MAG 1902 Management

Ganzheitliche Belegverarbeitung

[shutterstock.com: 1068480284, Andrey_Popov]
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Geschrieben von Gesine Liskien, Tangro

Während die Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung in vielen Unternehmen bereits erfolgt oder sich zumindest in der Umsetzung befindet, liegt eine Digitalisierung der übrigen Einkaufsbelege oft noch in weiter Ferne.

Dabei bietet eine automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen ebenfalls erhebliches Optimierungspotenzial. Bei Auftragsbestätigungen beispielsweise lässt sich die Bearbeitungszeit durch eine Digitalisierung um rund 60 Prozent reduzieren, wie eine Mercateo-Studie zum indirekten Einkauf ergeben hat.

Auch bei Lieferscheinen wird die Bearbeitung durch eine automatisierte Verarbeitung wesentlich beschleunigt. Zudem werden Erfassungsfehler vermieden, Vorgänge transparenter und nachträgliche Recherchen wesentlich einfacher.

Voraussetzung zur Erschließung dieser Vorteile ist eine Software, die den gesamten Einkaufsprozess unterstützt. Die Tangro-Inbound-Suite ist ganzheitlich konzipiert und verarbeitet alle wichtigen Belege im Bereich Purchase-to-Pay automatisch in SAP – da­runter auch Auftragsbestätigungen und Lieferscheine.

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Bei Auftragsbestätigungen erkennt die Software die relevanten Beleginhalte wie Lieferant und Bestellnummer sowie die Positionsdaten mit Material, Preis und Menge und gleicht die erkannten Werte direkt mit der Bestellung in SAP ab.

Ebenso überprüft das System den Liefertermin. Stimmen alle Angaben mit der Bestellung überein, wird der Beleg einfach per Knopfdruck in SAP gebucht. Hat das System Abweichungen festgestellt, greifen elektronische Workflow-Prozesse zur Klärung der Sachverhalte.

Gesine Liskien

Die Verarbeitung und Prüfung einer Auftragsbestätigung, die manuell mehrere Minuten in Anspruch nimmt, ist so in wenigen Sekunden erledigt. Zudem ist die zuverlässige Verarbeitung aller eingegangenen Belege gesichert. Keine Auftragsbestätigung wird vergessen oder geht verloren.

Ähnlich umfassend sind die Vorteile der automatisierten Lieferschein-Verarbeitung. Das System ermittelt automatisch die wichtigen Inhalte wie Lieferschein- und Frachtbriefnummer sowie das Lieferscheindatum.

Das gescannte Belegbild steht dann zusammen mit den erkannten Daten direkt zur Prüfung bereit. Stimmen die erkannten Inhalte wie Stückzahlen, Mengen und Material mit der SAP-Bestellung überein, wird der Wareneingang in SAP gebucht.

Bei Bedarf sogar in Echtzeit direkt am Logistik-Arbeitsplatz, sodass die Information zum Wareneingang in nachfolgenden Prozessen ohne Zeitverzögerung verfügbar ist. Hat das System Unstimmigkeiten wie beispielsweise eine geringere Stückzahl festgestellt, wird die Menge bei Bedarf angepasst und der Wareneingang wird ebenfalls korrekt gebucht.

Ein großer Pluspunkt der Prozess-Digitalisierung ist in beiden Fällen die wesentlich höhere Transparenz aller Abläufe. Anhand der Belegnummer kann der Sachbearbeiter sofort auf den Vorgang schließen und die zugehörige Bestellung, Auftragsbestätigung, den Lieferschein und die Rechnung am Bildschirm ansehen. Der gesamte Vorgang ist einfach nachvollziehbar. Und eine Papierablage kann komplett entfallen.

Über den Autor

Gesine Liskien, Tangro

Gesine Liskien ist Marketing Managerin bei der tangro software components gmbh.

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