Coverstory 21-09 MAG 21-09

Kein Selbstzweck

Zu den Daten, mit denen sich jedes Unternehmen beschäftigen muss, gehören die Stammdaten, also die statischen Grunddaten oder Referenzdaten zu betriebsrelevanten Objekten wie beispielsweise Produkten, Materialien, Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern und Finanzen.

Nicht wenige Unternehmen haben mit der Qualität ihrer Stammdaten ihre liebe Not. Da schlechte Datenqualität unter anderem Geschäftsprozesse beeinträchtigen, zu falschen Entscheidungen führen und die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (Compliance) erschweren kann, wird Unternehmen regelmäßig geraten, ein professionelles Stammdatenmanagement aufzusetzen.

Das kostet natürlich Geld und wirft daher die Frage nach dem Return on Investment auf. Welchen Erfolg im Verhältnis zum eingesetzten Kapital das Stammdatenmanagement bringt, ist in „harten“ Zahlen nicht so leicht zu beantworten, aber es gibt Erfahrungswerte aus Projekten und Einschätzungen von Prozessbeteiligten, die es erlauben, Aussagen zur Kapitalrendite zu treffen.

Werfen wir zunächst einen Blick auf die typischen Probleme, mit denen Unternehmen zu kämpfen haben. Die Anlage von Kunden- und Lieferantenstammdaten ist in der Regel langwierig, Medienbrüche in den Prozessen sind eher die Regel als die Ausnahme.

Eine hohe Fehlerquote bei Datenanlage und -pflege zieht häufige Änderungen insbesondere bei Adressdaten und Bankverbindungen nach sich. Eine Dublettenprüfung findet oftmals nicht statt. Da ein Überblick über „Lieferantengruppen“ und „Kundengruppen“ regelmäßig fehlt, wird die Verhandlungsposition im Einkauf und im Verkauf geschwächt. Mangelhafte Datenqualität führt zu Fehllieferungen und zu Rückläufern beim Postversand (Mailings, Rechnungen etc.).

Bei Materialstammdaten bedeutet allein schon die Tatsache, dass ein Material-Stammdatensatz im SAP MM (Material Master) bis zu 1000 Einzelfelder haben kann, eine besondere Herausforderung. Natürlich sind nicht immer 1000 Felder belegt, aber 150 bis 200 können es durchaus sein (je nach Firma und Material unterschiedliche).

Neben den globalen Stammdaten, die für alle gleich gelten, gibt es werksabhängige Daten, die die Datenmenge erhöhen. Darüber hinaus sind viele Abteilungen in den Stammdatenprozess für Material eingebunden (Einkauf, Verkauf, Disposition etc.). Damit gibt es sehr viele Prozessbeteiligte und die Kommunikation und Koordination nehmen – ohne Stammdatensystem und ohne Data Governance – sehr viel Zeit in Anspruch.

Viele Unternehmen erlauben es zudem, dass Hunderte „Gelegenheitsnutzer“ Materialstammdaten anlegen dürfen; für sie sind die Anlage und die Pflege umfangreich und unübersichtlich. Daher setzt ein professionelles Stammdatenmanagement darauf, die Anzahl der Nutzer zu reduzieren – und damit auch die Anzahl der potenziellen Fehlerquellen. Mit dem Stammdatenmanagement wird der Versuch unternommen, gezielter zu berechtigen und damit zu erlauben, wer überhaupt Stammdaten anlegt, anreichert, ändert und freigibt.

Ein genauerer Blick auf die Kosten schlechter Datenqualität und die Konsequenzen langer Durchlaufzeiten bei der Anlage von Stammdaten macht deutlich, wo die „Stellschrauben“ sind und welche Potenziale das Stammdatenmanagement birgt.

Kosten schlechter Datenqualität

Erfahrungsgemäß ist kaum ein Unternehmen in der Lage, die Kosten schlechter Datenqualität mit harten Fakten, also mit Zahlen, zu belegen. Was sie gleichwohl wissen, ist, dass ihnen bei fehlerhaften Kunden- und Lieferantenstammdaten beispielsweise Kosten für Fehllieferungen und -bestellungen, Porto- und Arbeitskosten für Mailingrückläufer und hoher Arbeitsaufwand für Bereinigung und Fehlerkorrekturen entstehen.

