S/4 Hana - Alternativloser Umstieg?
Unternehmen verfügen über zwei Umstiegsmöglichkeiten:
die S/4-Hana-Neueinführung („Greenfield Approach“) oder die Systemkonvertierung („Brownfield Approach“).
SAP unterscheidet noch eine dritte Variante, die sogenannte Landschaftstransformation. Dabei handelt es sich um eine spezielle Art der Neueinführung, bei der gleichzeitig mehrere bestehende ERP-Systeme in einem S/4-Hana-System zusammengefasst und harmonisiert werden.
Die Wahl des passenden Umstiegsszenarios hängt von der individuellen Ausgangssituation der Unternehmen ab. Wesentlich ist hierbei vor allem die Frage nach dem angestrebten Änderungsumfang der Geschäftsprozesse und Strukturen.
Grundsätzlich sollte jedes Unternehmen vor einer Umstellung validieren, welche Geschäftsprozesse durch die Umstellung auf S/4 Hana optimiert werden sollen und welche Funktionalitäten (Simplifizierungen) durch SAP in den S/4-Hana-Releases aktuell schon ausgeliefert werden.
Als Business- und IT-Beratung begleiten wir Unternehmen bei unterschiedlichen Umstiegsszenarios. Im eigenen Unternehmen haben wir uns bei S/4 Hana für die Systemkonvertierung entschieden.
Im Folgenden wird der Fokus daher auf dem Brownfield-Approach und unseren Erfahrungen beim Umstieg von ERP 6.0 EHP 6.0 auf S/4 Hana Finance 1511 liegen.
Systemkonvertierung auf S/4 Hana in drei Phasen
Bei der Systemkonvertierung handelt es sich um eine systeminterne Übernahme individueller Systemkonfigurationen und Geschäftsdaten.
Systemintern bedeutet, dass die Einstellungen und Daten innerhalb des bestehenden ERP-Systems – vereinfacht gesagt – von vielen verschiedenen alten Tabellen in wenige neue Tabellen übernommen werden.
Für die systeminterne Konvertierung bietet SAP umfangreiche technische Unterstützungen an. Damit die von SAP standardmäßig ausgelieferte Konvertierungswerkzeuge angewendet werden können, muss das zu konvertierende ERP-System allerdings die für die S/4-Hana-Systemkonvertierung notwendigen Voraussetzungen erfüllen.
S/4-Hana-Umstiegsprojekte mittels Systemkonvertierung erfolgen in der Regel in drei Projektphasen:
Phase 1: Voraussetzungen schaffen
Zunächst werden die Voraussetzungen für den Umstieg auf S/4 Hana geschaffen. Wie umfangreich dieses Unterfangen ist, hängt stark vom ERP-Ausgangsrelease, den aktuell genutzten Funktionalitäten und dem S/4-Hana-Zielrelease ab.
Damit die Konvertierung durchgeführt werden kann, muss das ERP-Ausgangsrelease mindestens ERP 6.0 auf EHP7 (für Zielrelease 1503 oder 1511) oder EHP8 (für das mittlerweile verfügbare Zielrelease 1610) sein.
Mithilfe des „Conversion Guide“ und der „Simplification List“ – verfügbar über den SAP Service Marketplace und das SAP Help Portal – kann sich jeder SAP-Kunde über die technischen und fachlichen Änderungen in den unterschiedlichen S/4-Hana-Releases informieren und daraus die relevanten Voraussetzungen ableiten.
Diese Änderungen lassen sich in drei Kategorien unterteilen: erstens die Konsolidierung von Redundanzen aus dem bisherigen Lösungsportfolio; zweitens gestrichene, zukünftig nicht mehr unterstützte Funktionen; drittens: Hana-optimierte, neue Funktionen.
Um sich auf die S/4-Hana-Systemkonvertierung vorzubereiten, bietet SAP den Service „Business Scenario Recommendation (BSR)“ an.
Dazu senden Kunden eine mittels SAP-Programm generierte Datei aus ihrem produktiven ERP-System an SAP, aus der ersichtlich wird, welche Geschäftsprozesse aktuell in Nutzung sind.
Basierend darauf erstellt SAP für jeden Kunden eine individuelle Liste von Empfehlungen sowie möglichen Simplifizierungen zur bevorstehenden Systemkonvertierung.
Zusätzlich bietet SAP einen verpflichtenden technischen „Readiness Check“ an, damit eine S/4-Hana-Systemkonvertierung durchgeführt werden kann. Hierbei werden die Kundensysteme auf konvertierbare Releasestände und aktivierte Systemkomponenten geprüft.
Nur nach erfolgreichem „Readiness Check“ kann die Systemkonvertierung in Phase 2 gestartet werden.
Phase 2: Systemkonvertierung durchführen
In Phase 2 erfolgt die eigentliche technische Systemkonvertierung. Diese Phase umfasst mehrere Arbeitsschritte.
Im ersten Schritt (2a) muss ein neues SAP-ERP-Zielsystem mit einer Hana-Datenbank installiert und auf den identischen Release-/Patchstand wie das zu konvertierende ERP-System gebracht werden.
