Die Meinung der SAP-Community Lizenz-Kolumne MAG 1911

SAP-Lizenzen in M&A-Deals: Vorsicht, Kostenfalle!

Lizenz Kolumne

Zukäufe wie auch Abspaltungen bringen meist hohen Zeitdruck mit sich. Die Übertragung von Nutzungsrechten wird dabei häufig nicht sorgfältig genug vorbereitet und kann in der Folge zu kostspieligen Überraschungen führen.

Die Vorbereitung sollte idealerweise schon beim Lizenzerwerb beginnen, also lange bevor überhaupt an eine Übertragung von Nutzungsrechten zu denken ist. Gemäß den gegenwärtig gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der SAP sind nämlich nur „Verbundene Unternehmen“, die im Sinne des § 15 AktG mit einem anderen Unternehmen verbunden sind, nutzungsberechtigt.

Ebenso dürfen Unternehmen die lizenzierte SAP-Software nur zu dem Zweck einsetzen, ihre internen Geschäftsvorfälle und die von ihren „Verbundenen Unternehmen“ abzuwickeln.

Um erworbene Nutzungsrechte aus einem Konzernvertrag beim Ausscheiden von Gesellschaften aus dem Geltungsbereich zu übertragen, ist eine separate Vereinbarung mit SAP erforderlich.

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Andernfalls besteht seitens SAP keine Verpflichtung, der Lizenzübertragung an das ausscheidende Unternehmen zuzustimmen. Diese Lizenzen bleiben dann nach Ausscheiden des abgespaltenen Unternehmens ungenutzt; Wartungskosten fallen aber weiterhin dafür an.

Zudem ist es empfehlenswert, entsprechende Übergangsfristen mit der SAP bereits vorab zu vereinbaren. So kann der Betrieb des ausscheidenden Unternehmens auch nach dem Closing sichergestellt werden, falls temporär noch Geschäftsvorfälle aus dem abspaltenden Unternehmen abgewickelt werden müssen.

Für eine Lizenzübertragung fordert SAP in der Regel eine aktuelle Lizenzvermessung. Das bietet Vorteile für beide Seiten: SAP verfolgt das Ziel, nur Lizenzen zu übertragen, die bei dem ausscheidenden Unternehmen in Nutzung sind.

Auf Kundenseite wird das Risiko einer späteren Falsch-/Unterlizenzierung verringert. Häufig ist es jedoch nicht allein mit der Übertragung der gegenwärtig in Nutzung befindlichen Lizenzen getan.

Gewöhnlich sind Zusatzbedarfe für Lizenzen zu berücksichtigen, die aus Systemtrennungen (zum Beispiel bei Dopplung von Systemen) resultieren. Hierfür ist der Lizenzbedarf bestmöglich abzuschätzen, um zusätzliche Lizenzen zu übertragen oder zuzukaufen.

Im Übertragungsvertrag sollten alle zu übertragenden Lizenzen vollständig mit Bezug zum ursprünglichen Kaufvertrag aufgelistet sein. SAP verfolgt gewöhnlich das Inte­resse, etwaige Altprodukte auf aktuelle Materialien und Metriken umzustellen.

Hierbei ist individuell zu bewerten, ob dies für das Unternehmen von Vorteil ist. Eine Verpflichtung zur Umstellung besteht nicht. Bei Fortführung der Altprodukte sollte die zum Erwerbszeitpunkt gültige Preis- und Konditionenliste (PKL) gemäß Ursprungsvertrag festgehalten werden.

Idealerweise sollte die Definition der Nutzungsrechte aus der PKL übernommen werden, da historische PKL-Dokumente nicht öffentlich verfügbar sind und sich der Originalvertrag nach dem Closing nicht mehr im Zugriff des ausscheidenden Unternehmens befindet.

Ebenso sind relevante Sondervereinbarungen im neuen Vertrag festzuhalten. Dabei empfiehlt es sich, auch ein Aussetzen des Vermessungsrechts im Jahr nach dem Closing zu vereinbaren. Nachgelagert sind oftmals noch Systembereinigungen durchzuführen, ohne die die Vermessungsergebnisse falsch interpretiert würden.

Des Weiteren gilt es, die Pflegebasis der zu übertragenden Lizenzen sorgfältig zu prüfen, da SAP im Zeitverlauf unterschiedliche Wertansätze verwendet hat (zum Beispiel tatsächlicher Anschaffungswert auf Einzelpositionsebene oder nach durchschnittlichem Rabatt der gesamten Bill of Material [BOM]).

In jedem Fall sollte keine Rekalkulation der Wartungsbasis erfolgen. Dabei ist auch zu beachten, dass sich das Wartungsvolumen durch die Lizenzübertragung ändert. Dies kann Auswirkungen auf den Wartungssatz und damit auf die jährliche Wartungsgebühr haben.

Der Schwellwert für den PSLE-Support (17% p.a.) liegt beispielsweise bei 30 Millionen Euro SAP-Vertragswert beziehungsweise 5 Millionen Euro Pflegegebühr pro Jahr.

Vorbereitende Regelungen sind idealerweise schon vor einem möglichen M&A-Deal zu treffen. In Verbindung mit einer sorgfältigen Abwicklung des Lizenztransfers können in der Folge signifikante Mehrkosten vermieden werden.

Über den Autor

Felix Baran, Complion

Felix Baran ist Mitgründer und Senior License Expert bei Complion.

Über den Autor

Jessica Loi Müller, Complion

Jessica Loi Müller ist License Expert bei Complion.

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