Coverstory 21-07 MAG 21-07

Implementierung mit exakten Zeit- und Budgetplänen

[shutterstock: 615171386 Christina Moraes]
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Geschrieben von E-3 Magazin, Workday, Inc.

Ein wesentliches Kriterium bei der Entscheidung für oder gegen einen Software-Anbieter ist, ob die Einführung und Bereitstellung termingerecht, im vereinbarten Budgetrahmen und mit wenig Risiko erfolgen können. Diese Anforderungen stehen besonders bei mittelständischen Unternehmen im Fokus.

Der Einsatz neuer Technologie, die sich auf das eigene Kerngeschäft auswirken und gleichzeitig das Denken und die Arbeitsweise im Unternehmen grundlegend verändern können, braucht sorgfältige Recherche und Evaluierung, um einen innovativen Anbieter zu finden, der derzeitige und zukünftige Geschäftsanforderungen erfüllt und eine Deployment-Methode mit kontinuierlichem Kundensupport, Schulungen sowie regelmäßigen Updates bieten kann.

Eine neue Cloud-Technologie kann die Arbeitsweise der Mitarbeiter in der Aufbau- und Ablauforganisation grundlegend verändern. Nachdem die Wahl auf einen Anbieter und einen Implementierungspartner gefallen ist und die externen Ressourcen geklärt sind, gilt es interne Teams zusammenzustellen.

Funktionale und technische Experten unterstützen das Deployment mit ihren Sachkenntnissen, während „Internal Champions“ die Akzeptanz bei den Mitarbeitern fördern, indem sie die Vorteile kommunizieren.

Der Executive Sponsor sichert die Unterstützung dieses Change-Management-Projekts durch das Führungsteam, entwickelt den Eskalationspfad und hält die Unternehmensleitung auf dem Laufenden.

Am Anfang steht demnach ein ausführlicher Analyseprozess durch Workday oder einen Partner, um Einblicke in die Anforderungen und vorhandenen Daten und Systeme zu gewinnen. Kunden erhalten einen vorkonfigurierten Mandanten, der auf den Erkenntnissen aus dem Analyseprozess und auf Best Practices basiert, was die Planung beschleunigt und kostspielige Annahmen vermeidet.

Die Kundendaten werden im Vorfeld in den Mandanten geladen und stehen in Echtzeit zur Verfügung. Im Anschluss können die vorkonfigurierten Prototypen erweitert und verfeinert, und so optimal an die Kundenanforderungen angepasst werden.

Prozessdesign und Daten

Workday und der Deployment-Partner unterstützen beim Prozessdesign und der Datenaufbereitung für die neue Lösung: Eine gründliche Bestandsaufnahme und Konsolidierung zahlen sich aus. Zuerst sollten jene Daten ermittelt werden, die bei der Migration höchste Priorität haben. Projekt-umfang sowie Zeit- und Budgetrahmen sollte man stets im Blick haben, denn Überschreitungen bei einem Punkt wirken sich immer auf alle Faktoren aus.

Neue Technologie bieten die Möglichkeit, interne Prozesse neu zu bewerten und zu überarbeiten, bedingen aber eine Prüfung der unternehmensweiten Auswirkungen. Das Ziel sollte sein, die Datenkonsistenz zu verbessern und gleichzeitig zu vereinheitlichen und vereinfachen, ohne dass Workflows grundlegend geändert werden müssen. Idealerweise werden die internen Prozesse an die neuen Technologie angepasst, während Sie neue Funktionen und Leistungsmerkmale schrittweise einführen.

Mit dem sorgfältig selektiertem Partner-Netzwerk stellt Workday eine erfolgreiche Einführung sicher. Aktuell werden über 75 Prozent der Einführungen von den Consulting-Partnern betreut.

