MAG 21-03 Management

Procure-to-Pay

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[shutterstock: 1686838417, OleksandrShnuryk]
Geschrieben von Dina Haack, xSuite Group

Die Arbeitsbelastung in Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen steigt seit Jahren stetig an. Oft können offene Stellen nicht nachbesetzt werden, die bestehenden Teams müssen bei gleicher Personalstärke immer mehr Vorgänge bearbeiten.

Hinzu kommen gestiegene Compli­ance-Anforderungen und das Thema verschiedener Unternehmensstandorte oder auch die Notwendigkeit der Home­office-Tätigkeit. Digitalisierung und Automatisierung schaffen hier Abhilfe.

Der Einkauf ist dabei schon recht weit: Einer jüngeren Untersuchung des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) zufolge werden zwei Drittel der Unternehmen ihre operativen Einkaufsprozesse mittelfristig nahezu komplett automatisiert haben. Nimmt man hier die Rechnungsprüfungs- und Zahlungsprozesse hinzu, wird von Procure-­to-Pay gesprochen oder kurz P2P, das heißt von durchgängigen Prozessen, die von der Erstellung einer Bedarfsmeldung bis zur revisionssicheren Rechnungsablage reichen.

Nicht nur papierlos

In der SAP Business Suite beziehungsweise mit S/4 Hana sollten sich solche ganzheitlichen P2P-Arbeitsabläufe möglichst direkt innerhalb des Systems durchführen lassen. Dies bedeutet aber keineswegs, dass sie damit automatisch schon gänzlich papierlos stattfinden. Häufig sind die Abläufe im Detail sehr viel weniger digital beziehungsweise automatisiert, als man vermuten würde.

Dies liegt auch daran, dass Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen gut organisiert sind und die Papierprozesse bereits bis zum Äußersten optimiert wurden. Dank Fachkräften, die versiert und gründlich arbeiten, sind auch die Prozessabläufe weitgehend gesichert.

Doch längerfristig wird ein effizientes Arbeiten im Grunde nur noch möglich sein, wenn man operative Geschäftsprozesse vollständig digitalisiert und automatisiert. SAP-integrierte Workflow- und Prozess­lösungen wie die der xSuite Group können dies übernehmen. Sie sorgen dafür, dass dokumentenbasierte Prozesse durchgängig automatisiert in SAP abgebildet werden.

Damit beschleunigen und vereinfachen sich Vorgänge, die Arbeitsergebnisse verbessern sich und gesteckte Zielvorgaben werden leichter erreicht. Einkauf und Buchhaltung erfahren eine deutliche Entlastung. Zahlreiche Ansatzpunkte für eine Digitalisierung und Automatisierung finden sich in den vielen kleinteiligen, opera­tiven Arbeitsschritten, die im gesamten P2P-Prozess anfallen. Dies schließt die involvierten Personen, Abteilungen und Arbeitsabläufe ein.

Bei der Bedarfserfassung zum Beispiel. Mit ihr beginnt jeder Beschaffungsprozess. In der Praxis heißt das: Wer eine Ware oder Dienstleistung benötigt, füllt entweder ein Formular aus oder fragt formlos bei einer höheren Instanz an, ob er den Beschaffungsprozess anstoßen kann. Hier ergibt sich schon die erste Herausforderung: Man muss wissen, wer zuständig ist. Das können Vorgesetzte, Abteilungsleitung oder Kostenstellen- beziehungsweise Budgetverantwortliche sein.

Bei einer formlosen Anfrage, zum Beispiel per E-Mail, geschieht es nicht selten, dass in ihr noch nicht alle Informationen enthalten sind, die der Einkauf benötigt. So kommen regelmäßig Rückfragen auf. Sollte es ein papierhaftes Antragsformular geben, stehen die Chancen zwar besser, dass alle relevanten Informationen direkt erfasst werden, doch bringt dies auch alle Nachteile von Papier mit sich: Der Zeichnungsberechtigte muss das Dokument physisch in die Hand bekommen und kann sowohl die Freigabe als auch die Weiterleitung an den Einkauf nicht flexibel jederzeit und von überall aus durchführen.

Weg von Copy-and-paste

Im nächsten Schritt geht die Anfrage, nach hoffentlich nicht allzu langer Wartezeit und vielen Rückfragen, an den Einkauf. Dieser muss die Daten ins SAP-System übertragen, damit eine Bestellung erzeugt werden kann. Je nachdem, welche Form die Anfrage hat, heißt das Copy-and-paste oder manuelles Abtippen. Gibt es keine weiter zu klärenden Punkte oder fehlende Freigaben, kann die Bestellung in SAP ausgelöst werden. Sie wird entweder ausgedruckt und per Post oder eventuell bereits digital als PDF per E-Mail an den Lieferanten ge­sendet.

Ein langwieriges Verfahren also, das sich mit einer Workflowlösung abkürzen lässt. Die Anfrage wird dann digital erstellt, wahlweise über einen Webclient oder eine SAP-Fiori-App. Für den routinierten SAP-User ist auch die Eingabe direkt im SAP GUI möglich. Davon profitiert der Einkauf, denn die Bedarfsmeldung geht bereits digital ein und alle Informationen liegen standardisiert und zentral vor: kein zeitraubendes, manuelles Zusammentragen von Informationen, keine lästigen Rückfragen mehr. Auch die nächsten Schritte – Weiterleiten der Anfrage zur Prüfung beziehungsweise Freigabe – können mittels Workflow automatisiert werden.

Nach der Freigabe geht die Bedarfsanforderung automatisch an den Einkauf, der sie prüft; das System generiert in der Folge automatisch im Hintergrund die Bestellung aus der Anforderung. Weitere manuelle Arbeitsschritte sind nicht mehr nötig, die Bestellung kann an den Lieferanten gesendet werden.

