MAG 1512 Management

Business-Management-System auf Hana-Basis

2015
Geschrieben von E-3 Magazin

Dell wollte sein Geschäft voranbringen, indem es die Leistung seiner Vertriebsorganisation weiter steigert. Eine Konsolidierung, Standardisierung und höhere Effizienz bei der Analyse der vorhandenen Daten durch die Mitarbeiter sollten bessere Erkenntnisse und gezieltere Entscheidungen bringen.

Dutzende von Vertriebsteams von Dell setzen Business-Intelli­gence-Technologie in ihrer täglichen Arbeit ein. Dabei reicht das Spektrum von der Erstellung von Umsatzprognosen bis hin zur Identifizierung der Gebiete, die die besten Wachstumschancen bieten.

Die bestehende BI-Lösung des Unternehmens war nicht gerade für ihre Schnelligkeit bekannt, und für die Erstellung von Analyseberichten mussten die Vertriebskollegen für jeden einzelnen dieser Berichte eigens eine Anfrage an die IT-Abteilung stellen.

„Es dauerte für die Vertriebsteams viel zu lange, bis sie die nötigen Informationen von der IT bekommen haben, und manchmal kam auch gar nichts zurück“

erläutert Bart Crider, Director Enterprise Business Intelligence bei Dell.

Um nicht zu lange auf Berichte zu warten, haben die Mitarbeiter oft auf eigene Faust versucht, Daten zu extrahieren.

„Einige Mitarbeiter haben 80 Prozent ihrer Zeit damit verbracht, Daten hin und her zu schieben und zu verarbeiten“

meint Crider.

Dadurch mangelte es den Vertriebsteams an konsistenten und präzisen Auswertungen und Berichten zu Pipeline, Prognosen, Umsatz und Margen.

Initiative von IT und Management

Um gemeinsam eine effizientere BI-Lösung zu entwickeln, arbeitete die IT-Abteilung von Dell eng mit dem Management zusammen. Ziel war es, eine Strategie zu entwerfen, um darauf aufbauend eine neue Generation einer leistungsfähigeren Berichts-, Analyse- und Datenmanagement-Lösung zu entwickeln.

Zudem wurde unter Federführung des Managements ein BI-Ausschuss, bestehend aus führenden Vertretern aller Geschäftsbereiche und Mitgliedern des IT-Managements, gegründet, um die BI-Investitionen von Dell zu steuern, entsprechende Leistungskennzahlen (KPIs) zu standardisieren und alles zentral zu verwalten.

In einem letzten Schritt wurde ein neues Business-Management-System (BMS) entwickelt. „Aus Perfor­mance-Gründen wollten wir eine In-memory-Lösung einsetzen“, sagt Crider. In-memory-Datenbank-Managementsysteme verwenden für die Datenspeicherung den Arbeitsspeicher statt des Plattenspeichers, wie es bei herkömmlichen Systemen üblich ist.

„Wir hatten uns die Hana-Appliance bereits eine geraume Zeit angeschaut und dabei erkannt, dass wir damit die Leistungsfähigkeit und Flexibilität erzielen würden, die das Business von uns erwartet. Wir haben daher empfohlen, das neue BMS auf Hana aufzubauen.“ Als Mehrzweck-In-memory-Appliance verbindet Hana die SAP-Software mit PowerEdge-Servern von Dell.

Die IT-Abteilung von Dell hat anschließend in enger Zusammenarbeit mit dem Dell-Hana-Services-Team das neue Business-Management-System auf einer Dell-Hana-Lösung aufgebaut, und zwar basierend auf fünf PowerEdge- R920-Servern mit Intel-Xeon-Prozessoren, 512 Gigabyte RAM und einer 1-Te­rabyte-Festplatte.

Die Lösung beinhaltet zudem das Hana Studio auf einem Dell­-PowerEdge-R620-Server, das eine ganze Reihe von Tools für die Datenmodellierung bietet. Ein Dell-Compellent SC8000, Storage Array sowie die Dell Networking S4820T und S60 Switches sind ebenfalls Teil der Lösung.