Dazu zählen gleichermaßen kleine, regionale Unternehmen wie auch große, global agierende Systemintegratoren und externe Prozess-Outsourcing-Anbieter. Aufgrund dieser großen Bandbreite kann Workday jedem Kunden genau die Unterstützung bieten, die er benötigt. Jeder Partner Consultant durchläuft ein strenges Zertifizierungsverfahren.

Wie bei jedem Change-Projekt sorgen IT-Implementierungen und die Verlagerung in die Cloud in der Regel für Unruhe in Unternehmen und benötigen daher zum einen viel Erklärung und Training entsprechend der jeweiligen Unternehmenskultur.

Zusätzlich müssen komplexe Themen und veränderte Arbeitsweisen in einer für alle verständlichen Sprache kommuniziert und Techniken und Tools erklärbar gemacht werden. Reine Informationsvermittlung reicht oft nicht aus, eine Kommunikations-strategie und aktive und dialogorientierte Kommunikation und internes Marketing helfen bei der Umstellung und erhöhen entscheidend die Akzeptanz und Zufriedenheit aller Anwender.

Dynamisches Go-live

Das Go-live ist nur der Anfang eines Umstellungsprozesses. Entscheidend ist es, eine Dynamik aufrechtzuerhalten, die die sukzessive Einführung von neuen Funktionen und Funktionsbereichen erleichtert, um sie den sich wechselnden geschäftlichen Anforderungen rasch anzupassen.

Workday und Partner stellen zudem einen Customer Success Manager zur Seite, der mit Business Reviews, Schulungsempfehlungen sowie bei Supportbedarf unterstützt, um das Know-how in Bezug auf die Lösung zu verbessern und die Abhängigkeit von externen Ressourcen zu reduzieren.

Ein Go-live mit Workday bedeutet: Vorkonfigurierte Standardpakete aus vergangenen Deployments ermöglichen eine rasche und risikoarme Einführung innerhalb von vier bis sechs Monaten. Naturgemäß keine versteckten Zusatzkosten und Budgetüberschreitungen und kontinuierlicher Mehrwert und ROI durch umfassende Weiterbildungs- und Enablement-Lösungen.

Im Rahmen der standardisierten Accelerated-Deployment-Methode bietet Workday über 270 vorkonfigurierte Geschäftsprozesse, die als Ausgangspunkt für eine individuelle Einführung genutzt werden können. Durch iteratives Prototyping haben Kunden die Möglichkeit, diese Prozesse für ihre konkreten Anforderungen zu optimieren.

Dieser Ansatz ermöglicht eine für alle Kunden einheitliche Einführung und erleichtert die Kommunikation innerhalb des Netzwerks. Die Vorteile dieser Methode sind eine schnellere Amortisierung, eine bessere Abstimmung auf die individuellen Besonderheiten von Unternehmen und eine kontinuierliche Wertschöpfung nach dem Go-live.

Die Framework-for-Success-Serie ist Bestandteil des Abonnements. Es handelt sich dabei um eine Reihe von Onlineangeboten, mit denen sich Kunden auf die produktive Nutzung vorbereiten können.

Um den bestmöglichen Nutzen aus der Lösung zu gewinnen, erhalten Kunden in der Vorbereitungsphase Informationen zur Administration, wie zum Beispiel über die erforderlichen Schlüsselrollen, und Vorschläge zur Gestaltung einer Supportorganisation. Unter dem Thema Updates wird Schritt für Schritt beschrieben, was zu tun ist, wenn Workday seine Anwendungssuite aktualisiert.

Das Premiumservice Delivery Assurance für den Go-live ist ein Rundum-sorglos-Paket, mit diesem können Kunden ihre Konfigurationen und Integrationen bereits in den verschiedenen Implementierungsphasen von Produktexperten aus dem Netzwerk bewerten lassen.

