Buenas prácticas

Bereits zwei Jahre zuvor hatte der Chemiekonzern Kemira mithilfe des Heidelberger Unternehmensberaters cbs Corporate Business Solutions ein neues Geschäftsmodell in Europa etabliert.

Mit dem umfassenden Transformationsprojekt wollte Kemira ein zentrales Betriebsmodell für alle Länder und Einheiten realisieren. Dabei wurde die Organisationsstruktur grundlegend verändert, die Geschäftsprozesse vereinheitlicht, die bestehende SAP-Systemlandschaft der Kemira-Gruppe konsolidiert und an die Konzepte des neuen Betriebsmodells angepasst.

OneKem, die standardisierte globale SAP-Template-Lösung, war auf die neue Organisationsstruktur transformiert worden. Im Laufe eines Jahres wurden elf Länder und 17 Gesellschaften in die neue SAP-Welt und die Struktur des neuen Geschäftsmodells aufgenommen.

Der weitere Rollout der Template-Lösung nach Lateinamerika war schon beschlossen und die Umsetzung mit cbs beauftragt, als sich bei Kemira abermals ein Strategiewechsel ankündigte. Um die Unternehmensstruktur zu vereinfachen, die Profitabilität zu erhöhen und das Wachstum – insbesondere in den Märkten Asien und Südamerika – anzukurbeln, wurde das Restrukturierungsprogramm Fit for Growth gestartet.

Mit dem Nachfolgeprojekt stärkt Kemira seine regionalen, weltweit aktiven Geschäftseinheiten. Diese sollten vor Ort mehr Eigenverantwortung für ihre Geschäftstätigkeit erhalten, um mit ihren Kunden auf den lokalen Märkten besser und schneller interagieren zu können.

Doch die neuen Rollen und Verantwortlichkeiten mussten nicht nur auf Unternehmens- und Managementebene vermittelt, sondern auch operativ umgesetzt und insbesondere in der SAP-Software entsprechend abgebildet werden. Die Veränderung der Organisationsstrukturen führte zu Veränderungen in den Struktur­zuweisungen und im Reporting.

Wachstumsmärkte

Im Fokus von Kemiras Wachstumsstrategie stehen Asien und Südamerika, zwei wichtige Wachstumsmärkte im Segment Zellstoff- und Papierindustrie. Um die Geschäftsverantwortung zu regionalisieren, verlagerte Kemira das Papier-Segment-Management nach Hongkong. Denn China und Indonesien gelten als die Schlüsselländer der Papierindustrie.

Auf der anderen Seite der Erde liegen Brasilien und Uruguay, Kemiras Hauptmärkte für Bleichchemie in der Zellstoffindustrie. An seinen lateinamerikanischen Standorten setzt Kemira auf Prozessoptimierung durch Einführung standardisierter, schlanker und bewährter Best-Practice-Prozesse.

Das OneKem-SAP-Prozesstemplate sollte eine Professionalisierung des Prozess- und Systembetriebs bewirken, die Produktivität steigern und das Qualitätsniveau heben. Zur Realisierung plante cbs mit Kemira zwei vonei­nander abhängige Projekte: Das Rahmenprojekt bildete der SAP-Rollout des OneKem-Templates nach Lateinamerika, das die global einheitlichen Konzern-Prozesse und -Strukturen innerhalb von zwölf Monaten in die Region bringen sollte.

Währenddessen galt es, parallel den organisatorischen Wandel zu gestalten. Berichtswesen, Bilanzstrukturen und Vertriebscontrolling, die auf die zentrale Steuerung globaler Segmente ausgerichtet waren, waren aufzubrechen und auf eine segmentübergreifende regionale Führungsperspektive hin auszurichten. Das OneKem-Template musste auf die neue, regionalisierte Führungs- und Ergebnisstruktur angepasst werden.

Für die technische Umstellung im SAP-System und den Wechsel von einem weltweiten Reporting der einzelnen Geschäftsfelder auf ein regionalisiertes Berichtswesen, mit dem sich die ergebnisrelevanten Einheiten (Profit Center) lokal, etwa nach Ländern, auswerten ließen, wurden vier Monate veranschlagt.

Eine Transformation, die auf einer produktiven globalen SAP-Plattform im laufenden Geschäftsbetrieb realisiert wurde. Eine große Herausforderung war dabei die organisatorisch und zeitlich parallele Umsetzung beider Projekte. Die globalen Profit Center wurden im laufenden SAP-Template-Rollout umgestellt.

Keinesfalls simpler gestaltete sich der SAP-Rollout in den lateinamerikanischen Kemira-Standorten in Brasilien, Argentinien, Chile, Kolumbien und Uruguay. Denn das neue, dezentralisierte Geschäftsmodell sollte von cbs in 35 Werken in fünf Ländern implementiert werden – mit zeitgleichem Go-Live.

Dazu mussten die Berater der cbs die legalen Anforderungen aller Staaten im global gültigen OneKem-Turnkey-Template abbilden. Die Datenübernahme und -aufbereitung erfolgten aus fünf verschiedenen Legacy-Systemen. Nicht zuletzt stellten das große Projektteam, die Zusammenarbeit über unterschiedliche Standorte und Zeitzonen hinweg und die Überbrückung der Sprachbarrieren hohe Anforderungen an alle Beteiligten.

