Neue Szenarien bei der Implementierung
Um die sich ergebenden Möglichkeiten exemplarisch zu verdeutlichen, wird hier ein konkretes Szenario beschrieben: Ausgangssituation ist ein Produktivsystem, in dem sich bereits mehrere Vertriebsniederlassungen befinden.
Nun soll eine weitere Niederlassung in diesem Tenant abgebildet werden (Single-Tenant-Struktur). Die neue Niederlassung liegt im gleichen Land und soll zu Beginn des neuen Geschäftsjahrs den Betrieb aufnehmen.
Ein Template existiert und gibt vor, dass alle Niederlassungen Prozesse und Reporting in gleicher Art und Weise nutzen. Die Implementierung kann in folgende Phasen unterteilt werden: Festlegen des betriebswirtschaftlicher Umfangs („Scoping“), Definition der Organisationsstruktur, Konfigurieren des Systems („Fine Tuning & Erweiterung“) sowie Pflegen von Grund- und Stammdaten.
Da keine zusätzlichen Anforderungen abgebildet werden müssen, kann das bestehende Scoping verwendet werden. Die Organisationsstruktur muss ergänzt werden.
Die zusätzliche rechtlich selbstständige Einheit wird bereits im Produktivsystem angelegt, ohne diese zu aktivieren. Die organisatorische Erweiterung kann zum Beginn des neuen Geschäftsjahrs vorbereitet werden, ohne den Produktivbetrieb zu beeinträchtigen.
Im Fine Tuning werden die Einstellungen vorgenommen, die unternehmensspezifisch auszuprägen sind, z. B. Nummernkreise, Ausprägung in der Finanzbuchhaltung oder Einstellungen zur Kommunikation mit externen Systemen.
Vorhandene kundenspezifische Felder und Erweiterungen (Add-ons) stehen unternehmensübergreifend zur Verfügung und können durch die neue Niederlassung genutzt werden.
Um die vorgenommenen Änderungen zu testen, wird eine Kopie des Produktivsystems erzeugt. Das Ergebnis ist ein Testsystem, welches identisch zum Quellsystem ist. Somit umfasst das Testsystem neben der Konfiguration auch alle Stamm- und Bewegungsdaten des Originals.
Nun ändert man im Testsystem den Gültigkeitsbeginn der neuen Niederlassung und aktiviert diese, passend zum Testplan. Anschließend bereitet man das Testsystem auch aus Sicht der Finanzbuchhaltung und der Daten für Tests und Schulungen vor.
Vorhandene Stammdaten, z. B. zentral definierte Materialstämme, müssen um die Verkaufsdaten der neuen Niederlassung erweitert werden. Zusätzliche Daten werden in das Testsystem migriert. Damit können die Prozesse getestet und Mitarbeiter geschult werden.
Nach erfolgreicher Abnahme, dem „Readiness Acceptance Test“, werden nötige Änderungen im Produktivsystem vorgenommen und der Go-Live vorbereitet.
Dazu wird die Niederlassung im Produktivsystem zum Go-Live-Termin aktiviert, die Finanzbuchhaltung für den operativen Betrieb vorbereitet und die Datenmigration erneut durchgeführt.
Nach dem Go-Live wird das Testsystem abgebaut. Die Rahmenbedingungen beeinflussen die Rollout-Szenarien: Muss der betriebswirtschaftliche Umfang oder die Lokalisierung in einem vorhandenen Produktivsystem für die neue Niederlassung erweitert werden, wird dazu ein Änderungsprojekt genutzt.
Dabei wird, ausgehend vom Produktivsystem, ein verbundenes Testsystem erzeugt. Die dort vorgenommenen Änderungen können nach einem erfolgreichen Test in das Produktivsystem transportiert werden.
Soll dagegen die neue Niederlassung in einem eigenen Tenant abgebildet werden (Multi-Tenant-Struktur), dann können Scope, Einstellungen, Grunddaten und Erweiterungen von einem Quellsystem (Produktiv- oder Template-Tenant) in das neue Zielsystem transportiert werden.
Auf dieser Basis wird die Implementierung dann durchgeführt. Die SAP-Cloud-Lösungen bieten sehr gute Voraussetzungen für einen Rollout-Ansatz. SAP hat hier entscheidende Ergänzungen für die Implementierung vorgenommen.
Weitere Themen bieten aber noch Potenziale: beispielsweise eine bessere Führung beim Anlegen von Tenants und der Übernahme von Inhalten oder eine Unterstützung bei der Verwaltung eines Template-Tenants und seiner Nutzung über den gesamten Lebenszyklus. Diese Ansätze sind intensiv im IA4SP ausgetauscht und diskutiert worden.