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Kunden- und Lieferantenstammdaten für SAP S/4 Hana umstellen

Das „S“ in S/4 Hana steht für simple, also einfach. Das bezieht sich einerseits auf das vereinfachte Datenmodell der Technologie und andererseits auf die verbesserte Nutzbarkeit der Anwendungen. Auf die Einführung bezieht sich simple eher nicht. Diese Einführung steht aber an. Ab 2027 wird SAP sein aktuelles ERP-System nicht mehr warten und weiterentwickeln. Dass der Umstieg auf S/4 erfolgen muss, steht also außer Frage. Über das Wann und das Wie gibt es unterschiedliche Ansichten. Eines darf man aber als gegeben ansehen: Einfach wird der Umstieg nicht.



Es ist nichts Neues, dass es zu S/4 Hana verschiedene Wege gibt, darunter der Greenfield-Ansatz (das System wird von Grund auf neu geplant) und der Brownfield-Ansatz (Umstellung eines bestehenden ERP-Systems). Mit der Konvertierung eines bestehenden ERP-Systems ist der Aufbau der neuen S/4-Umgebung schneller möglich, da die bestehenden Prozesse zum Großteil übernommen werden. Gleichzeitig setzt die Brownfield-Migration „eine hohe Stammdatenqualität voraus und hält beispielsweise hinsichtlich der Customer-Vendor-Integration (…) verschiedene Fallstricke bereit“, wie Alexander Haas, Consultant SAP Logistics bei GISA, betont.



Im bisherigen ERP-System werden Kunden und Lieferanten als Debitor und Kreditor – also zweimal – angelegt. In S/4 ist es verpflichtend, beide als Geschäftspartner abzubilden. Daher muss eine Umstellung im Datenmodell vorgenommen werden. Es geht also nicht nur um die Migration der Daten, sondern es ändert sich auch die Art der Datenverwaltung. Gut nachvollziehbar wird die Thematik, wenn etwa das Unternehmen X zu dem Unternehmen Y sowohl eine Kunden- als auch eine Lieferantenbeziehung hat. Das Unternehmen Y ist im bisherigen ERP-System daher zweimal angelegt. Alle Änderungen müssen zweimal gemacht werden.


Im neuen S/4 wird das Unternehmen Y als Geschäftspartner angelegt, allerdings mit zwei Rollen: Kunde und Lieferant. Eine Gesellschaft kann so in unterschiedlichen Rollen verwendet werden, die Pflege der gemeinsamen Stammdaten fällt aber nur einmal an.

Technisch gesehen bedeutet die Umstellung vom alten SAP auf das neue SAP, dass die im alten System zweimal angelegten Daten zusammengeführt werden müssen. Der damit verbundene Aufwand lässt sich mit Hilfe einer Softwarelösung (wie beispielsweise ZetVisions SPoT) reduzieren. Der Vorteil: Mit der Lösung lässt sich das neue Datenmodell bereits nutzen, gleichzeitig kann sie aber auch das alte abbilden.

Unternehmen, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen, können als Geschäftspartner (mit den jeweiligen Rollen) angelegt, gleichzeitig können an das alte ERP-System weiter Debitor- und Kreditor-Daten übertragen werden. So kann der notwendige Anpassungsschritt vor die eigentliche S/4-Migration vorgezogen werden, bei der dann auch die operativen Buchungsdaten umgestellt werden. Unternehmen haben zum einen ihre Stammdatenprozesse und Datenqualität bereits verbessert, zum anderen gelingt die Überführung nach S/4 wesentlich einfacher, schneller und kostengünstiger.

Die vorzeitige Nutzung des neuen Datenmodells liefert darüber hinaus unmittelbar Mehrwert, da die zentrale Stammdatenpflege signifikant entlastet wird. Ganz gleich also, wann man sich für S/4 entscheidet – der Nutzen entsteht prompt. Ganz wichtig: Die Data-Governance-Vorteile wirken nicht nur vor und während der Migration, sondern auch danach. Die Investition rechnet sich daher vor, während und nach der Migration zu S/4.

Autorin

Monika Pürsing ist Geschäftsführerin der auf die Softwareentwicklung für Stammdaten- und Beteiligungsmanagement spezialisierten ZetVisions in Heidelberg. Sie hat zahlreiche internationale Projekte zu Stammdatenmanagement-Lösungen geleitet und Kunden bei der Prozessgestaltung beraten.

monika.puersing@zetvisions.com