KGS Software GmbH & Co. KG

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Web: www.kgs-software.com

KGS - Dokument Integration for SAP

Reduzierung von Komplexität und Kosten im SAP-Umfeld – bei Archivierung und Dokumentenmanagement fängt sie an. Die KGS, SAPs weltweiter Outsourcingpartner für SAP ArchiveLink® und BC ILM Schnittstellenzertifizierung, bietet hierfür seit 20 Jahren erprobte Add-ons. Mit KGS werden herkömmliche ECM-Systeme obsolet, ein SAP-zentriertes Arbeiten und eine rechtssichere Archivierung von beliebigen Dokumenten wird möglich. Top-Unternehmen setzen weltweit auf KGS-Lösungen. Die Produkte reichen vom High-Performance SAP-Archiv über ILM und Document Capturing/-Viewing bis hin zur vollautomatisierten SAP Archiv-Migration und Proxy-/Cache-Server-Lösungen.


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Archivieren mit den SAP Spezialisten



Autoren

Bernhard Morell, KGS (4 Artikel)

Benjamin Schröder, KGS (1 Artikel)

Hermann Hülsmeier, KGS (1 Artikel)


Alle E-3 Artikel der Autoren:




1

Archiv mit ILM-Schnittstelle – EU-DSGVO kann kommen

SAP-Anwender können der kommenden EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) eigentlich ruhig entgegenblicken.

Verfügen sie doch mit SAP ILM über ein – noch dazu in bestimmten Modulen lizenzfreies – Tool zur Umsetzung der aus der EU-DSGVO resultierenden Anforderungen. Bedingung ist allerdings: Sie nutzen auch ein Archivsystem, das die ILM-Schnittstelle implementiert hat. Die EU-DSGVO, die das Datenschutzrecht EU-weit harmonisieren soll, wirbelt derzeit viel Staub auf. Sicher: Mit ihrem Inkrafttreten im Mai 2018 gelten neue, striktere Vorschriften, was die Verarbeitung personenbezogener Daten bedeutet. Laut einer aktuellen Studie von Ovum im Auftrag von Interlinks sehen sich über 50 Prozent der deutschen Unternehmen nicht ausreichend auf die neuen Regeln vorbereitet. Sie können insofern beruhigt werden, als es hier zunächst und vor allem um Daten aus dem Personalmanagement, eben SAP HCM, geht. Daher konzentriert sich der eigentliche Handlungsbedarf […]

2

S/4-Welt ohne Reibungsverluste

An der digitalen Transformation kommt heute niemand mehr vorbei. SAP selbst will Unternehmen fit machen für den Wandel durch Einsatz der Hana-Plattform. Analog findet ein Übergang oder Wechsel seit vielen Jahren aber auch auf anderer Ebene statt.

Speziell im SAP-Kontext erleben wir derzeit eine Welle der Konsolidierung und Verschlankung der IT-Systeme und -Landschaften, die auch vor komplexen Systemlandschaften nicht haltmacht. Erstaunlich ist bloß, dass nach den Arbeiten am Kernsystem die Umsysteme häufig unangetastet bleiben. Hier wird viel Potenzial zur Verschlankung und Entschlackung verschenkt. Speziell komplexe prozess­integrierte ECM– und Archivsysteme werden nicht betrachtet, obwohl in deren Konsolidierung ein großer Nutzen für das Unternehmen liegt. Als KGS befassen wir uns seit mehr als einem Jahrzehnt mit der effektiven Nutzung unstrukturierter Inhalte (z. B. Papierdokumente) im SAP-Kontext und in SAP-basierten Prozessen. Unstrukturierte Inhalte effektiv nutzen Dieses Thema wird nach wie vor vernachlässigt, sei es aus Angst, bestehende Prozesse anzugreifen, weil man den Fachbereichen zu viel Entscheidungsfreiheit lässt oder die Geschäftsleitung […]

3

Der S/4-Brückenschlag

Die Einführung von S/4 Hana bringt viele Neuerungen in allen Bereichen des Systems mit sich. Dieser Beitrag befasst sich mit einem oft vernachlässigten, aber dennoch wichtigen Aspekt: der Dokumentenarchivierung. Auch hier gibt es neben bewährten Schnittstellen viel Neues.

Um die Brücke zwischen ECC 6.0 und S/4 Hana zu schlagen, ist erst einmal die Betrachtung der Systemausprägungen und der möglichen Umstellungspfade notwendig. Derzeit gibt es ECC in zwei sehr unterschiedlichen Ausprägungen, zum einen als ECC mit Any DB und als ECC on Hana (SoH). Der Unterschied der Varianten liegt in der zugrunde liegenden Datenbank. SAP sieht ECC on Hana als ersten Schritt in der Umstellung auf S/4. Aus Sicht der Archivierung und speziell der Verwaltung von Originalbelegen sind beide Varianten identisch. Beide Ausprägungen stellen die bekannten Schnittstellen ArchiveLink und BC-ILM uneingeschränkt zur Verfügung. Ein Wechsel von ECC mit beliebiger Datenbank auf ECC on Hana ist in diesem Bereich unkritisch und bedingt keine zu projektierenden Anpassungen. Aus Sicht des Archivanbieters […]

4

Auf Dauer nicht abzuwenden

Gründe für Archivmigration gibt es viele: Fusionen und Neuausrichtung von Unternehmen oder die Verschlankung der IT-Landschaft. Die Konzentration auf notwendige Funktionen und die Ablösung von Altlösungen gehören dazu. Gerade für SAP gibt es Archivsysteme, die ausschließlich die für SAP notwendigen Funktionen liefern.

