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E-Invoicing wird zum neuen Standard

Bildquelle: stocksy.com
Geschrieben von Dina Haack, xSuite Group

Wer noch Rechnungen als PDF per E-Mail verschickt, kann sich davon bald schon wieder verabschieden: Denn dem E-Invoicing gehört die Zukunft – und dazu gehört das PDF-Format eben nicht.

Im B2B-Umfeld existiert eine E-Rechnungspflicht bereits in einigen europäischen Ländern. In Deutschland wird sie derzeit diskutiert und zumindest im B2G-Sektor (Business-to-Government) ist sie bereits zum Teil verpflichtend geworden. Dass nun auch die Geschäftswelt folgen wird, davon ist auszugehen. Vor allem Unternehmen, die internationale Handelsbeziehungen führen, kommen an dem Thema kaum noch vorbei.

Was bedeutet E-Invoicing überhaupt? Es bedeutet, dass für Rechnungen ein maschinenlesbares Format gewählt wird, sodass auf beiden Seiten (Käufer oder Lieferant) eine vollständige Automatisierung möglich wird. Das Dokument muss in einem strukturierten Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen werden – und zwar so, dass der Empfänger in der Lage ist, es automatisch und elektronisch zu verarbeiten. Um E-Rechnungen im ERP-System zu erstellen und über einen der möglichen Übertragungswege zu versenden, gibt es entsprechende Softwarelösungen.

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E-Invoicing kürzt Durchlaufzeiten auf Empfängerseite um 50-60 Prozent

Auf der Empfängerseite wiederum nehmen Softwaresysteme die elektronischen Rechnungen an, bearbeiten und integrieren sie in die eigenen Bestell-, Buchhaltungs- und Abwicklungssysteme. Unternehmen, die einen solchen elektronischen und automatisierten Rechnungsbearbeitungsprozess installiert haben, berichten von 50 bis 60 Prozent kürzeren Durchlaufzeiten. Zu beobachten sind ferner eine deutlich erhöhte Transparenz (Vorteil bei Monats- und Jahresabschlüssen) und bessere Skontoausnutzung. Als auf Rechnungsbearbeitung spezialisierter Softwarehersteller unterstützt die xSuite Group ihre Kunden daher auch insbesondere beim E-Invoicing. Ihre Lösung „Interface E-Invoice“ holt eingehende XML-Rechnungen beliebiger Formate ab, liest deren Inhalte aus und übergibt die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder in SAP. Digitale Workflows, wie sie die xSuite Group entwickelt hat, übernehmen die anschließende Verarbeitung der Rechnung

Basis für die digitale Transformation

In der Vergangenheit war entlang des Rechnungsverarbeitungsprozesses viel manuelle Arbeit erforderlich. Wenn nun digitale Workflow-Lösungen langwierige und fehleranfällige Aufgaben übernehmen, profitieren Unternehmen über die Grenzen ihrer Buchhaltung hinaus. Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ist damit der nächste Schritt für Unternehmen, um ihr Potenzial der Digitalisierung und Automatisierung voll auszuschöpfen. Sie ist die Basis für die digitale Transformation – die ohne Digitalisierung nicht funktioniert.

Verteiltes Arbeiten, wie es in den vergangenen zwei Jahren notwendig geworden ist, funktioniert nur dann ebenso gut wie im Präsenzbetrieb, wenn Geschäftsunterlagen losgelöst vom Papier nur noch digital erzeugt, weitergeleitet und abgelegt werden. Am Beispiel von Rechnungen zeigt sich das besonders deutlich, stellen diese doch eine sehr häufige Dokumentenart in Unternehmen dar. Je höher also der Grad der E-Rechnung, desto besser ist es um die Digitalisierung bestellt – und damit um die digitale Transformation.

Ein weiterer Treiber für die Einführung von E-Invoicing-Verfahren ist die Notwendigkeit zur Einhaltung immer neuer regulatorischer und gesetzlicher Vorschriften. Umsatzsteuer- oder Waren- und Dienstleistungssteuerprogramme gibt es inzwischen weltweit. Diese Steuerart hat sich schnell zur wichtigsten Transaktionssteuer der Welt entwickelt. Gleichzeitig stellt sie allerdings auch eine Quelle für Steuerbetrug dar. Denn Unternehmen, die ihr gesamtes Transaktionsvolumen nicht ordnungsgemäß deklarieren, vermeiden es, (einen Teil ihrer) Steuern zu zahlen, was letztlich zu einer wachsenden Umsatzsteuerlücke führt.

Die verpflichtende E-Rechnung, die als Bestandteil eines digitalen Meldesystems in Deutschland gerade heiß diskutiert wird, kann dem entgegenwirken.

Format und Übertragungswege

Als das weltweite Standardformat für elektronische Rechnungen hat sich XML durchgesetzt,  dazu zählen beispielsweise XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS Billing 3.0, Factur-X und InvoiceNow. Präferierter Übertragungsweg sind Onlineportale  – idealerweise basierend auf dem internationalen Versandweg Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL). Über das PEPPOL-Netzwerk können angeschlossene Organisationen geschäftliche Dokumente sicher austauschen und elektronische Rechnungen an Unternehmen und Behörden schicken. PEPPOL ist vergleichbar einem Einschreiben mit Rückschein; nach Einschätzung der Fachwelt wird es sich als Versandweg der Zukunft etablieren und ist mittlerweile auch über EU-Grenzen hinaus weltweit im Einsatz.  

Mehr Informationen zum Thema E-Invoicing gibt es hier

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Über den Autor

Dina Haack, xSuite Group

Dina Haack ist seit mehr als zehn Jahren in der B2B-Softwarebranche zu Hause. Bei der weltweit tätigen xSuite Group aus Ahrensburg verantwortet sie das Marketing. Thematisch befasst sie sich im Schwerpunkt mit SAP-integrierten Geschäftsprozessen sowie den zukunftsweisenden E-Rechnungen. Den Weg in die Cloud hat sie dabei schon längst gefunden. Seit Februar 2022 ist Dina Haack Vorsitzende des Bitkom-Arbeitskreises Digital Office Services & Cloud.

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