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6. September 2022

Das aktuelle Projektmanagement für S/4 Hana

Der klassische Stellenwert des Projektmanagements für die S/4-Transformation wird derzeit falsch eingeschätzt. Sensible Faktoren, wie die Rahmenbedingungen und die Kommunikation, werden dabei zu wenig berücksichtigt.
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Alle IT-Abteilungen haben durch die Projekte viel Erfahrung gesammelt und Wissen im Projektmanagement entwickelt. Es gibt oft bewährte Standards von Prozessen und Checklisten aus der Vergangenheit, die eine erfolgreiche Umsetzung sicherstellen. Erst wenn Projekte aus dem Ruder zu laufen drohen, werden manche Fehler sichtbar. Ein wesentlicher Punkt ist schon vor der Durchführung des Projektmanagements zu beachten: alle abhängigen Entwicklungen zu berücksichtigen.

In den vergangenen Jahren waren wir es gewohnt, dass sich die Rahmenbedingungen kaum oder nur langsam geändert haben. Doch allein in den vergangenen zwei Jahren wurden wir eines Besseren belehrt. Nicht nur die Anzahl, sondern auch die Geschwindigkeit der Rahmenbedingungen hat massiv zugenommen, was direkte Auswirkungen auf das Projektmanagement hat. Dabei geht es derzeit vor allem um die unterbrochenen Lieferketten, fehlende Personalressourcen und die wirtschaftlichen Auswirkungen durch die Pandemie und den Krieg in der Ukraine.

Es gibt aber auch falsche Ansätze im Projektmanagement, die erhebliche Probleme mit sich bringen. Dazu hier ein Beispiel aus persönlicher Erfahrung in S/4-Projekten: Meistens wird das S/4-Projekt von der IT- oder SAP-Abteilung initiiert und im Programmmanagement als IT-Projekt aufgesetzt. Erst im Rahmen des Projektmanagements werden auch die Fachabteilungen formal eingebunden und zur Mitarbeit vorgesehen. Damit ist aber ein Scheitern schon vorprogrammiert, weil der Mehrwert im Business und nicht in der IT liegen sollte. Daher ist nach der Projektgenehmigung durch die Entscheidungsträger und vor der Festlegung des S/4-Projektmanagements ein entsprechendes Zeitfenster für Überzeugungsarbeit in den Fachabteilungen einzuplanen. Es müssen die Vorteile klar kommuniziert und die Änderungswünsche entsprechend berücksichtigt werden. Ohne motivierte Mitarbeit der Fachabteilungen werden die meisten S/4-Projektziele verfehlt und der Aufwand wird meist deutlich überschritten.

Im Projektmanagement hat sich die SAP-Activate-Methode gut bewährt, auch wenn es Verbesserungspotenzial gibt. Dabei würde ich empfehlen, alle großen Phasen einzeln auszuschreiben, um sicherzustellen, dass die Beratungsgesellschaften durch Hearings auch das notwendige Wissen für die betroffenen Phasen bereitstellen. Besonders viel Zeit sollte man für die Explore-Phase einplanen, um, wie schon ausgeführt, die Fachabteilungen entsprechend abzuholen und zu motivieren. Der größere Zeitaufwand in der Explore-Phase verkürzt dafür oft die Realize-Phase.

Auch die richtigen Projektmanagement-Methoden sind ausschlaggebend für ein erfolgreiches Projekt. Bei der S/4-Transformation werden sowohl die Wasserfall-Methode als auch die agile Methode (oder neuerdings die beiden Methoden als hybrider Ansatz) eingesetzt. Jeder Projektleiter hat seine „Steckenpferde“. Wichtig ist dabei, alle Methoden treffsicher einzusetzen und die Mitarbeiter entsprechend auszubilden.

Das Thema Projektmanagement kennt keine Grenzen, aber der Ausgang hängt noch immer vom Menschen ab. Die Profile und das Wissen des Projektleiters und -mitarbeiters sind nach wie vor ausschlaggebend. Ohne soziale Kompetenz, Durchsetzungsfähigkeit, Motivation und das Fachwissen können die entsprechenden S/4-Projekte nicht erfolgreich umgesetzt werden. Damit sind wir schon mitten in den aktuellen Schlagzeilen zu den mangelnden Personalressourcen. Die IT und SAP sind von diesen schon länger betroffen, aber durch die aktuellen Rahmenbedingungen sind es nun die meisten Branchen.

Die S/4-Transformation wurde schon durch die Pandemie stark beeinflusst, aber die aktuellen Rahmenbedingungen haben weitere Herausforderungen zur Folge. Nur qualifizierte Menschen, eingeplante Rahmenbedingungen und das richtige Projektmanagement führen gemeinsam zum Ziel.

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