Coverstory Edition 21-09 Manager Magazin Edition

Cloud, KI und Rise optimieren Prozesse

MatthiasLmueller

Die Herausforderung für nachhaltigen Erfolg – also Continuous Improvement – ist eine ganz andere Aufgabe als ein ERP-Releasewechsel, Datenbank-Upgrade oder ein Umzug in die Cloud. Die digitale Transformation ist der kontinuierliche Relaunch der Geschäftsprozesse. Es ist der Dominoeffekt. Eines ergibt das andere und der SAP-Bestandskunde sollte für diese Reise einen verlässlichen Partner an der Seite haben.

Mit Matthias Lemenkühler, CEO der xSuite Group, sprach E-3 Chefredakteur Peter Färbinger über die anstehenden Herausforderungen in der SAP-Community. „Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist eine stetige Entwicklung im Unternehmen“, erklärt Mat­thias Lemenkühler gleich zum Einstieg. „Gerade im Zeitalter schneller Technologiewechsel und -neuerungen ist ein solcher Prozess ständigen Optimierungen unterworfen. Genauso wichtig ist eine klare Zieldefinition, was mit der Digitalisierung erreicht werden soll. Die Wahl der Darreichungsform ist dabei zweitrangig. Natürlich können hierbei die Nutzung von Cloud-Services und S/4 Hana ideal unterstützen.

Viele SAP-Bestandskunden sind noch auf der Suche nach der richtigen Roadmap. SAP hat der Community mit der Adaptierung der ERP-Deadline auf 2027/2030 ein wenig Luft verschafft, aber im wirklichen Leben bleibt die Zeit nicht stehen. Wo finden sich Roadmaps, Blaupausen und Referenzen für die eigene Digitalisierung?

Im Einkauf zum Beispiel, wo Untersuchungen zufolge bereits zwei Drittel der deutschen Unternehmen dabei sind, ihre operativen Einkaufsprozesse nahezu komplett zu automatisieren“, erklärt CEO Lemenkühler und präzisiert: „Wenn wir als xSuite hier in Kundenprojekten nun obendrauf digitale Rechnungsprüfungs- und -freigabeprozesse implementieren, kommt man bereits zu durchgängigen Procure-to-Pay-Prozessen. Diese können dann durchaus als Blaupause für andere Fachbereiche herhalten.

In einem Top-down-Ansatz stellt sich die Frage, ob für die SAP-Community die anstehende Digitalisierung eine betriebswirtschaftliche, organisatorische, technische oder speziell im Fall von SAP eine lizenzrechtliche Herausforderung ist. Matthias Lemenkühler meint, dass die Digitalisierung von Unternehmensanwendungen immer mehr voranschreite, auch gerade mit cloudbasierten Lösungen. Diese forciert nicht nur die SAP.

Auch wir sehen die Cloud klar als Modell der Zukunft“, definiert der xSuite-CEO. Mit Cloud Computing werden sich immer mehr flexible, nutzungsabhängige Preismodelle durchsetzen, bei denen sich der Preis für die Softwarenutzung etwa nach der Anzahl verarbeiteter Dokumente bemisst und nicht danach, auf wie vielen Arbeitsplätzen sie installiert ist.

Lizenzrechtliche Fragestellungen sehe ich daher in der Zukunft weniger“, beschwichtigt Lemenkühler. „Wenn, dann ist die Digitalisierung, zumindest in Deutschland, eher noch eine kulturell-psychologische Herausforderung. Auch müssen Geschäftsprozesse teilweise neu gedacht werden, um die Vorteile der Digitalisierung voll nutzbar zu machen. Standardisierung ist hier nur ein Schlagwort.

SAP-Chef Christian Klein sagte dazu Anfang dieses Jahres: „Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse schnell anpassen können, gehören dabei zu den Gewinnern. SAP kann helfen, hier erfolgreich zu sein. Genau darum geht es bei Rise with SAP: Wir helfen Kunden, Geschäftsabläufe in der Cloud neu zu erschließen und damit dem Wettbewerb in ihrer Branche voraus zu sein.

