Advertorial Extra 2203 Mag 22-03

Software-Auswahl neu gedacht

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Geschrieben von Just 4 People GmbH

Die Entscheidung für eine neue Software stellt für viele Unternehmen eine veritable Herausforderung dar. Warum ist das so? Und wie kann man das Problem individuell lösen?

Der Markt verändert sich rasant, weg von großen On-Premise-Installationen zu schlanken und flexiblen Cloud-Lösungen. Allein im deutschsprachigen Raum gibt es im ERP-Umfeld mehr als 500 verschiedene Lösungen am Markt.

Unternehmen, die auf der Suche nach einer modernen und auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittenen Software sind, wird sehr schnell klar, wie komplex und zeitintensiv die Auswahl ist. Ein objektiver Vergleich fällt sehr schwer, da die einzelnen Anbieter ihre Stärken in den Vordergrund stellen, ohne auf die Bedürfnisse des Kunden einzugehen. Wichtig ist häufig, ob die Abdeckung aller Lokalisierungsanforderungen im internationalen Umfeld gegeben ist. 

Ein neutraler Vergleich der angebotenen Lösungen ist kaum möglich und dazu extrem zeitaufwändig. Das ist für die IT-Leitung oder für die Verantwortlichen neben dem Tagesgeschäft oft nicht leistbar. Grundsätzliche Fragestellungen können zu langwierigen Diskussionen führen, bevor überhaupt Prozess-Themen beleuchtet werden, wie zum Beispiel:

  • Cloud- oder On-Premise-Lösung?
  • Kaufen, mieten oder leasen?
  • Wirtschaftliche Stabilität des Herstellers?
  • Innovationsgrad des Anbieters?

Alle diese Faktoren individuell zu berücksichtigen kann die eigene Organisation schnell überfordern. Aus diesem Grund haben wir uns von Just 4 People unter anderem auf die Auswahlberatung fokussiert. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, eine moderne und auf die Anforderungen passende Lösung und den richtigen Partner für die Einführung der Software zu finden.

Was unterscheidet uns von anderen Auswahlberatungen?

Wir haben keine allgemeingültigen Anforderungskataloge mit 10.000 Zeilen, sondern entwickeln aus unseren erprobten und branchenspezifischen Vorlagen einen individuellen Katalog, mit den jeweils für unseren Kunden relevanten 300 Zeilen. Nach der Auswahl sind wir weiterhin für unsere Kunden da und begleiten bei Bedarf auch die Implementierung als qualitätssichernde Maßnahme sowie bei weiteren Projektphasen, Optimierungen oder Roll-outs der Lösung.

Die Geschäftsführung von Just 4 People: Ulrich Gauweiler, Andrea Grosse und Tobias Wahner (v. l.) unterstützen ihre Kunden nicht nur bei der Auswahl der passenden Software, sondern begleiten auch den Implementierungsprozess.

Wie gehen wir bei einer Auswahl vor?

Neben den Kernprozessen stehen für uns Themen wie Workflows, Formulare, Schnittstellen, Datenübernahmen und Auswertungen im Mittelpunkt, da diese bei vielen Implementierungen zum Aufwandstreiber werden. 

Auf Basis unserer Vorlagen entwickeln wir mit den relevanten Ansprechpartnern aus den Fachbereichen, der IT und der Geschäftsführung einen Katalog mit Muss- und Kann-Kriterien. Dabei fokussieren wir uns sehr stark auf die kritischen Kernprozesse, die als Alleinstellungsmerkmal bezeichnet werden können und unbedingt in einer neuen Lösung abgebildet werden müssen. Ziel ist es, eine Lösung zu identifizieren, die bereits mit Standardfunktionalitäten eine größtmögliche Abdeckung der Anforderungen bietet.  

Mit dem Verständnis der Anforderungen aus den Unternehmensbereichen übersetzen wir diese in einen passenden Anforderungskatalog. Diesen gleichen wir mit dem aktuellen Markt ab und gehen auf die entsprechenden Anbieter zu.