Der nächste Schritt im P2P-Prozess ist es, dass der Lieferant auf die Bestellung mit einer Auftragsbestätigung antwortet. Auch an dieser Stelle kommen Digitalisierung und Automatisierung sinnvoll zum Zug. Als Erstes lassen sich die Daten aus der eingehenden Bestätigung automatisiert nach SAP übernehmen.

Dies gilt gleichermaßen für papierbasierte sowie digitale Dokumente, von PDF- bis XML-Dateien. Beleglesetechnologie erfasst die Bestätigungsdaten aus den Dokumenten und überträgt sie in das entsprechende Feld des SAP-Systems. Manuelles Abtippen oder Copy-­and-paste entfallen.

Eine Automatisierungslösung kann da­rüber hinaus auch die inhaltliche Prüfung übernehmen und (farblich hervorgehobene) Warnhinweise ausspielen, falls ein Wert aus der Bestätigung von der Bestellung abweicht. Das erleichtert die Überprüfung deutlich.

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Eine Automatisierungslösung kann auch die inhaltliche Prüfung übernehmen und Warnhinweise ausspielen, wenn ein Wert aus der Bestätigung von der Bestellung abweicht.

Zeitraubende Routinen entdecken und abschaffen

Der nächste Schritt, der sich digital automatisieren lässt, ist die Bearbeitung der eingehenden Rechnungen. Diese treffen digital oder in Papierform ein, an zentraler Stelle oder zu Händen einer bestimmten Person. Ähnlich wie bei der Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen bieten sich auch hier verschiedene Möglich­keiten der Automatisierung. Darunter das Auslesen der Daten aus der Rechnung und die Übertragung in die dafür vorgesehenen SAP-Felder. Damit entfällt eine aufwändige, zeitraubende Routinetätigkeit. Es ist nur noch der prüfende Blick des Bearbeiters zur Validierung der Beleglesungsergebnisse erforderlich.

Bei Rechnungen mit Bestellbezug kann auch der inhaltliche Abgleich automatisiert werden. Die Software prüft, ob die Angaben von Rechnung und Bestellung übereinstimmen und der Wareneingang beziehungsweise die Leistungserfassung bereits gebucht wurde. Ist dies der Fall, gibt es einen sogenannten 3-Wege-­Match. Dies gewährleistet ein besonders hohes Niveau an Sicherheit: Alles ist korrekt. Ein manueller Abgleich zwischen diesen drei Punkten ist nicht mehr erforderlich, der Prozess läuft vollautomatisiert ab und Fehler beziehungsweise Betrugsversuche werden nahezu immer frühzeitig entdeckt.

Für die Buchhaltungsabteilung reduziert sich damit der Aufwand dramatisch, wenn er nicht sogar gegen null geht. Den 3-Wege-Match im manuellen Prozess zu überprüfen ist sehr aufwändig und damit in der Praxis kaum umsetzbar. Sind die P2P-Prozesse hingegen digitalisiert, lässt sich diese Prüfung automatisch durchführen. Damit steigert eine Workflowlösung deutlich die Sicherheit der Prozesse.

Auch wenn kein Bestellbezug vorliegt, lassen sich viele Arbeitsschritte bei der Verarbeitung einer eingehenden Rechnung automatisieren. Die Datenerfassung in das SAP-System lässt sich auch in diesem Fall mittels Beleglesungs- und Datenextrak­tionstechnologie automatisieren. Das manuelle Abtippen entfällt, es muss lediglich ein Validierungsschritt erfolgen, um sicherzustellen, dass die Software alles korrekt ausgelesen und übertragen hat.

Automatisierte Prüfung und Freigabe

Weiteres Optimierungspotenzial ergibt sich bei den Prüf- und Freigabeprozessen. In sie sind immer mehrere Personen involviert, in der Regel aus verschiedenen Fachabteilungen. Durch Digitalisierung und Automatisierung fällt zum einen der Transport der Dokumente von einem Schreibtisch zum nächsten weg, dadurch verkürzen sich die Durchlaufzeiten.

Zum anderen sorgt ein digitaler Workflow für die Einhaltung von Freigaberichtlinien und -prozessen, weil diese systemseitig hinterlegt sind. Sie können dadurch nicht mehr umgangen werden, sei es bei der Bedarfs­erfassung oder bei der Bestellung, Prüfung und Freigabe einer Rechnung. Zusammen mit der Reminder-Funktion sowie der automatischen Protokollierung und Archivierung entlastet die Software die Beschäftigten auch von einer gewissen Prozessdis­ziplin.

Über die gesamte P2P-Prozesskette lassen sich also viele Arbeitsschritte automatisieren. Notwendige Voraussetzungen dafür sind die Digitalisierung eingehender Dokumente, die Extraktion der Daten aus ihnen und deren automatische Übertragung ins ERP-System. Das funktioniert für eingehende Auftragsbestätigungen ebenso wie für Rechnungen. Resultat jeweils: Ein großer manueller Aufwand für das Abtippen der Daten entfällt.

Neben der Ersparnis von Zeit und Aufwand sprechen für eine workflowgestützte Automatisierung der P2P-Prozesse natürlich weitere handfeste Gründe: mehr Transparenz, bessere Auswertbarkeit, um Optimierungspotenziale zu entdecken, sowie höhere Sicherheit. Sogar unmittelbare monetäre Vorteile ergeben sich daraus, zum Beispiel in Form von Skontogewinnen: Denn Automatisierung führt zu schnellerer Verarbeitung, die wiederum eine frühere Bezahlung der Lieferanten ermöglicht.

Über den Autor

Dina Haack, xSuite Group

Head of Marketing, xSuite Group

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