Die Covid-19-Pandemie hat viele Versäumnisse offengelegt und viele IT-Projekte beschleunigt. Wo steht die Wirtschaft im deutschsprachigen Raum mit der Erreichung von digitalen Prozessen? Dass Deutschland bei der Digitalisierung keineswegs zu den weltweiten Vorreitern gehört, kann man jeden Tag in der Zeitung lesen, das muss auch Matthias Lemenkühler zur Kenntnis nehmen.

Natürlich wurde hier in den vergangenen anderthalb Jahren pandemiebedingt viel aufgeholt, aber das ist in anderen Ländern auch der Fall“, analysiert der CEO und er meint, dass die Umsetzungsstrategie „Digitalisierung gestalten“ der Bundesregierung uneingeschränkt zu begrüßen sei, nur müssten die dortigen Maßnahmen auch schnell und unbürokratisch in der Praxis umgesetzt werden.

Wenn man sich ansieht, wie zögerlich die Mittel des Digitalpakts Schule abgerufen werden, wenn man den mitunter irrlichternden Widerstand gegen 5G betrachtet, während zugleich in manchen strukturschwachen Gegenden Homeoffice wegen mangelnder Netzabdeckung gar nicht möglich ist, dann verwundert es nicht, dass Deutschland insgesamt noch nicht so weit ist, wie es sein könnte oder müsste“, beobachtet Lemenkühler.

Und auch das wichtige Thema des Datenschutzes sollte an mancher Stelle überdacht werden, um die Digitalisierung besser zu unterstützen. Es gilt hier Hilfestellung zu leisten und nicht IT-Projekte zu erschweren oder zu verhindern, ist der xSuite-CEO im E-3 Gespräch überzeugt.

„Geopolitische Spannungen, ökologische Herausforderungen und die anhaltende Pandemie zwingen Unternehmen dazu, sich schneller als je zuvor mit Veränderungen ihrer Geschäfte auseinanderzusetzen“, sagte SAP-Chef Christian Klein anlässlich seiner Präsentation von Rise with SAP. SAP und die verbundenen Hyperscaler weisen dem SAP-Bestandskunden den Weg in die Cloud.

Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse schnell anpassen können, gehören zu den Gewinnern. Genau darum geht es bei Risewith SAP. Christian Klein, Vorstandsvorsitzender SAP

Für langjährige Anwender ist die Frage, ob On-prem oder Cloud, noch nicht ausdiskutiert. Somit bleibt zu klären: Welchen Einfluss hat die Systemarchitektur auf erfolgreiche digitale Prozesse? Wie entscheidend ist es, ob Cloud, hybride Systeme oder On-premises zum Einsatz kommt?

Erfolgreiche digitale Prozesse sind solche, die sich sowohl der Cloud als auch On-premises-Technologien bedienen“, antwortet Matthias Lemenkühler und ergänzt: „Hierbei ist immer der jeweilige Anwendungsfall entscheidend. KI-Ansätze aus der Cloud zum Beispiel mit hochspezifischen, branchenrelevanten Systemen im eigenen Unternehmen: Solche hybriden Szenarien, sogenannte 2-Tier-Strategien, stellen oft den idealen Mittelweg dar. Der gleichzeitige Einsatz von cloud- und On-premises-betriebenen Systemen sollte also regelrecht als Zielarchitektur angestrebt werden, damit digitale Prozesse erfolgreich sind.“

Cloud-Modell-Auswahl: Private und Public

Die Cloud-Frage ist momentan für die SAP-Community entscheidend, denn der S/4-Releasewechsel steht an und Rise with SAP ist eine Option. „Es müssen die unterschiedlichen Cloud-Modelle betrachtet werden“, meint CEO Lemenkühler. Insbesondere die Unterscheidung zwischen der Private- und der Public-Multitenant-Cloud ist für Matthias Lemenkühler wichtig.

SAP bietet aktuell unterschiedliche Modelle für das Cloud Computing ihres ERP-Systems an, wobei einige sicherlich Übergangstechnologien darstellen. Zu nennen sind hier die HEC (Hana Enterprise Cloud), die S/4 Hana Cloud Extended Edition und die S/4 Hana Cloud.

Die beiden zuerst genannten fallen in den Bereich der Private Cloud, letztere stellt eine wirkliche Public Cloud im Mehrmandantenbereich dar“, erklärt Lemenkühler. Hier stehen aber noch nicht alle Funktionen zur Verfügung und der Kunde muss bereit sein, Prozesse zu standardisieren. „Es bleibt also noch einiges zu tun“, stellt der xSuite-CEO fest.

