DSAG E-3 Special 2009 MAG 2009

MOXIS bietet nahtlose Signaturprozesse für SAP-Lösungen – jetzt noch einfacher

[shutterstock.com: 1530943718, DestroLove]
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Geschrieben von Lukas Fölzer, XiTrust

Man stelle sich die klassische Unterschriftenmappe in einem Unternehmen vor: eine Mappe im Format DIN A4 mit einem Umschlag aus Hartpappe oder Kunststoff, im Fall der Vorstandsetage oftmals sogar mit Lederbezug.

Im Inneren einige Fächer für Dokumente, vielleicht 15 oder 30 Stück. Dazwischen jeweils ein Trennblatt, das als Unterlage beim Unterschreiben dient und ein Verschmieren der Unterschrift verhindern soll – vor allem dann, wenn zum Signieren der Füllhalter gezückt wird.

Die Digitalisierungswelle der vergangenen Jahrzehnte hat so manches Utensil aus den Unternehmensbüros für immer verschwinden lassen. Althergebrachte Prozesse wurden evaluiert, digitalisiert, optimiert. Die Unterschriftenmappe hat sich lange Zeit hartnäckig gehalten – und mit ihr die typischen Problematiken, die man nur allzu gut aus dem Büroalltag kennt:

Dokumente, die wegen eines vorgegebenen Unterschriftenlaufs kreuz und quer durchs Unternehmen getragen werden. Dokumente, die wochenlang liegen bleiben, weil die zeichnungsberechtigte Person gerade im Ausland weilt. Und Dokumente, die zuweilen verloren gehen und nicht mehr auffindbar sind. Wo Menschen arbeiten, passieren bekanntlich Fehler.

Signieren, aber papierlos

Dieses Bild der traditionellen papier­basierten Unterschriftenmappe diente dem Unternehmen XiTrust als Ausgangspunkt für die Erschaffung eines digitalen Äquivalents, um das rechtsgültige elek­tronische Unterschreiben von Geschäftsdokumenten zu realisieren. Die elektronische Unterschriftenmappe MOXIS war geboren. Als Zielgruppe galten besonders Unternehmen aus dem Enterprise- Segment, wo die Zahl der täglich zu leistenden Unterschriften hoch ist und die Signatur-Workflows strikten Richtlinien unterliegen.

So entwickelte sich Schritt für Schritt eine leistungsstarke Konzernlösung, die allen Bedürfnissen in Bezug auf Funktionalität und Usability gerecht wird und qualifizierte elektronische Signaturen – also Unterschriften mit derselben Rechtswirkung wie die handschriftliche Variante – standardmäßig ermöglicht (siehe Infobox E-Signatur).

Integration als Schlüssel

Die Systemlandschaften großer Unternehmen stellen sich naturgemäß oft als komplexe, heterogene Gebilde dar. Nicht zuletzt deshalb wurde bei der Entwicklung von MOXIS schon vom Start weg großer Wert auf die Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Infrastrukturen und Applikationen gelegt.

Als Marktführer für ERP-Lösungen stand SAP hier entsprechend weit oben auf der Liste. Mittlerweile spricht der Erfolg für sich: Die einfachen und vielfältigen Integrationsmöglichkeiten von MOXIS – gerade im Hinblick auf SAP-Lösungen – werden immer wieder als ein zentraler Pluspunkt bei der Entscheidungsfindung für eine E-Signatur-Lösung ins Kalkül gezogen.

Ein Beispiel aus der Praxis ist AVL, das weltweit größte unabhängige Unternehmen für die Entwicklung, Simulation und Prüfung von Antriebssystemen mit mehr als 11.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die Einführung von MOXIS erfolgte 2018 im HR-Department, die Ausdehnung auf weitere Abteilungen und Prozesse mit dem Ziel des globalen Roll-outs ist in vollem Gange.

„Die Integrationsfähigkeit des Produkts ist essenziell. Ich muss mit einer Signaturlösung in SAP reinkommen und wieder raus“, so Andreas Graf, Department Manager IT Governance & Project Office bei AVL.

„Und Action!“

2019 war XiTrust erstmalig als Aussteller beim DSAG-Jahreskongress vertreten, mit im Gepäck natürlich die E-Signatur-Plattform MOXIS. Eine gewisse Erwartungshaltung war bei diesem neuartigen Unterfangen im Vorfeld durchaus gegeben, das enorme Interesse der Besucherinnen und Besucher vor Ort kam dann aber selbst für XiTrust-CEO Georg Lindsberger ein wenig überraschend – der Startschuss für den nächsten Entwicklungsschritt war gefallen.

Das Event-Motto „Und Action! Digitalisierung konsequent machen“ wurde sozusagen beim Abbau des Messestands gleich miteingepackt und bei der Rückkehr ins heimische Office an die Entwicklungsabteilung übergeben. Der Auftrag: MOXIS soll zukünftig auch als SAP-Add-on im SAP App Center verfügbar sein.

Digitale Unterschriftenprozesse können direkt in der SAP-App aufgesetzt und abgewickelt werden.

MOXIS im SAP App Center

Für dieses Vorhaben wurde ein erfahrener Partner mit ins Boot geholt: Die Experten der CloudDNA GmbH, spezialisiert auf die Beratung und Produktentwicklung im SAP-Cloud-Umfeld, haben bei der Konzeption und Umsetzung des Add-ons für das SAP App Center wertvolle Unterstützungsarbeit geleistet.

Der große Vorteil bei dieser neuen Stufe der MOXIS-Integration für SAP besteht darin, dass die initiale Anbindung von MOXIS sowie die Konfiguration von Signaturprozessen in der SAP-Umgebung keine individuelle, kundenspezifische Angelegenheit mehr ist. „Die Installation und Einrichtung des Add-ons in der kundeneigenen SAP-Anwendung bedeutet einen Aufwand von vielleicht einer Stunde“, schildert Martin Koch, Geschäftsführer von CloudDNA.

Volle Bandbreite

Bei der Verwendung des Add-ons wird MOXIS im Hintergrund aufgerufen. Den Anwenderinnen und Anwendern steht nach wie vor die volle Bandbreite der Möglichkeiten eines zentralen Entscheidungswerkzeugs zur Verfügung: Die gesamte Funktionalität, die MOXIS als eigenständiger Webservice zu bieten hat, ist vollumfänglich in der SAP-Anwendung integriert. Persönliche Unterschriftenmappe inklusive – digital statt aus Leder. Weil auch dieses Büroutensil zu den Relikten vergangener Tage gehört.

E-Signatur

Im Jahr 2016 wurden die gesetz­lichen Regelungen zur elektronischen Signatur im Rahmen der eIDAS-Verordnung EU-weit vereinheitlicht. Die elektronische Signatur kann dabei in drei verschiedenen Ausprägungen zum Einsatz kommen.
Die höchste Qualitätsstufe heißt „qualifizierte elektronische Signatur“ (QES). Nur sie entspricht in ihrer Rechtswirkung der handschriftlichen Signatur und kann somit in Prozessen eingesetzt werden, bei denen Schriftformerfordernis besteht, z. B. beim Unterzeichnen von Arbeitsverträgen.
Voraussetzung für die QES ist eine digitale Identität, die von einem zertifizierten Trust Center ausgestellt wird.

Über den Autor

Lukas Fölzer, XiTrust

XiTrust – The eSignature Company

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