Die IT-Abteilung von Dell und das Hana-Services-Team installierten und testeten dann die Dell Engineered Solution für Hana und konfigurierten das Hana Studio.

Anschließend wurde eine Proof-of-Concept-Installation mit 50 internen Usern im Unternehmen aufgesetzt, in deren Rahmen sie einfach auf Verkaufsdaten und Kundeninformationen zugreifen, Daten analysieren und BI-Berichte für ihr Forecasting erstellen konnten. Anschließend wurde das neue BMS für 14.000 Dell-Mitarbeiter ausgerollt.

„Wir haben die Lösung in wenigen Monaten geplant und umgesetzt“

wie Doug Hillary, Vice President of Global Sales Operations bei Dell, berichtet.

„Ohne die enge Zusammenarbeit zwischen dem Management und der IT-Abteilung hätte uns dies mehrere Quartale, wenn nicht sogar Jahre gekostet“

führt Pilar Schenk, Executive Director of Global Sales Operations bei Dell aus.

„Es war bereits unser dritter Versuch, eine derartige Lösung einzuführen. Diesmal waren wir erfolgreich, weil wir endlich auf die richtige Technologie und eine starke Partnerschaft bauen konnten.“

Dank der engen Partnerschaft zwischen dem Management und der IT-Abteilung konnte Dell mithilfe des neuen BMS erfolgreich 90 Prozent der standardisierten Verkaufsberichte und Dashboards automatisieren und erlaubt Nutzern einen Self-Service-Zugriff auf geschäftskritische, vertriebliche und KPIs.

Analysen: 60 Prozent schneller

Vertriebsmitarbeiter können nun im Self-Service-Verfahren Analysen innerhalb weniger Minuten statt mehrerer Wochen ziehen, und die Erstellung der Analyseberichte erfolgt mit Dell Hana um 60 Prozent schneller.

„Dank der Hana-Lösung von Dell haben unsere Vertriebsteams nun mehr Zeit, sich auf ihre Kunden zu konzentrieren, und müssen sich weniger damit befassen, einfach nur Daten zu verarbeiten. Anders gesagt: Sie können sich ums Verkaufen kümmern, statt auf Datenabfragen zu warten.“

Auch haben sich die Zugriffe der Mitarbeiter aus dem Vertrieb und dem Management auf Quellensysteme zur Erstellung von individuellen Berichten um 80 Prozent verringert.

Die Vertriebsmitarbeiter können somit die Hana-Lösung als zentrale Quelle für KPIs und Kennzahlen im Tagesgeschäft einsetzen und verbringen weniger Zeit damit, Daten zu extrahieren und Berichte zu erstellen.

Die In-memory-Funktionen von Hana bieten den Anwendern mehr Flexibilität im Hinblick auf die Datenmodellierung und ermöglichen es ihnen, sich schnell auf sich verändernde Geschäftsentscheidungen einzustellen.

„Weil sich alle Daten im Speicher befinden, müssen keine umfangreichen Datenbewegungen mehr im Hintergrund stattfinden, um detaillierte Informationen zu erhalten“

sagt Crider.

„Wenn man die gleichen Daten auf eine andere Fragestellung hin untersuchen möchte, kann man das sehr leicht tun. Hinzu kommt, dass man, sobald man mit der Erstellung der gewünschten Datensätze in Hana fertig ist, diese sofort an SAP BusinessObjects für das Reporting weiterleiten kann. Dieser Prozess ist in einem traditionellen Data-Warehouse-System mit einem weit höheren Aufwand verbunden.“

BI-Kosten halbiert

Bis dato konnte Dell die BI-Kosten durch die höhere Effizienz, Zentralisierung, Automatisierung und Standardisierung, die dank der Hana-Lösung von Dell erreicht wurde, um fast 50 Prozent senken.