Im Anschluss daran werden aus dem SAP-ERP-Ausgangssystem sämtliche Konfigurationen, Strukturen und Geschäftsdaten extrahiert und ins neue ERP-System importiert (Datenbankmigration). Auch hierfür stellt SAP entsprechende Programme bereit.
Im dritten Schritt (2c) müssen weitere Vorbereitungen durchgeführt werden. SAP stellt hierfür spezielle Pre-Check-Programme zur Verfügung, mit deren Hilfe Konfigurationen und individuelle Geschäftsdaten hinsichtlich möglicher Inkonsistenzen analysiert werden können. Denn oftmals sind Bereinigungen und Korrekturen vor der Migration erforderlich.
Wenn dies jedoch beispielsweise alte archivierte Daten betrifft, die nicht in S/4 Hana migriert werden sollen, kann die Konvertierung trotz auftretender Inkonsistenzen auf eigenes Risiko fortgesetzt werden. Dies sollte aber unbedingt dokumentiert und mit der internen Revision abgestimmt sein.
Erst im vierten und vorletzten Schritt erfolgt die eigentliche physische Umsetzung der Tabellen und Strukturen – wieder mithilfe entsprechender Programmen von SAP.
Nach der Konvertierung sind noch einige Nacharbeiten, wie zum Beispiel die Migrationsabstimmung, durchzuführen, bevor das S/4-Hana-System der Fachabteilung für die Produktiv-Nutzung freigegeben werden kann.
Da sich die Transaktionscodes teilweise ändern, sollten die Anwender entsprechend über die Änderungen informiert und gegebenenfalls geschult werden.
Wie eingangs erwähnt sind mit der Phase 2 die technischen S/4-Hana-Voraussetzungen erfüllt. Ein produktives S/4-Hana-System ist dann im Einsatz.
Phase 3: Prozessoptimierungen konzipieren und umsetzen
Um einen höheren betriebswirtschaftlichen Mehrwert mit der S/4-Hana-Einführung zu erzielen, ist es empfehlenswert, noch eine Prozessoptimierung (Phase 3) durchzuführen.
Im Rahmen der Prozessoptimierung können dann beispielsweise Themen wie Harmonisierung von Rechnungswesen- und Controlling-Prozessen, Multidimensionalität, Echtzeit-Reporting, Beschleunigung der Abschlussprozesse, buchhalterische Ergebnisrechnung (CO-PA) oder mobile Szenarien mit Fiori-Apps angegangen werden.
Die Phase 3 hat im Gegensatz zu den eher technisch geprägten Phasen 1 und 2 einen fachlichen Schwerpunkt und kann mit einem zeitlichen Abstand zu Phase 2 durchgeführt werden.
Planung trifft auf Realität
Alle beschriebenen Schritte der Phasen 1 (Voraussetzungen schaffen) und 2 (Systemkonvertierung durchführen) haben wir durchgeführt. In beiden Phasen sind Aufwände und vor allem die Zeitdauer höher gewesen als erwartet.
Ein zeitlich entkoppeltes, separates Vor-Projekt für die Phase 1 vor der geplanten Systemkonvertierung kann verhindern, bereits zu Beginn des Projekts unter Zeitdruck zu geraten.
In Phase 2 sollte zwingend eine Testkonvertierung basierend auf einer Kopie des Produktivsystems erfolgen, da die Dauer dieser Phase sonst schwer abschätzbar ist.
Dies liegt vor allem an zwei Faktoren:
- Erstens kann das von SAP zur Verfügung gestellte Cockpit nur sequentiell abgearbeitet werden. Es gibt keine Möglichkeit, sich durch „Test“-Läufe der weiteren Schritte auf zukünftige Probleme vorzubereiten und so die Durchlaufzeiten zu verkürzen.
- Zweitens ist die Fehlerbereinigung teilweise zeitaufwändig. In unserem Fall sind die Pre-Check-Programme auf Konstellationen gestoßen, die so offensichtlich von SAP bisher nicht vorgesehen waren. Beispielsweise mussten wir diverse OSS-Fehlermeldungen eröffnen, was unseren Zeitplan in Verzug brachte.
Ohne Zeit und Geduld geht es nicht
Die Systemkonvertierung auf S/4 Hana ist ein gangbarer Weg, um auf S/4 Hana umzustellen. Unternehmen sollten aktuell die Komplexität einer solchen Umstellung nicht unterschätzen, insbesondere je älter und individueller ihre eigene ERP-Ausgangssituation ist.
Ein zeitlich entkoppeltes Vorbereitungsprojekt auf die S/4-Hana-Umstellung und ein nachgelagertes Prozessoptimierungsprojekt sind auf jeden Fall sinnvoll und heben das volle Potenzial der Umstellung. Auch eine Testumstellung des eigenen Produktivsystems im Vorfeld ist ratsam.
Denn umsteigen müssen über kurz oder lang alle SAP-Kunden – egal mit welchem Szenario. Durch die zahlreichen aktuell laufenden S/4-Hana-Projekte sammelt auch SAP umfangreiche Erfahrungen. Diese fließen in die neuen S/4-Hana-Releases und zugehörigen Konvertierungsprogramme ein, von denen alle Kunden bei künftigen Projekten profitieren werden.