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4. Oktober 2015

HR Out of the Box

Auch immer mehr Mittelständler geben ihre HR-Prozesse oder Teile davon in die Cloud. Umfragen zeigen, dass die Cloud-Nutzung für viele selbstverständlich geworden ist. Weitere Unternehmen setzen sich aktiv mit der Thematik auseinander.
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Entscheidungsträger wenden sich heute entspannt den Vorteilen zu, Software für personalwirtschaftliche Prozesse über das Modell Software as a Service (SaaS) zu nutzen.

Bei einem Umstieg auf das SaaS-Modell ergeben sich Möglichkeiten der Konsolidierung und Vereinfachung personalwirtschaftlicher Abläufe bei vorhersehbaren Kosten.

Der Umstieg auf das Cloud-Modell im HR-Bereich entspricht nicht der Strategie und Vorgehensweise jedes Unternehmens. Im Rahmen unserer Implementierungsprojekte beobachten wir aber vermehrt, dass auch gerade mittelständische Unternehmen SuccessFactors Employee Central als das führende HR-System wählen, um ihre multinationalen Operationen in einem System zu konsolidieren.

Oftmals kommen die Unternehmen aus einer heterogenen Systemlandschaft, bedingt durch den Zukauf weiterer Unternehmen und Niederlassungen im Ausland.

Je nach Größe der hinzukommenden Standorte bringen diese ihre eigenen HR-Systeme und Prozesse mit. Wenn Unternehmen auch noch länderübergreifende Personalverantwortlichkeiten etablieren oder Auslandsentsendungen für die Mitarbeiteraus- bzw. -weiterbildung in den neu geschaffenen Bereichen nutzen wollen, sind heterogene Systemlandschaften störend, die Suche nach einer länderüberspannenden Lösung beginnt.

SuccessFactors Employee Central kann hier die richtige Antwort sein. Personaladministrative Prozesse können entlang eines globalen Standards aufgestellt werden, inklusive der Verwaltung entsendeter Mitarbeiter.

Für die erfolgreiche Implementierung von SuccessFactors Employee Central sollten unserer Erfahrung nach folgende Aspekte zwingend berücksichtigt werden: 1. Klarheit und Kontrolle über strategische Zielsetzungen, 2. ein Global-Template-basierter Ansatz, 3. detaillierte Funktionsanalyse und -umsetzungsplanung, 4. Design durchgängiger Prozesse.

Strategische Ziele

Oftmals beginnt das Dilemma damit, dass „irgendwo“ in der Organisation entschieden wurde, SuccessFactors einzusetzen, oder SuccessFactors ist bereits im Einsatz, beispielsweise im Rahmen der Talentprozesse.

SuccessFactors Employee Central soll dann im gesamten Unternehmen eingesetzt werden. Dabei wird oft vergessen, strategische Zielsetzungen zu formulieren oder, wenn sie festgelegt sind, diese auf ihre Umsetzbarkeit hin zu überprüfen und während der Umsetzung zu kontrollieren, ob die Umsetzung die gewünschten Ergebnisse noch bringen kann.

Unternehmen, die das plakative Argument aufgreifen, mit SuccessFactors eine zeitgemäße Unterstützung ihrer HR-Prozesse „Out of the Box“ umsetzen zu können, liegen zwar einerseits mit ihrer Einschätzung richtig, andererseits bewahrheitet sich dieses Argument nur für die Teile, die dann tatsächlich aus der SuccessFactors HCM Suite eingesetzt werden.

Was aber passiert mit den lokalen Prozessen, was ist, wenn sich Funktionen nicht flächendeckend einsetzen lassen und mit anderen zu ergänzen? Was heißt dann zeitgemäß in einer Gesamtbetrachtung?

Unternehmen sollten unserer Empfehlung nach von Anfang an ihre strategischen Ziele klar festlegen, durchaus unter Berücksichtigung der vermarkteten Schlagworte, jedoch diese ehrlich für sich bewerten und am besten eigene strategische Zielsetzungen festlegen.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass diese Ehrlichkeit allen Beteiligten ein klares Bild davon vermittelt, was abgestimmt auf die Unternehmensbelange erreicht werden kann. Das setzt den Grundstein für ein ­erfolgreiches Implementierungsprojekt.

Des Weiteren empfehlen wir, dass HR und IT Hand in Hand arbeiten; Simplifizierung etwa hat Auswirkungen auf die Prozessgestaltung und betrifft die Gestaltung von Systemlandschaften. Synergien, die erkannt und genutzt werden sollten.