Für die Anbieterpräsentationen stellen wir unseren Kunden erprobte Kriterienkataloge zur neutralen und realistischen Bewertung der Anbieter zur Verfügung, um hier größtmögliche Vergleichbarkeit zu schaffen.

Über die reine Auswahl unterstützen wir unsere Kunden bei Bedarf in den weiteren Schritten bis zum Abschluss des Vertrags, dabei hilft unsere langjährige Expertise in der Vertragsausgestaltung und Lizenzberatung. Ein wichtiger Baustein für ein bestmögliches Ergebnis ist unser großes Netzwerk, das in alle Ebenen der unterschiedlichen Anbieter hineinreicht.

Bei der Vertragsgestaltung ist die Klärung der Leistungen und Mitwirkungspflichten im Detail relevant. Auf Basis von RACI- bzw. RASCI-Matrizen, die auch fester Bestandteil des Vertrages sind, wird bereits im Vorfeld klar definiert, wer für welche Themen verantwortlich ist bzw. wer unterstützt oder informiert werden muss. Höchste Sorgfalt und Genauigkeit bei dieser Festlegung machen eine erfolgreiche Implementierung wahrscheinlicher. 

Bei einer weiteren Begleitung des Projektes in der Implementierungsphase kommt unsere Erfahrung aus zahlreichen nationalen und internationalen ERP-Einführungen zum Tragen. Wir wissen, was in solchen Projekten schiefgehen kann, und stellen sicher, dass unsere Kunden diese Erfahrungen nicht machen müssen. 

Just 4 People hat einen auf die Kundenbedürfnisse angepassten Anforderungskatalog entwickelt und passt diesen für die Auswahl individuell an.

Warum sind wir von Just 4 People der richtige Partner? 

Wir bringen aufgrund von 25-jähriger ERP- und SAP-Expertise eine umfangreiche Kenntnis des Marktes mit und sind anbieterneutral. Das bedeutet, dass wir den Fokus auf die Anforderungen legen und uns dabei auf die Kernprozesse unseres Kunden konzentrieren. Der aber wahrscheinlich wichtigste Punkt ist unsere Neutralität, denn wir erhalten von keinem Softwareanbieter Provision oder eine sonstige Vergütung für unsere Beratung. Wir werden von unseren Kunden für eine neutrale Auswahl bezahlt. Dies versetzt uns in eine starke Verhandlungs-position gegenüber den Anbietern im gesamten Auswahlprozess und in der Vertragsverhandlungsphase.

Was sagen unsere Kunden über unser Vorgehen?

Bei der Phytec Messtechnik GmbH haben wir aus acht Anbietern über einen dreistufigen Auswahlprozess mit Beauty Contest einen ERP-Anbieter ausgewählt und auch die Vertragsverhandlungen maßgeblich begleitet. Aktuell unterstützen wir das Einführungsprojekt als Qualitätssicherer und Prozessberater.

Bodo Huber, Geschäftsführer der Phytec Messtechnik GmbH: „Durch die Unterstützung und die große fachliche Expertise, die Just 4 People mitgebracht hat, konnten wir den Auswahlprozess in nur gut drei Monaten durchführen. Die Zusammenarbeit war äußerst professionell und geprägt von großem gegenseitigem Vertrauen.“

Die OBE GmbH & Co. KG sowie die dazu gehörende MIM plus Technologies GmbH & Co. KG sind ein international agierendes Familienunternehmen mit Hauptsitz in Ispringen im Nordschwarzwald. Sie gehö-ren zu den weltweit führenden Herstellern von Komponenten für die Brillenindustrie. Hier haben wir die ERP-Auswahl für mehrere Gesellschaften und Produktionsstätten begleitet und die Vertrags- und Lizenzverhandlungen unterstützt.

Peter Specht, Geschäftsführer der OBE GmbH & Co. KG: „Durch die Zusammenarbeit mit J4P konnten wir unsere Anforderungen an ein zukünftiges ERP-System präzisieren. Das Know-how, die auf uns angepasste Vorgehensweise und die Erfahrung von J4P haben uns den Weg bereitet, die richtige Entscheidung zu treffen.“

Über den Autor

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