MAG 1507 Management

Elektronische Rechnungen ohne Hemmschwelle

2015

Mehr als 15.000 Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen in über 20 Sprachen monatlich werden bei Ifco Systems erzeugt, versendet und archiviert. Das Logistikunternehmen hatte sich entschieden, künftig vorwiegend elektronische Rechnungen zentral zu erzeugen und zu versenden. Dabei kommt eine Accounts-Receivable-Lösung im Cloud-Modell zum Einsatz.

Ifco Systems betreibt einen weltweiten Pool von über 200 Millionen wiederverwendbaren Mehrwegbehältern, die vorwiegend zum Transport von Frischwaren vom Produzenten zum Lebensmitteleinzelhandel verwendet werden.

An mehr als 50 Standorten in 34 Ländern erwirtschafteten rund 1200 Mitarbeiter 895,8 Millionen Dollar Umsatz im Jahr 2014. Ifco betreut mehr als 150 Lebensmitteleinzelhändler sowie rund 9200 Produzenten weltweit.

Das Unternehmen ist somit der weltweit führende Anbieter von wiederverwendbaren Verpackungslösungen.

T-Systems

Anforderungen

Ziel für Ifco war es, den aufwändigen und kostenintensiven Druck und Versand von Papierrechnungen in den Landesgesellschaften zu reduzieren und künftig vorwiegend elektronische Rechnungen möglichst zentral zu erzeugen und zu versenden.

Da einige Länder nach wie vor Si­gnaturen vorschreiben und der Rechnungsdruck, wo nötig, ausgelagert werden sollte, entschied man sich, die Accounts-Receivable-Lösung von Esker einzusetzen, die keine eigene In­frastruktur und keinen eigenen Betrieb erfordert, weil sie im Cloud-Modell durch den Dienstleister betrieben wird.

Außerdem sollte eine Schnittstelle zum SAP-System vorhanden sein, um den reibungslosen Austausch zwischen SAP und der Esker-Anwendung sicherzustellen.

Die Lösung

Mit der Accounts-Receivable-Lösung ist es möglich, Rechnungen je nach Anforderungen des Rechnungsempfängers zu erzeugen und zu versenden: elektronisch – mit oder ohne Signatur –, in Papierform durch weltweit verteilte Druckcenter oder durch Hinterlegung in einem Rechnungsportal, auf das die Kunden von Ifco Zugriff haben.

Dazu werden die Rechnungen im SAP-System des Logistikunternehmens erzeugt, an die on-Demand-Plattform übertragen und dort automatisiert weiterverarbeitet.

Die Kunden können im Portal der Plattform die Präferenz festlegen, in welchem Format und auf welchem Weg sie ihre Rechnungen erhalten wollen.

Fünf Wochen nach dem Start des Projekts durch ein gemeinsames Treffen bei Ifco in Pullach startete die Go-Live-Phase I mit der erfolgreichen Umsetzung in Spanien, Frankreich, Portugal und Großbritannien.

Sechs Monate später konnten weitere zehn europäische Landesgesellschaften – darunter Deutschland, Belgien, die Niederlande und die Schweiz – ihre Rechnungen on demand versenden und archivieren. Mittlerweile sind auch die USA in die Nutzung der Lösung eingebunden.

Die Umsetzung

Die Umsetzung des Projekts erfolgte direkt im Headquarter in Pullach. Ifco Systems sollte den gesamten Rechnungsstellungsprozess verantwortlich übernehmen und innerhalb von drei Monaten die Rechnungen für verschiedene Landesgesellschaften erstellen und an die On-Demand-Plattform zum Versand und zur Archivierung über­geben.

Ausblick: Kontinuierlich verbessern

Das Billing für mehr als 20 Länder sollte problemlos funktionieren, so die Anforderung. Unabhängig von der Sprache sollten die elektronischen Rechnungen gemäß den jeweiligen landesspezifischen rechtlichen Vorgaben rechtskonform erzeugt, verschickt und archiviert werden können.

Hier setzt die Cloud-Lösung mit ihrer modularen On-Demand-Plattform an. Die Lösung interpretiert zunächst, von welcher Landesgesellschaft die Rechnung kommt (Land, Sprache) und in welches Land die Rechnung verschickt werden soll.

Dazu wird von Ifco eine Rechnung als PDF-Dokument über einen E-Mail-Server zu der On-Demand-Plattform gesandt und mittels Capturing-Technologie analysiert.

Anhand einer vierstelligen im SAP codierten Identifikationsnummer ist der Absender eindeutig bestimmt. So wird festgestellt, aus welchem Land die Rechnung stammt und in welches Land sie gesandt werden muss.

Dieses Verfahren stellt sicher, dass die Rechnung beispielsweise eine Signatur erhält – falls vorgeschrieben – und dass die richtige Sprache für die Begleit-Mail an den Empfänger automatisch gewählt wird.

Web-Portal macht Billing transparent

Einen weiteren Vorteil bietet die Lösung durch ihr komfortables Web-Portal. Via sicherer Internet-Verbindung können berechtigte Mitarbeiter sowohl des sendenden als auch des empfangenden Unternehmens die Rechnungen jederzeit nachverfolgen bzw. am Bildschirm aufrufen.

Zudem bietet Ifco seinen Kunden, den Rechnungsempfängern, mit der Lösung den Service der elektronischen Archivierung ihrer Rechnungen über die rechtlich verlangten Aufbewahrungszeiten (in Europa meistens elf Jahre).

Mit dem Web-Portal haben sie jederzeit die Möglichkeit, nach bestimmten Suchkriterien ihre Rechnungen abzurufen. Damit fällt auch für den Kunden eine weitere Hemmschwelle für die Akzeptanz elektronischer Rechnungen weg.

Denn er hat jederzeit die Kontrolle über seine Rechnungen, ohne durch eine eigene aufwändige elektronische Archivierung Mehrarbeit zu haben.

Welcome-Mail

Außerdem erleichtert das Web-Portal den Umstieg auf den Erhalt elektronischer Rechnungen. Jeder Rechnungsempfänger erhält zu Beginn der Geschäftsbeziehungen eine Bestätigungsmail mit allen Zugangsdaten.

Diese sogenannte Welcome-Mail ersetzt den sonst üblichen komplizierten Prozess der jeweiligen individuellen Einverständniserklärung zur elektronischen Rechnungsversendung.

Durch einen von den Kunden so akzeptierten E-Billing-Prozess wird es für Ifco möglich, das Volumen elektronischer Rechnungen weiter zu erhöhen und so nicht nur Kosten zu sparen, sondern weiter die Durchlaufzeiten bis zur Bezahlung zu optimieren.

Über den Autor

Dr. Rafael Arto-Haumacher, Esker

Dr. Rafael Arto-Haumacher ist Leiter der deutschen Niederlassung von Esker

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