MAG 1511

Agilität und Transparenz statt Komplexität und Risiken

2015

Die Digitalisierung der Industrie ist kein kurzfristiger Trend, sondern verändert maßgeblich die Strategien und Prozesse jedes Unternehmens. Dies gilt auch für den SAP-basierten Einkauf. Cloud-Lösungen wie Ariba tragen dazu bei, den Herausforderungen von Einkauf 4.0 zu begegnen.

Um die Digitalisierung der Wirtschaft zu fördern, hat die Bundesregierung das Projekt „Industrie 4.0“ ins Leben gerufen. Ziel ist es, die Prozesse zu optimieren und die Produktionsschritte von menschlichen Eingriffen loszulösen und damit flexibler zu gestalten.

Gleichzeitig befinden sich die Unternehmen mitten in der VUCA-Welt (engl. Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity: Schwankungsbreite, Unsicherheit, Komplexität, Mehrdeutigkeit).

Dies bedeutet, dass die Bedarfsseite zunehmend von Volatilität und Unsicherheit, die globalen Wertschöpfungsketten von Komplexität und Unklarheit geprägt sind. Darüber hinaus fragen die Kunden verstärkt nach individuellen und innovativen Produkten.

Alle diese Faktoren zusammen üben einen steigenden Konkurrenzdruck auf die Unternehmen aus. Um im Wettbewerb bestehen zu können, müssen sie ihre Abläufe effizienter und effektiver gestalten und zugleich agiler werden. Eine Schlüsselrolle kommt dabei den IT-Lösungen zu.

Einkauf als Knotenpunkt

Speziell der Einkauf steht vor der Herausforderung, sich als Knotenpunkt mit anderen Unternehmen zu vernetzen. Seine Aufgaben erweitern sich um die Koordination und Kontrolle der Lieferkette, um damit die Innovationen für die Kunden voranzutreiben.

Dadurch verlagert sich sein Fokus noch stärker auf strategische Aufgaben. Damit die dafür notwendigen Kapazitäten vorhanden sind, müssen die operativen Beschaffungsprozesse möglichst automatisch ablaufen und kein Eingreifen der Einkäufer mehr erfordern.

Zugleich muss die Komplexität beherrschbar werden, die durch die zunehmende Vernetzung mit weltweiten Lieferanten entsteht. Dies stellt hohe Anforderungen an die Beschaffungslösungen.

Dem strategischen Einkauf müssen diese Systeme die Möglichkeit bieten, sich digital mit den Lieferanten zu vernetzen – egal ob es sich dabei um bereits vorhandene oder potenzielle Zulieferer handelt.

So müssen die Einkäufer in die Lage versetzt werden, schnell neue Lieferanten zu identifizieren und zu ihnen eine komplett IT-basierte Geschäftsbeziehung aufzubauen.

Zudem sollte das Einkaufssystem in der Lage sein, Transparenz über die Lieferantenbasis eines Unternehmens zu bieten, damit deren Leistung laufend kontrollierbar ist.

Ein elektronisches Lieferantenmanagement ist erforderlich, um die Zulieferer umfassend zu bewerten, gezielt weiterzuentwickeln und um Innovationen zu fördern.

Im Bereich des operativen Einkaufs hingegen muss mit den IT-Lösungen eine möglichst hohe „No-touch“-Rate erzielbar sein. Den Nutzern sollte ein einfach zu bedienendes Programm zur Verfügung stehen, damit sie die Bestellprozesse komplett selbst abwickeln können.

Im Bereich des Einkaufs von Direkt- oder MRO-Materialien kann heute bereits ein umfassend digitalisierter Purchase-to-Pay-Prozess genutzt werden. Lagerbestände werden von Systemen in Echtzeit kontrolliert und Bedarfe automatisch in externe Bestellungen umgewandelt.

Zudem ersetzen 3D-Drucker zunehmend externe Beschaffungsvorgänge, da sie die interne Produktion von benötigten Klein- oder Ersatzteilen ermöglichen. Der indirekte Einkauf hingegen hat noch großes Optimierungspotenzial, vor allem im Bereich von Services, wo es eine wachsende Zahl an Dienstleistern und Zeitarbeitskräften zu steuern gilt.

Cloud als Chance

Seit einigen Jahren ist ein wachsender Trend weg von kundeneigenen On-Premise-Systemen hin zu Cloud-Lösungen zu beobachten. Zu den Spitzenreitern im Einkauf zählt Ariba.

Mit einem Transaktionsvolumen von über 750 Milliarden Euro jährlich werden über das weltweite Händler-Netzwerk von SAP mehr Geschäfte abgewickelt als über eBay, Amazon und Alibaba zusammen.

International gibt es bereits 1,7 Millionen an Ariba angebundene Unternehmen, und gerade in Europa setzt SAP in den kommenden Jahren auf eine stark wachsende Lieferantenbasis.