Zudem haben sie oftmals keinen Überblick über das Bestellvolumen bei demselben Lieferanten, was zu hohe Preise im Einkauf zur Folge hat. Mangelhafte Materialstammdaten erzeugen Kosten etwa durch zu niedrig ausgewiesene Rechnungsposten aufgrund fehlerhafter Stücklisten und zu hohe Logistikkosten durch falsche Gewichte. Vermehrte Reklamationen wegen fehlerhafter Lieferungen, falsche Materialbestellungen und Produktionsstillstände wegen fehlender Materialien sind weitere Kostentreiber.

Lange Durchlaufzeiten bei der Anlage von Kunden- und Lieferantenstammdaten führen zu verspäteten Bestellungen, bei der Anlage von Materialstammdaten zu einem verspäteten Go to market. Wenn ein Unternehmen nicht weiß, wann ein Material im System „fertig“ ist, um die Produktion starten zu können, wird am Ende die Markteinführung verzögert. Unabhängig von der Stammdatendomäne führen lange Prozesslaufzeiten zu verspäteten Auslieferungen, wenn ein Produkt nicht zeitgerecht bestellt werden kann.

Die Unzufriedenheit von Mitarbeitern kommt hinzu, wenn sie nicht wissen, wann „ihr“ Material so weit ist, dass sie weiterarbeiten können, oder wenn sie laufend Fehler korrigieren müssen; die Produktivität der Mitarbeiter sinkt. Schließlich droht Kundenunzufriedenheit, wenn keine verlässliche Aussage dazu getroffen werden kann, wann was geliefert wird, wenn nicht bekannt ist, wo der Geschäftsprozess gerade steht.

Grundsätzlich schafft Stammdatenmanagement Mehrwert auf zwei Ebenen: zum einen in den administrativen Bereichen, beispielsweise durch effizientere Stammdatenpflege-Prozesse oder auch bei IT-Projekten; zum anderen durch erhöhte Transparenz in den operativen Bereichen und dadurch verbesserte Steuerungsfähigkeit – Turning Data into Insights into Value.

Der Nutzen im Rahmen von Stammdatenpflege-Prozessen und IT-Projekten zeigt sich unter anderem an einem geringeren Aufwand für die Datensuche, einem geringeren internen Abstimmungsaufwand sowie ausbleibenden Doppelarbeiten bei Datenänderungen oder Ersteinträgen. Ferner bilden saubere Stammdaten die Grundlage für skalierbare Automatisierungsmöglichkeiten und reduzieren den Aufwand für Migrationen etwa bei S/4-Hana-Umstellungen.

Der Nutzen von MDM in den adminis-trativen und operativen Bereichen sowie für Compliance steigert am Ende die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Eine gute Datenqualität sichert zudem nicht zuletzt die Zufriedenheit von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern.

Return on Investment

Will man den Nutzen von Stammdatenmanagement in Zahlen ausdrücken, ist man auf Erfahrungswerte angewiesen. Zu den wesentlichen Einflussfaktoren auf den ROI zählen sowohl bei Kunden- und Lieferantenstammdaten als auch bei Materialstammdaten die Anzahl der Stammdatenanlagen und Aktualisierungen, die Dauer der Durchlaufzeiten und des manuellen Koordinationsaufwands sowie die Folgekosten bei fehlerhaften Daten und Dubletten. Bei Materialstammdaten kommt die Anzahl der Fertigungsstätten mit werkspezifischen Materialstammsichten hinzu.

Beteiligte an Stammdatenmanagement-Projekten schätzen, dass durch ein MDM-Tool die Bearbeitungs- oder Durchlaufzeiten um bis zu 50 Prozent reduziert werden können. Ein deutlich geringerer Abstimmungsaufwand trägt dazu bei.

Ein schnellerer Go to Market lässt sich zwar schwerlich exakt angeben, folgendes Beispiel lässt aber das Potenzial erahnen: Wenn ein Unternehmen berichtet, es bräuchte 70 Tage, bis ein neues Material im System vollständig angelegt ist, und man das hochrechnet auf die Anzahl von Teilen, die in einem Produkt verbaut sind, dann gewinnt man eine Vorstellung davon, was mit einem System erreicht werden kann, das die Materialanlage von 70 auf wenige Tage (bspw. zwei bis drei Tage in einem konkreten Fall) reduziert.