Der Fokus lag auf der Ablösung des lokalen ERP-Systems und der Integration in die zentrale SAP-Systemlandschaft. Hier zeigten sich die Stärken des OneKem-SAP-Templates, das sowohl globale Prozesse sicherstellt als auch länderspezifische, komplexe legale Anforderungen berücksichtigt.

Dazu zählen beispielsweise die Nota Fiscal Eletrônica in Brasilien, die Magnetic Media DIAN in Kolumbien und das Withholding Tax Certificate in Argentinien.

Minimalinvasive Transformation

Für die Umstellung der Berichtsverantwortung von globalen Segmenten auf regionale Einheiten holte Kemira mit cbs einen doppelt versierten Partner ins Boot. Denn die spezialisierten Experten des Heidelberger Beratungsunternehmens realisierten nicht nur die technische Implementierung im SAP-System, sondern erarbeiteten im Vorfeld auch einen für den global engagierten Chemiekonzern passenden Projektansatz. Schließlich sollten weltweit insgesamt 43 Gesellschaften umgestellt werden.

Dank kompetenter Fach- und Prozessberatung konnten im ersten Schritt die Abläufe im Financial Reporting optimiert werden. Anschließend wurde das Berichtswesen im SAP-System auf die neuen Strukturen mit sämtlichen operativen Prozessabhängigkeiten umgestellt. Dazu mussten unter anderem auch die Dashboards für das Management umfangreich angepasst werden.

Besondere Herausforderung dabei: Die Eröffnungsbilanz musste zum Umstellungsstichtag auf Basis der neuen Struktur vorliegen, wobei die bisherige Struktur für die Vorjahre beibehalten werden sollte (doppelte Management-Reporting-Struktur).

Zur Umsetzung dieser Anforderung setzte cbs sein erprobtes Transformationswerkzeug cbs ET Enterprise Transformer zur Umstellung der Profit-Center-Strukturen innerhalb des Saldovortrags ein. Die Bilanzdaten können so für die Vorjahre in den alten Strukturen, für die aktuellen und die Folgejahren in den neuen Strukturen berichtet werden.

Ebenfalls zum Stichtag war es erforderlich, sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten auf die neue Profit-Center-Struktur zu konvertieren. Dank der bewährten cbs-Standardsoftware ET Enterprise Transformer konnten die Berater einen minimalinvasiven Ansatz realisieren; bestehende Prozesse in der Logistik und im Rechnungswesen konnten nach der Umstellung reibungslos weitergeführt werden.

Innerhalb nur eines Jahres gelang es cbs, die hohen Anforderungen der Kemira-Projekte erfolgreich umzusetzen. Dank des minimalinvasiven Ansatzes gelang die Transformation aller Geschäftseinheiten weltweit in das neue, regionalisierte Geschäftsmodell nahezu ohne Beeinträchtigung des laufenden Betriebes.

Mit dem Template-basierten SAP-Rollout nach Lateinamerika konnten die cbs-Berater flexibel auf das neue Geschäftsmodell reagieren. So war es möglich, gleichzeitig an 35 Werken in fünf südamerikanischen Ländern live zu gehen – und zwar geradewegs mit der neuen Regionalstruktur.

Das Lösungsangebot von cbs ermöglicht Konzernen wie Kemira mehr Flexibilität bei strategischen Veränderungen. Strategiewechsel lassen sich auch auf globaler Ebene zeitnah und beinahe im laufenden Prozess- und IT-Systembetrieb umsetzen. Die unternehmensweite SAP-Systemlandschaft lässt sich mit geringer Downtime schnell und effizient restrukturieren.

Trotz immenser landesspezifischer Anforderungen konnte das globale SAP-Template beibehalten und auch in Lateinamerika eingesetzt werden. Durch Einführung globaler Best-Practice-Prozesse wurden standardisierte Abläufe etabliert und optimiert.

Das Management erhielt dadurch mehr Transparenz und Steuerungskompetenz. Die Anwender der SAP-Software profitieren von der automatisierten Systemumstellung, die nur wenige manuelle Umbuchungsaufgaben nach der Produktivsetzung erforderte.

Ein globaler Support ersetzt fortan den lokalen Systembetrieb und übernimmt zentral die Applikationsbetreuung. Mit cbs Corporate Business Solutions vertraute Kemira erneut seinem langjährigen Partner, der bereits verschiedene Projekte für den Chemiekonzern erfolgreich umgesetzt hat.

Ein Beitrag in der April-Ausgabe des E-3 Magazins befasste sich mit der Integration neuer Standorte in ein einheitliches SAP-System. Als Generalunternehmer und ganzheitlicher Restrukturierungsberater bietet cbs eine außergewöhnliche Expertise im Umfeld globaler SAP-Lösungen.

Der Fokus liegt auf komplexen, unternehmenskritischen SAP-Implementierungsvorhaben – für globale Restrukturierungsprogramme wie auch für fachlich und technologisch fokussierte Optimierungsprojekte.