Die cloudbasierten Ariba-Lösungen können die Einkäufer in vielerlei Hinsicht entlasten. So ist es bei der Suche und dem On-Boarding neuer Lieferanten möglich, mit wenigen Klicks eine Ausschreibung für sämtliche Lieferanten zu veröffentlichen, die im Ariba-Netzwerk registriert sind.

Stammdaten werden nicht mehr aufwändig von den Unternehmen in den eigenen Systemen, sondern von den Lieferanten zentral in Ariba gepflegt, von wo aus die Daten automatisch verteilt werden können.

Über Cloud-Netzwerke können Einkäufer schnell neue Lieferanten finden und Vergleichsangebote zu bestehenden Vereinbarungen einholen. Verkäufer wiederum werden in die Lage versetzt, Ausschreibungen zu sichten und neue Geschäftschancen zu nutzen. Beide Seiten können schnell auf veränderte Bedarfs- und Angebotssituationen reagieren.

Ein weiterer Vorteil ist die hohe Innovationsgeschwindigkeit von Cloud-Lösungen, die ständig weiterentwickelt werden, um den Anforderungen der Digitalisierung in der VUCA-Welt gerecht zu werden.

Ein Beispiel dafür ist die Integration von Ariba mit Fieldglass, einer Cloud-Lösung speziell für die Anforderungen der Personal- und Dienstleistungsbeschaffung.

Komplexität senken

Viele Unternehmen haben ihre On-Premise-ERP- und -Einkaufssysteme, wie SAP SRM, in aufwändigen Implementierungsprojekten an die individuellen Anforderungen angepasst.

Eine On-Premise-Lösung ist zunächst ein geschlossenes System, das durch Schnittstellen mit externen Lieferanten verbunden werden kann. Manche Schnittstellen müssen für den Datenaustausch partnerspezifisch programmiert werden.

Doch ist gerade die „Connectivity“, also der einfache Informationsaustausch entlang der Lieferkette, einer der Erfolgsfaktoren für Industrie-4.0-Konzepte. Hier können Cloud-Lösungen wie Ariba ihre Stärken ausspielen und die Komplexität reduzieren.

Anstelle vieler verschiedener Schnittstellen zu den Partnern ist nur eine Schnittstelle – die in die Cloud – erforderlich. Ariba bietet für nahezu alle Systeme Standardschnittstellen an und wandelt die Daten in das erforderliche Format um.

Länderspezifische Datenvalidierungen werden automatisch durchgeführt. Darüber hinaus wird durch die automatische End-to-End-Prozessierung aller Einkaufsbelege eine hohe „No-touch“-Rate erzielt.

Zusätzlich steigt die Transparenz, da der Status eines Belegs sekundenschnell aktualisierbar und jederzeit nachvollziehbar ist. Unternehmen erhalten einen zeitnahen Überblick über Bestellungen, Rechnungen und Lieferantenleistungen.

Empfehlenswerte Hybrid Clouds

Um bestehende Investitionen in On-Premise-Lösungen auszuschöpfen und zugleich die Vorteile von Cloud-Software zu nutzen, kommen Hybrid-Lösungen in Betracht.

So empfiehlt es sich, indirekte oder B- und C-Materialien benutzerfreundlich über eine Web-Oberfläche, wichtige Direktmaterialien hingegen zunächst weiterhin über das ERP zu bestellen.

Bestellungen können aus dem ERP-System ins Ariba-Netzwerk gespielt und dort angebundene Lieferanten genutzt werden, um die Zuliefererbasis zu erweitern. Durch eine solche Diversifizierung können Unternehmen das Lieferrisiko reduzieren, günstigere Preise erzielen und die Lieferqualität steigern.

Die Anbindung an die Cloud ist innerhalb weniger Wochen zu realisieren. Sie sollte von einem IT-Beratungsunternehmen unterstützt und begleitet werden, das SAP-, Cloud- und Einkaufsprozess-Wissen vereint.

Zahlreiche Praxisbeispiele belegen: Durch Nutzung der cloudbasierten Ariba-Lösungen können Einkaufsorganisationen viele Vorteile erzielen, wie eine erhöhte „No-touch“-Rate sowie verbesserte Transparenz über Einkaufsprozesse und Ausgaben.

Die vereinfachte Abwicklung operativer Tätigkeiten schenkt Einkäufern mehr Zeit, um den Herausforderungen von Industrie 4.0 zu begegnen und den Fokus auf strategische, wertschöpfende Tätigkeiten zu richten.

Über den Autor

Thorben Scherer, Camelot ITLab

Thorben Scherer ist Procurement Consultant bei Camelot IT Lab.

Über den Autor

Annika Kuitzsch, Camelot ITLab

Annika Kuitzsch ist Procurement Consultant bei Camelot IT Lab.

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