Das Unternehmen erwartet weitere Kosten­einsparungen durch die Nutzung der Komprimierungsfunktionen der Lösung.

„Als wir unsere historischen Vertriebsdaten in großem Umfang in die Hana-Lösung hochgeladen haben, konnten wir eine 20-zu-1-Datenkompressionsrate beobachten, was unsere eigenen Erwartungen sogar noch übertroffen hat“

sagt Crider.

„Das wird uns dabei helfen, unsere Investitionen zu maximieren, da wir jetzt mehr Daten in Hana verarbeiten können, ohne zusätzliche Hardware oder weitere Lizenzen kaufen zu müssen.“

Agile Methoden

Die IT-Abteilung von Dell arbeitete eng mit dem Management zusammen und setzte im Rahmen des BMS-Projekts auf ein agiles Verfahren – von der Entwicklung bis zur Implementierung.

Sobald die Lösung im Einsatz war, konnte das Team auf diese Weise Änderungen schneller umsetzen. Bei einer BI-Lösung ist es besonders wichtig, schnell auf Änderungswünsche der Nutzer zu reagieren.

„In einer BI-Umgebung wissen die Anwender oft nicht wirklich, was sie von dem System eigentlich genau wollen, bis sie die Daten tatsächlich sehen und nutzen können“

sagt Crider.

„Die Flexibilität zu haben, agil auf ihre Anforderungen reagieren zu können, sobald die Lösung läuft, hilft dabei, dass alles schnell und effizient vonstattengeht, sodass sich die Nutzer voll auf die Datenanalyse konzentrieren können.“

Zusammenarbeit fördert Innovation

Der Erfolg der neuen Lösung beruht unmittelbar auf der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit zwischen dem Management und den IT-Teams. Gleich zu Beginn des Projekts sorgte ein BI-Lenkungsausschuss, der sich aus Führungskräften der Geschäfts- und IT-Abteilungen zusammensetzte, dafür, dass das Projekt ins Rollen kam.

Eine der wichtigsten Entscheidungen des Ausschusses war die Schaffung von internen BI-Kompetenzzentren – sogenannten Centers of Excellence (COEs) –, in denen Mitarbeiter aus den Bereichen Vertrieb, Marketing, Finanzen, dem operativen Betrieb und dem Personalwesen vertreten waren.

Mithilfe dieser Kompetenzzentren konnte der Ausschuss zunächst wichtigen Input sammeln, wie das BMS einmal aussehen sollte. Anhand dieser Ideen wurde das Modell für die Lösung erarbeitet – ein Hub-and-Spoke-Modell mit zentralen BI-Funktionen, das durch Business-Analysten unterstützt wird.

Aufgrund der erfolgreichen Einführung des BMS und der daraus gewonnenen Erkenntnisse plant der Ausschuss bereits, die Lösung auf andere Unternehmensbereiche auszuweiten. So arbeitet die IT derzeit daran, den Kundenbetreuern (Account Executives) einen mobilen Zugriff auf Vertriebsdaten zu ermöglichen.

Die IT-Abteilung von Dell und das Management überlegen auch, „digitale Dashboards“ und Tools einzuführen, um Führungskräften und Vertriebsleitern einen schnelleren Zugang zu Informationen zu ermöglichen und tiefer in das BMS hineinzuschauen, um so die Bereiche, die eine höhere Aufmerksamkeit erfordern, näher untersuchen und analysieren zu können.

„Wir schauen auch, wo es möglicherweise gemeinsame Datensätze verschiedener Abteilungen aus den Bereichen Finanzen oder Marketing gibt, sodass dieselben Daten, Erkenntnisse und BI-Funktionen untereinander ausgetauscht werden können“

sagt Crider.

„Wir werden auf jeden Fall die gleiche Architektur verwenden und die Lösung auf weitere Geschäftsbereiche innerhalb von Dell ausweiten.“

Über den Autor

E-3 Magazin

Information und Bildungsarbeit von und für die SAP-Community.

Hinterlassen Sie einen Kommentar