Ein weiterer Erfahrungswert besagt, dass die Fehlerkosten, die durch Prozessintransparenz entstehen, um 80 bis 90 Prozent verringert werden können. Der Grund: Das Stammdatenmanagement sorgt für vollständige Transparenz entlang der gesamten Prozesskette, sodass jederzeit bekannt ist, wo der Stammdatenprozess steht. Laut Schätzungen lassen sich 53 Prozent der Daten schneller und einfacher finden. Zu der Frage nach dem ROI von Stammdatenmanagement liefert KPMG ergänzend folgende Zahlen zu spezifischen Geschäftskennzahlen:

Drei bis acht Prozent reduzierte Prozesszykluszeit: geringerer Aufwand für die Datensuche, reduzierter Aufwand für den Datenabgleich, keine Doppelarbeit bei der Dateneingabe, verringerter Abstimmungsbedarf, Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung.

Zwei bis fünf Prozent geringeres Ausgabenvolumen: effiziente Bündelung von Einkaufsvolumina, bessere Verhandlungsposition bei Einkäufen, analysierbare Gläubigerstruktur und Stammbäume; verbessertes Warengruppenmanagement, um zu wissen, was von wem bezogen wird; Informationen, um die Lieferanten zu bewerten; schnelleres Onboarding von Lieferanten, wenn der Prozess für Stammdaten vorhanden ist.

Vier bis sieben Prozent niedrigere IT-Projektkosten: weniger Datenmigrationsaufwand, da bei M- und A-Aktivitäten oder Systemharmonisierungen weniger Probleme auftreten, weil Daten erst über das Stammdatensystem ins ERP kommen; weniger Datenbereinigungsaufwand; weniger Systemkomplexität, weil ein Stammdatensystem die Stammdaten übergibt; und sinkender Wartungsaufwand.

Ein bis zwei Prozent verbessertes Umsatzwachstum: bessere Verhandlungsposition, transparente, einheitliche Preiskonditionen, auswertbare Kundenstammdaten und Stammbäume, verbesserte Identifikation von Cross-Selling-Potenzialen.

Fünf bis zehn Prozent weniger Betriebskapital: effiziente Lagerverwaltung und geringere Inventarkosten, wenn beispielsweise bekannt ist, dass zehn Materialien, die nur eine geringfügige Abweichung bei den Stammdaten aufweisen, eigentlich ein Material sind, und folglich der erforderliche Bestand nur für ein Material vorgehalten werden muss (weniger Doppelbevorratung); verbesserte Rechnungsprüfung, effizientes Revenue- und Forderungsmanagement.

Neben diesen quantitativen Vorteilen des Stammdatenmanagements benennt KPMG auch einige qualitative Vorteile. Dazu zählen reduzierte Risiken durch geringere Datenschutzverstöße, weniger Risiken bei Zöllen und Steuern (Compliance) und reduzierte Kreditrisiken. Auch bei Analytics bietet Stammdatenmanagement nicht nur Vorteile, sondern ist unerlässlich.

Wer beispielsweise Predictive Mainte-nance anbietet, der muss seine Stammdaten schon so im Griff haben, dass er das Objekt auch findet, das gerade Wartungsbedarf meldet. Weitere Vorteile sieht KPMG bei der Hebung von Automatisierungspotenzialen, wenn man weiß, was man aus den Stammdaten ableiten kann, und in einer verbesserten Reputation durch reibungslose Lieferungen, weniger Reklamationen und eine korrekte Kundenansprache.

Fazit

Stammdatenmanagement ist kein Selbstzweck, sondern hat vielmehr mittelbaren und unmittelbaren Einfluss auf den Wert des Unternehmens und kann zu einem wettbewerbsdifferenzierenden Faktor werden. Dies gilt insbesondere bei neuen oder modifizierten Geschäftsmodellen, wie etwa bei der Anreicherung traditioneller Geschäftsmodelle um servicefokussierte Geschäftsbereiche.

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Über den Autor

Andreas Stock zetVisions

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Jan Richter KPMG

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