Lizenz-Kolumne MAG 21-04

Digital Access: Jetzt wird es ernst

Lizenzen
Geschrieben von Myria Schumacher

Im SAP-Help-Portal ist bereits im Februar letzten Jahres offiziell verkündet worden, dass in der Vermessung ab 2020 den Digital-Access-Dokumenten besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden soll:
Hypercare-Audits starten jetzt!

Nun, in diesem Fall ist „Caring“ gar nicht so gut: In ihrem aktuellen Anschreiben zur Vermessung an ihre Kunden weist SAP darauf hin, dass die indirekte Nutzung in den Fokus der Systemvermessung gerät: „Die Vermessung umfasst alle Abap-basierten Produktiv- und Entwicklungssysteme, die im beigefügten SAP-Vermessungsplan aufgeführt sind.

Abhängig von Ihren lizenzierten SAP-Produkten und Metriken können weitere Daten angefordert werden. Sollte es während der Prüfung der übermittelten Vermessungsergebnisse Hinweise auf ein mögliches Szenario der indirekten Nutzung geben, wird sich SAP gegebenenfalls mit Ihnen in Verbindung setzen, um den Sachverhalt zu klären.“ Nun, in Verbindung mit Kunden setzen wird sich dann das Global-License-and-Audit-Team (GLAC), wenn auch nur ein Activity-Check anschlägt.

Was nun?

Wenn infolge eines Audits tatsächlich indirekte Nutzung nachgewiesen wird, könnte SAP gemäß AGB eine Nachlizenzierung zu Listenpreisen verlangen. Selbst aktuelle Sonderrabatte nach dem Digital Access Adoption Model (mit immerhin bis zu 90 Prozent Preisnachlass) sind dann schwer durchzusetzen.

Ihre Verhandlungsposition wäre in dieser Situation mehr als schwach. Einmal auf Digital Access umgestellt, gibt es außerdem kein Zurück mehr. Haben Sie sich einmal für das dokumentbasierte Lizenzmodell entschieden (oder entscheiden müssen), gibt es keine Möglichkeit, auf andere Optionen der Lizenzierung der SAP-Nutzung zurückzugehen.

Das Digital Access Licensing Model wurde demnach nicht als kundenfreundliche Lösung für den indirekten Zugriff entwickelt, sondern vielmehr zur Monetarisierung der digitalen Transformation. Für SAP wurde es immer schwieriger, Lizenzgebühren für indirekten Zugriff zu rechtfertigen.

Wir wissen das, da wir an zahlreichen erfolgreichen ­Audit-Defenses für indirekten Zugriff mitgearbeitet haben. Klar war, dass durch aufkommende intelligente Technologien wie RPA, KI und IoT die Nutzung von SAP zunehmend von angebundenen Systemen und nicht von Named-Usern kommen würde. Aus praktischer Erfahrung auf Kundenseite können wir nur bestätigen, dass durch Digital Access bestehende konforme Szenarien plötzlich kostenpflichtig werden.

Auf der anderen Seite haben wir genauso Fälle erlebt, in denen Digital Access für den Kunden die günstigere Alternative war. In unseren Digital-Access-Analysen variierten die Ergebnisse von Fall zu Fall erheblich, ganz unabhängig von der Unternehmensgröße. Es ist daher entscheidend, dass Sie die Analyse richtig durchführen, um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu identifizieren. Das vermeidet böse Überraschungen. Und jetzt ist definitiv der richtige Zeitpunkt zum Handeln.

Neue Reports ohne Ankündigung

Bisher wurden bei der Zählung und Schätzung durch SAP auch die Folgedokumente berücksichtigt, die nicht verrechenbare Wiederholungen von bereits gezählten Dokumenten sind. Aber auf help.sap.com ist diese Einschränkung zu sehen: „Sie schließen Nachfolgebelege nicht automatisch aus der Schätzung aus. Dies muss manuell erfolgen, nachdem die Reports gelaufen sind.“

Heimlich, still und leise hat SAP ihre Estimation Notes und Reports geändert. Für S/4 Hana und ECC gibt es neue Versionen der Notes und neue Reports unter neuen Namen. Die alten Hinweise sind nun als veraltet eingestuft, da sie durch neue Ankündigungen ersetzt wurden.

Zumindest für Finance wurden hier einige der oben erwähnten Folgebelege ausgeschlossen, was die Anzahl der gezählten Dokumente im Finanzbereich im Schnitt um mehr als 60 Prozent senkt. Wir sind der Meinung, da geht noch mehr. Handeln müssen aber Sie selbst. Analysieren Sie selbst indirekte Nutzung und Digital Access, bevor SAP es tut.

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Myria Schumacher

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