Cloud Computing Kolumne Die Meinung der SAP-Community MAG 1810

Reisekostenmanagement in der Cloud

Cloud Computing Kolumne O

Nicht selten investieren Unternehmen zehn Prozent des Jahresbudgets in Geschäftsreisen – ein Kostenfaktor, der Prozesskosten noch weitestgehend nicht berücksichtigt. Wie lassen sich die Kosten mit cloudbasierten Lösungen optimieren?

Zwar sind virtuelle Meetings mittlerweile ein elementarer Bestandteil im Geschäftsgeschehen, erst recht in Hinblick auf die zunehmend internationalen Märkte. Doch gerade am Anfang der Zusammenarbeit mit neuen Kunden und in arbeitsintensiven Phasen ist der persönliche, direkte Austausch unverzichtbar für den Geschäftserfolg.

Manuelle Prozesse im digitalen Zeitalter

Bei der Reisekostenabrechnung nutzt die Mehrzahl der Unternehmen nach wie vor primär Excel oder Word. Die Folge: Berge von Quittungen und Papieren, die gesammelt, sortiert, aufgeklebt, eingescannt, geprüft und abgerechnet werden müssen.

Dieser Aufwand kostet Zeit und Geld. Studien zufolge benötigt ein Buchhalter für die manuelle Abrechnung einer Geschäftsreise mit Übernachtung durchschnittlich 20 Minuten Arbeitszeit und verursacht so Prozesskosten von rund 53 Euro.

Vom Aufwand, den der Reisende mit der Erstellung seiner Abrechnung hat, ganz zu schweigen. Damit zählen Reisekostenabrechnungen zu den zeitintensivsten Buchhaltungsaufgaben.

Aufgrund fehlender Quittungen, Zahlendreher oder Falschangaben enthält etwa jede fünfte Reisekostenabrechnung außerdem Fehler und muss ­nachbearbeitet werden. Das dauert im Schnitt mit 18 Minuten fast ebenso lange wie die eigentliche Abrechnung.

Pro Vorgang entstehen dadurch Prozesskosten von rund 47 Euro. Doch damit nicht genug: Fehlen Originalbelege zu Übernachtungen, Tankfüllungen oder Mahlzeiten, müssen dafür nachträglich Eigenbelege ausgestellt werden. Das passiert vor allem viel reisenden Mitarbeitern.

Die Unternehmen kommt diese Situation teuer zu stehen. Schließlich handelt es sich bei Eigenbelegen nicht um ordnungsgemäße Rechnungen – ein Vorsteuerabzug darf nicht geltend gemacht werden.

Die Lösung:

Integriertes Reisekostenmanagement über die Cloud. Für Unternehmen, die ihr Reisekostenmanagement professionalisieren und effizienter gestalten möchten, empfehlen sich Cloud-Lösungen. Denn damit bekommen sie die direkten und indirekten Kosten zuverlässig in den Griff und verbessern somit das Gesamtergebnis.

Für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen sind die Tools SAP Concur Travel und Concur Expense geeignet. Mit Concur Travel kann zum einen die Organisation von Reisen einfach und schnell über eine zentrale Reisestellenkarte abgewickelt werden.

Zum anderen ermöglicht die Software eine reibungslose Verbuchung der Reisekosten und Zuweisung von Kostenstellen. Mit Concur Expense besteht zusätzlich die Möglichkeit, Abrechnungen durchzuführen und die Kosten den Arbeitsaufträgen zuzuordnen.

Vorteile

Welche Vorteile bringt der Einsatz von Systemen wie Concur Travel und Concur Expense? Sie schaffen einen Überblick über alle Informationen und Abläufe: vom Antrag über die Planung und Genehmigung bis hin zur Abrechnung der Geschäftsreise – mittels moderner Cloudwerkzeuge.

Die Integration gestaltet sich einfach: Die Cloud-Lösungen lassen sich einfach und ohne großen Aufwand mit bestehenden ERP, HR- und Buchhaltungssystemen verknüpfen.

Ein weiterer Vorteil ist die Zeitersparnis im Finanz- und Rechnungswesen dank automatisierter Prozesse ohne manuelle Prüfung von Belegen und Rechnungen. Durch den Zugriff auf Reiseanträge oder Abrechnungsformulare über das Internet oder Mobile Apps: Quittungen können in Echtzeit übermittelt, genehmigt und bearbeitet werden.

Hinterlegte Workflows und Prüfroutinen gewährleisten, dass alle Prozessschritte zeitnah und sauber abgearbeitet werden. Ein ganzheitlicher Überblick über Kreditkartenabrechnungen, Übernachtungskosten und Kreditorendaten wird ermöglicht und übersichtliche Dashboards, Reporting- und Analysetools sorgen für eine bessere Reisekostenkontrolle. Cloud-Lösungen lassen sich schnell und einfach implementieren und die Anwendungsmöglichkeiten je nach Bedarf skalieren.

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Über den Autor

Carl-Philipp Müller, Allgeier ES

Carl-Philipp Müller ist Principal Business Development Manager bei Allgeier ES.

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