Für SAP ist ein Archiv ausschließlich eine Datensenke im Sinne eines externen Datenspeichers. Der Zugriff auf „ausgelagerte“ Daten und Dokumente findet über einen sogenannten Primärschlüssel statt; alle für eine Suche notwendigen Metadaten werden innerhalb von SAP als führendem System verwaltet. Vorteil dieses Arbeitsprinzips: Ein Archivsystem braucht weder eine eigene Logik zur Metadatenverwaltung noch ein eigenes Berechtigungssystem. Klassische DMS bzw. ECM-Systeme bringen systembedingt Funktionen mit, die im SAP-System schon vorhanden und somit redundant oder ganz überflüssig sind. Daher ist ein reines Archiv, das sich nur auf die Unterstützung der standardisierten ArchiveLink-Schnittstelle konzentriert, im SAP-Umfeld immer vorzuziehen. Aus diesem Grund bleibt eigentlich nur die Frage, wie sich ohne großen Aufwand das vorhandene DMS/ECM-System hin zu einem performanten und robusten Archivsystem migrieren lässt. […]

5

Aus Sicht der Wirtschaftsprüfung

Geschafft! Diesen spontanen Ausruf hören die KGS-Berater immer wieder, wenn das beauftragte Wirtschaftsprüfungsunternehmen sein Testat dem Kunden übergeben hat und im Kapitel „Dokumentenmigration“ des Testergebnisses eine grüne Ampel abgebildet ist.

Die Erleichterung ist nachvollziehbar. Sie ist Ausdruck dafür, dass Prüfungen dieser Art mit mehr oder weniger großen Extra-Aufwänden verbunden sind und zudem eine gewisse Verunsicherung bei den Personen hervorrufen, die in den Fokus des Prüfungsvorgangs geraten sind. Wenn im Verlauf der Geschäftsprozessprüfungen oder der Analyse von Zahlungsbemessungsfunktionen archivierte Dokumente in den Prüfungsprozess einbezogen werden, drückt die Körpersprache der KGS-Berater allerdings keinerlei Verunsicherung aus, sondern vor allem Gelassenheit. Diese beruhigende Haltung basiert auf der Tatsache, dass das Zusammenspiel der bewährten SAP-ArchiveLink-Schnittstelle mit dem Migrationswerkzeug KGS Migration4ArchiveLink sehr zuverlässig ist. Im Falle einer über KGS Migration4ArchiveLink durchgeführten Archivmigration wird zudem ein lückenloser Nachweis zu den migrierten Dokumenten erstellt. Mithilfe dieses Nachweises können die Korrektheit und die Vollständigkeit der migrierten Dokumentenmenge belegt werden. […]

6

Abschied vom Scanner?

Mit dem wachsenden elektronischen Dokumenteneingang verändern sich die Aufgaben von Scan-/OCR-­Lösungen. Beim Inputmanagement wird sich das Belegvolumen in den kommenden Jahren immer stärker von Papier in Richtung digitale Medien verlagern. Unternehmen werden ihre bisherige Software- und Hardware-­Ausstattung in dem Zuge künftig gänzlich neu bzw. in dieser Form gar nicht mehr einsetzen.

Was in den letzten Jahren zum Standard in vielen Unternehmen geworden ist, wird schon bald wieder Vergangenheit sein. Dazu zählt auch der Prozess „Eingangsrechnungen scannen und per OCR auslesen, um sie an einen elektronischen Freigabeworkflow weiterzuleiten“. Rechnungen werden zunehmend rein elektronisch übertragen. Das Papier fällt weg. Möglich wurde diese Entwicklung durch das 2011 beschlossene Steuervereinfachungsgesetz. Innerhalb nur eines Jahres ist der Anteil der PDF-Rechnungen bereits auf zehn bis 15 Prozent gestiegen. In fünf bis zehn Jahren wird der Markt für Scanlösungen im Bereich der automatischen Rechnungseingangserfassung und -klassifizierung deshalb schon gar nicht mehr bestehen, Eingangsrechnungen werden dann zu fast 100 Prozent digital im Unternehmen eintreffen. Die bisherigen Rechnungseingangslösungen der Unternehmen mit anschließendem Freigabe-Workflow sind auf die OCR-Erkennung hin ausgerichtet, Funktionen […]