Die dynamische Welt verlangt von allen Unternehmen, Geschäftsprozesse schnell an sich verändernde Marktbedingungen anpassen zu können. Luka Mucic, Finanzvorstand, SAP

Erfolgskriterien und passende Werkzeuge

„So banal es klingt: Die richtige Vorbereitung ist entscheidend“, antwortet Matthias Lemenkühler auf die Frage, was die Erfolgskriterien für einen erfolgreichen Cloud-Betrieb von S/4 und Hana sind.

Wer hier bereits viele Maßnahmen im Vorfeld durchführe, habe später weniger Aufwand bei der Umstellung, meint Lemenkühler und erklärt: „SAP und auch Partnerunternehmen stellen dazu ein breites Set an Werkzeugen bereit. Es ist sinnvoll, auf Beschreibungen (Was ist zu tun?) und Tools zurückzugreifen, wie zum Beispiel Transforma­tion Navigator oder Readiness Check, und außerdem auch auf eine Stammdatenbereinigung und Harmonisierung zu achten. Da gäbe es sicher noch sehr viel mehr zu sagen. Auch sind Schnittstellen zu anderen Systemen genau zu betrachten. Hier kann ein vorzeitiger Wechsel auf cloudbasierte Lösungen den Umstieg erleichtern.“

Digitale Transformation und Cloud Computing

Die Bestrebungen von SAP, die Community für das Cloud Computing zu begeistern, eröffnen auch den Diskurs, ob digitale Transformation und Cloud Computing einander bedingen. „Die Digitalisierung wird durch das Cloud Computing ideal unterstützt“, antwortet Matthias Lemenkühler spontan.

Er präzisiert: „So kann von raschen Technologiewechseln und neuen Technologietrends schnell profitiert werden, da aufwändige Updateprojekte entfallen. Auch die Möglichkeit, Geschäftsprozesse weiter zu standardisieren, wird durch das Cloud Computing beschleunigt und geradezu gefordert. Es ergibt sich die Chance, Prozesse neu zu denken, statt immer nur zu versuchen, die alten Abläufe mit neuen Technogien abzubilden.“

SAP-Finanzvorstand Luka Mucic erklärte anlässlich der Übernahme des Berliner Start-ups Signavio durch SAP: „Die heutige dynamische Welt verlangt von allen Unternehmen, Geschäftsprozesse schnell an sich verändernde Marktbedingungen anpassen zu können. Ich kann nur immer wieder betonen: Für Unternehmen kommt es ständig darauf an, Geschäftsprozesse zu entwerfen, zu bewerten, zu verbessern und zu transformieren. Indem wir das Portfolio von Signavio mit unseren Lösungen im Bereich Business Process Intelligence kombinieren, schaffen wir eine führende Suite für durchgängige Geschäftsprozesstransformation und geben damit unseren Kunden einen Wettbewerbsvorteil an die Hand.

Wie wichtig ist demnach SAP-Software, um mit digitalen Prozessen letztendlich Erfolg zu haben? „Anders als viele Konkurrenz-ERP-Produkte bietet SAP zum einen ein integriertes System mit sehr großen Erweiterungsmöglichkeiten. Außerdem sind die Produkte aus Walldorf viele Jahre oder sogar Jahrzehnte in der Wartung. Damit lässt sich planen und sie haben einen guten ROI. Daher würde ich sagen: Unter der Maßgabe, digitale Prozesse fachbereichsübergreifend im gesamten Unternehmen ganzheitlich zu etablieren, ist SAP ein sehr guter Partner, um mit diesem Erfolg zu haben“, antwortet xSuite-CEO Matthias Lemenkühler.

