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Oracle: Bei Daten kann weniger mehr sein

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Geschrieben von Charles Homs

Mit den richtigen Daten in Ihren Finanzsystemen können Sie nicht nur Ihre Bücher schneller abschließen, sondern auch schneller auf sich ändernde Anforderungen in Ihrem Unternehmen reagieren.

Es gibt eine Tendenz bei Anwendungsanbietern wie SAP und Workday, davon auszugehen, dass es besser ist, mehr Daten in Finanzanwendungen zu integrieren. Mit Blick auf die datengetriebene Innovation könnte man in der Tat denken, dass mehr besser ist – je mehr Daten Sie haben, desto mehr können Sie analysieren und desto intelligenter erscheint Ihr Unternehmen zu sein.

Average number of days to close the books every quarter since 2015. Source: Refinitiv (Analysis of earnings events since 2015 in Refinitiv Eikon)

Aber was ist die optimale Datenmenge für das Finanzwesen? Wo speichern Sie Daten, die Sie nicht unbedingt in Ihrem Finanzsystem benötigen? Welche Arten von Analysen sind sinnvoll? Wie viele Daten brauchen Sie, um von datengetriebener Innovation zu profitieren?

Gehen wir der Sache nach

Im Finanzwesen besteht ein General Ledger mindestens aus diesen Datenelementen:

  • Unternehmen. Dieses Element bildet einen ganzen oder logischen Teil eines Unternehmens, einer juristischen Person oder einer Organisation ab.
  • Konten. Hier werden Salden aufgezeichnet und Finanzinformationen und Berichte organisiert.
  • Kostenstellen. Hierbei handelt es sich um eine logische Einheit innerhalb einer Organisation, wie Geschäftseinheit, Abteilung oder Gruppe.

Unternehmen verwenden in der Regel mehr als nur diese drei Segmente in ihren Finanzberichten. Andere Beispiele für üblicherweise verwendete Segmente sind Projekt und Produkt. Die meisten Unternehmen verwenden etwa sechs Segmente. Bei Oracle Cloud ERP kann der Schlüssel 30 Segmente mit jeweils 240 Zeichen haben. 

Oracles General Ledger kann auch in einer Verbundstruktur angelegt werden. Das bedeutet, dass Sie eine Struktur von Nebenbüchern haben, die einige Schlüsseldatenelemente (wie Kostenstellen oder Konten) gemeinsam haben können.

Jedes Hauptbuch kann folgende spezifische Eigenschaften besitzen: Bilanzierungsmethode, Kostenrechnung, Granularität der Kosten und den Kalkulationszeitraum. Die Aktualisierung erfolgt im Verbund, das heißt, wenn Sie das General Ledger pflegen, können die darunter liegenden Nebenbücher optional die Aktualisierungen aus dem Hauptbuch erben. Auf diese Weise können Sie so viele Nebenbücher haben, wie Sie möchten.

Im Gegensatz dazu hat SAP mit S/4 Hana das so genannte Universal Journal eingeführt. SAP hat die Anzahl der Segmente, die das Universal Journal enthalten kann, erweitert. S/4 verfügt nun über insgesamt 999 Segmente. Das bedeutet, dass Sie in SAP Financials zum Beispiel Kunden, Vertriebskampagnen oder Mitarbeitergruppen als Eigenschaften hinterlegen können.

Eine Finanzbuchhaltung mit so vielen Segmenten wird als überfrachtetes Hauptbuch („Thick General Ledger“) bezeichnet. Bedeutet auch, dass es mehr Daten enthält, als Sie aus buchhalterischer Sicht benötigen. Im Gegensatz dazu hat ein schlankes Hauptbuch („Thin General Ledger“) ausreichend Daten für die Finanzberichterstattung, während andere Daten an anderer Stelle in der Anwendungssuite gespeichert werden.

Mit den richtigen Daten smarter werden

Um besser mit allen Daten in Ihrem Unternehmen arbeiten zu können, Ihre Quartalszeiträume schneller abzuschließen und den Entscheidungsprozess zu beschleunigen, sollten Sie diese Schritte berücksichtigen:

  • Einsatz von Machine Learning (ML). Je mehr Daten den intelligenten Agenten zugeführt werden, desto genauer werden sie. Aber das bedeutet nicht, dass Sie mehr Daten in die Finanzabteilung verschieben müssen. ML kann aus Daten überall in Ihren Unternehmensanwendungen lernen. ML lernt auch daraus, wie Menschen mit Daten interagieren, so dass die Lösung die Antwort personalisieren kann.
  • Verwendung von Echtzeitdaten aus der Quelle. Sie haben bereits Verkaufsdaten in Ihren Customer-Experience-Anwendungen, Mitarbeiterdaten im Human Capital Management, Lieferkettendaten im Supply Chain Management und Finanz- und Planungsdaten im ERP. Sie können mit Daten in all diesen Anwendungen interagieren, indem sie allgemein verständliche Geschäftsbegriffe in ihren jeweiligen Quellsystemen verwenden, ohne von der IT abhängig zu sein.
  • Datenzugriff direkt im Quellsystem. Behalten Sie branchenspezifische, detaillierte Transaktionsdaten im Quellsystem, zum Beispiel hochvolumige Rechnungsdaten in der Telekommunikations- oder Versicherungsbranche. Lassen Sie eine geeignete Lösung wie Oracle Fusion Cloud Accounting Hub die Daten harmonisieren und das Ergebnis an Ihr Finanzsystem senden. Greifen Sie direkt auf die Quelle zu, wenn Sie mehr Details benötigen.
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Über den Autor

Charles Homs

Vice President Global Competitive Strategies, Oracle

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