Global-Templatebasierter Ansatz

Wenn Unternehmen aus Gründen der länderübergreifenden Harmonisierung und Simplifizierung die Implementierung von SuccessFactors Employee Central anstreben, empfiehlt sich einerseits der Ansatz, mit einem Piloten, beispielsweise einem Land, zu beginnen.

Jedoch sollte hier bereits ein globales Template genutzt werden. Das setzt die Grundlagen v. a. technisch dafür, welche Objekte und Daten gemeinsam und welche länderspezifisch genutzt werden.

Fehlt dies am Anfang, stößt man bei der Implementierung weiterer Länderversionen auf Probleme, Auswahllisten (Pick Lists), die nur in einzelnen Ländern zu verwenden sind, fehlt gegebenenfalls der Länderschlüssel.

Schlüsselkonzepte und Funktionselemente müssen von Anfang an feststehen; später lassen sie sich nur mühselig nachträglich implementieren und auseinandersteuern, welche Funktionen in welchem Teil der Organisation zum Einsatz kommen.

Analyse und Umsetzungsplanung

Wo ohne Detailanalyse der SuccessFactors-Funktionen davon ausgegangen wird, Funktionen seien übergreifend einzusetzen, kann dies im Abgleich mit den tatsächlichen Kundenanforderungen zu bösen Überraschungen führen.

Umgekehrt eröffnet die Detailanalyse der Funktionen oft neue Möglichkeiten. Unternehmen standen in der Vergangenheit etwa den Zeitwirtschaftsfunktionen in SuccessFactors Employee Central skeptisch gegenüber, da sie zu unausgereift schienen oder ihnen per se das Argument anhaftete, den umfangreichen Anforderungen deutscher Unternehmen nicht zu entsprechen.

Zum jetzigen Zeitpunkt steht innerhalb der Lösung noch keine umfängliche Positivzeitwirtschaft zur Verfügung. Doch für einige von uns beratene Unternehmen bedeutet das kein Ausschluss des Einsatzes der zeitwirtschaftlichen Funktionen.

Eine Analyse und Verprobung mit den kundeneigenen Anforderungen lohnt sich in den meisten Fällen. Manche Unternehmen entschieden sich, für die Mehrheit von Mitarbeitern das Abwesenheitsmanagement über SuccessFactors zu nutzen.

Die Roadmap hinsichtlich Positivzeitwirtschaft ist vielversprechend, und ohnehin ist man gefordert, die Entwicklung der Funktionen stetig zu verfolgen.

Design durchgängiger Prozesse

Gerade die gezielte Auswahl von SuccessFactors-Funktionen macht es erforderlich, zum einen komplette Systemlandschaften zu bewerten und zu gestalten und zum anderen HR-Prozesse ganzheitlich zu betrachten.

Dies sollte am besten entlang von Use Cases erfolgen, die unbedingt zu priorisieren sind. Dies hilft der Umsetzungsplanung. Unterschätzt werden sehr oft die Implikationen auf die Integration, d. h. auf den systemübergreifenden Datenaustausch oder auf die Navigation.

Die Herausforderungen, die sich aus dem Schnitt der Funktionen ergeben können, sollte man im Vorhinein kennen und Antworten auf die Machbarkeit erarbeiten.

Wenn z. B. das Planstellenmanagement über SuccessFactors genutzt werden soll, stellen sich ggf. Fragen hinsichtlich der Integration ins Organisationsmanagement. Wird diese benötigt, um innerhalb der SAP-ERP-Systemlandschaft weitere Prozesse zu versorgen? Wer muss in die Definition eingebunden werden?

Ebenso macht es innerhalb der HR-Prozesswelt einen eklatanten Unterscheid, ob das Planstellenmanagement gleich zu Beginn oder zu einem späteren Zeitpunkt Teil des Implementierungsprojekts ist.

Werden dem Mitarbeiter die Planstellen aus SuccessFactors zugeordnet oder werden noch die aus einem zentralen Organisationsmanagement etwa herangezogen?

In Konstellationen, bei denen Successfactors Employee Central und die SAP-Entgeltabrechnung integriert werden, müssen sich Unternehmen ohne den Einsatz des Planstellenmanagements Gedanken darüber machen, ob man ein Planstellenfeld, das die Planstellen aus SAP repräsentiert, in SuccessFactors nutzt, um die Einstellungsmaßnahme in SAP erfolgreich durchzuführen oder ob man im SAP-System auf die Integration mit dem Organisationsmanagement verzichten kann.

Fazit: Die Implementierung von SuccessFactors Employee Central sollte mit globalem Umfang und strategisch angegangen werden. Lokalen Anforderungen sowie dem durchgängigen Prozessdesign muss ebenfalls genügend Projektzeit eingeräumt werden.

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