Project Plan Review

Eine erfolgreiche Implementierung wird über folgende Schritte gesichert: Im Project Plan Review wird der Projektplan im Hinblick auf wichtige Aufgaben und Meilensteine überprüft, um die rasche Einführung gemäß der Accelerated-Deployment-Methode sicherzustellen. In einem weiteren Modul wird das Prozessdesign bereits ganz zu Beginn des Projekts überprüft. Dadurch soll sichergestellt werden, dass bereits vorhandene Best Practices für die anschließende Konfiguration berücksichtigt werden.

Sobald das erste Design sowie die entsprechende Konfiguration als Prototyp erstellt sind, werden diese evaluiert. Dies erfolgt vor dem ersten Systemtest, um eventuell später auftretende Probleme bereits frühzeitig zu erkennen.

Im Integration Build Review werden die Programmierung und die Systemkonfiguration in allen Einzelheiten unter die Lupe genommen. Schließlich werden vor dem Produktions-start Design und Konfiguration ein letztes Mal geprüft.

Das Wissensmanagement sorgt für optimal geschulte Anwender. Auch nach der Einführung bietet Workday einen umfassenden Service: eine große Auswahl an Schulungsmöglichkeiten – angepasst in Methode und Inhalt an die jeweilige Zielgruppe. Das Adoption-Toolkit ermöglicht Angestellten und Führungskräften eine schnelle und einfache Einarbeitung. Zu den Toolkits gehören ein Moderatoren-Leitfaden, Guides, FAQs sowie Demovideos.

In Präsenz-Trainings werden Kernprojektteams und Administratoren zur Konfiguration und Nutzung geschult. Technische Teams, Power-User und Administratoren erhalten in Virtual Classrooms Kenntnisse über die Einrichtung und Verwaltung von Sicherheitsmechanismen, die Definition von Geschäftsprozessen sowie die Nutzung der Reporting- und Integrationslösungen.

Im On-Demand-Unterricht werden aktuelle und neue Mitarbeiter nach Bedarf mit den Prozessen vertraut gemacht, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

Schnelles Deployment in 45 Ländern

Workday-Bestandskunde Puma: „Das weltweite Deployment war in sieben Monaten erledigt.“ Im Dezember 2017 entschied sich Sportartikelhersteller Puma für Workday Human Capital Management, Recruiting, Talent, Performance, Compensation und Learning in 45 Ländern.

Darüber hinaus führte Puma das Workday Payroll und Absence Management in 30 Ländern sowie Workday Time Tracking in zwölf Ländern ein.

„Das Projekt wurde von vier speziell dafür abgestellten Mitarbeitern geleitet. Zusätzlich arbeiteten vier regionale Teilzeitkräfte an dem Projekt, wobei sie die wechselseitige Kommunikation mit den Märkten unterstützten, um die verschiedenen Stakeholder in Bezug auf das Deployment auf dem Laufenden zu halten“, erklärt Dietmar Knoess, Global Director Human Resources and Central Services bei Puma.

Nach etwas mehr als einem Jahr verzeichnet das Unternehmen bereits die ersten positiven Ergebnisse des Workday-Deployments. Puma ist es gelungen, die Anzahl der Schnittstellen zwischen HR- und externen Lösungen zu verringern, während das Vertrauen in die Verfügbarkeit und Performance der Lösung aufgrund der Bereitstellung über die Cloud unternehmensweit erhöht werden konnte.

Dietmar Knoess betont zudem, dass Führungskräfte überall und jederzeit auf Echtzeitdaten zugreifen können. Auch stehen Mitarbeitern und Managern verbesserte Selfservice-Funktionen zur Verfügung, während alle Mitarbeiter uneingeschränkte Einblicke in ihre Personaldaten erhalten.

Das Deployment war in sieben Monaten erledigt. Mit Workday ist Puma für den Weg in die Zukunft gerüstet.“ Dietmar Knoess ist begeistert: „Workday erleichtert ein einheitliches Vorgehen und hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verändert.“ „Die Lösung macht das Leben unserer Mitarbeiter und Führungskräfte leichter.“


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Information und Bildungsarbeit von und für die SAP-Community.

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