partner-Ökosystems. Unternehmen, die aktuell eine Factory aufbauen, planen mit erheblichen Verkürzungen der Laufzeit und der Kosten für IT-Umstellungen.

Business Case

Die Business-Case-Überlegungen unserer Kunden gehen aufgrund des hohen Automatisierungsgrads und Einsatzes eigener Ressourcen von Einsparpotenzialen auf der IT-Seite von 30 bis 50 Prozent bei gleichzeitiger Verkürzung der Laufzeiten aus. Große Konzerne, die eine sehr komplexe Transformation nach S/4 planen, beabsichtigen die Gesamtlaufzeit der Umstellung sogar um Jahre zu verkürzen.

Die Business Cases rechnen sich also. Für die Realisierung braucht es eine vorausschauende Planung, einen ganzheitlichen Ansatz und mutige Entscheidungen. Auf dieser Basis sind solche Synergien bei gleichzeitiger Minimierung der Risiken erreichbar.

Über den Autor

Oliver Schwede, SNP

Oliver Schwede ist General Manager Central Europe bei SNP.

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