Rechtzeitig handeln bedeutet gewinnen

Gewinner und Verlierer durch die Digitalisierung: Wo gewinnt und wo verliert die SAP-Community? Wenn man sich die digitale Transformation zunutze macht, gewinnt man als Unternehmen, ob man nun SAP oder nicht SAP einsetzt, ist Matthias Lemenkühler überzeugt und meint im E-3 Gespräch:

SAP unterstützt die Digitalisierung umfassend und mit zahlreichen Funktionen. SAP sollte in jedem Fall mehr Augenmerk auf die Herausforderung der Kunden und deren Geschäftsprozesse legen. Hier ist es wichtig, schlüsselfertige Lösungen zu liefern, welche einfach und zeitsparend implementiert werden können. Komplexe Technologien sollten durch den Softwarehersteller vereinfacht und verständlich in Lösungspaketen dargereicht werden. Hier stellt sich das Portfolio der SAP oft ­etwas sperrig und technologielastig dar, ohne den eigentlichen Geschäftsprozess im Mittelpunkt zu sehen. Gerade bezüglich der User Interfaces besteht hier weiter Nachholbedarf.“

Mit Digitalisierung beginnen

Und wie fängt man an? Was soll ein ERP-Anwender unternehmen, um digitale Prozesse zu lokalisieren und mit deren Umsetzung zum Erfolg zu gelangen? „Grundsätzlich sind zunächst die wesentlichen Geschäftsprozesse im jeweiligen Unternehmen zu beschreiben und zu strukturieren“, antwortet xSuite-CEO Lemenkühler abschließend.

Hier sind die administrativen Tätigkeiten, wie zum Beispiel der Einkauf, der Verkaufsprozess oder auch Personalprozesse, bestens geeignet. Im nächsten Schritt sollten diese Prozesse, wo möglich, vereinfacht und standardisiert werden. Hierbei können darauf spezialisierte Unternehmen ideal unterstützen. Dann sagt Matthias Lemenkühler noch: „Und ganz am Ende ist eines immer wichtig: einfach mit der Digitalisierung beginnen. Es stellt sich nicht die Frage, ob, sondern wie man am besten beginnt.“ Danke für das Gespräch. (pmf)

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Warum E-Rechnungen für jedes Unternehmen von Bedeutung sind: Den Wirtschaftsprüfer wird’s freuen

Das Thema E-Rechnung hat in den vergangenen zwei bis drei Jahren deutlich an Fahrt aufgenommen. Und damit sind nicht etwa PDFs gemeint, die zwar per E-Mail verschickt, aber auf Empfängerseite dann gegebenenfalls doch wieder ausgedruckt werden.

Vielmehr geht es um maschinenlesbare Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format, das ihre automatische Verarbeitung ermöglicht. XRechnung und ZUGFeRD sind solche Rechnungsformate. Spätestens, seitdem der Bund die E-Rechnung Ende 2020 verpflichtend gemacht hat und andere Formate nicht mehr annimmt, setzen sich nun auch Unternehmen damit auseinander.

Die Vorteile eines digitalen Rechnungsaustausches sind auf Versenderseite gesparte Papier- und Portokosten, schnellerer Versand und damit potenziell schnellere Bezahlung. Empfänger profitieren ebenso von zeitnaher Bearbeitung, höherer Transparenz in der Buchhaltung, Skontoerträgen, Vermeiden von Mahngebühren etc.

Die wahren Vorteile der elektronischen Rechnungen liegen in der automatisierten Verarbeitung. Denn digital heißt nicht per se automatisch, weshalb genau hier angesetzt werden sollte: Sind Prozesse wie die Rechnungsprüfung bereits digital, sollte man die Chance nutzen und sie auch gleich automatisieren.

Der Softwarehersteller xSuite Group hat sich auf solche Anwendungen für die Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse spezialisiert. Kernkompetenz ist die Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb von SAP für Mittelstand, Konzerne und öffentliche Auftraggeber. Zudem bietet xSuite durchgängige Lösungen für Einkaufs- und Auftragsprozesse sowie für die Archivierung.

Digital zu arbeiten bedeutet zum einen mehr Flexibilität, weil man standortunabhängig ist (Homeoffice!), und zum anderen eine gewisse Unabhängigkeit von den klassischen Bürozeiten.

Auch spart Automatisierung darüber hinaus Zeit, weil ein Dokument nach Abschluss eines Arbeitsschrittes sofort und automatisch beim nächsten zuständigen Bearbeitenden liegt. Und weil digital auch automatisch protokolliert werden kann, steigt die Transparenz: Den Wirtschaftsprüfer wird’s freuen.

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E-3 Magazin

Information und Bildungsarbeit von und für die SAP-Community.

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Matthias Lehmenkühler

ist CEO der xSuite Group

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