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Digital zum Auftrag

[shutterstock.com: 1128094949, diy13]
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Geschrieben von Alexander Oberle, Tangro

Kluge Digitalisierungsvorhaben legen neben der Rechnungseingangsverarbeitung einen weiteren Schwerpunkt auf die Auftragsverarbeitung, weil in diesem Bereich eine zügige Bearbeitung gewährleistet sein muss und Kundenzufriedenheit hier im Fokus steht.

Zwar geht ein erheblicher Teil der Aufträge bei vielen Unternehmen mittlerweile per EDI ein und kann in der Regel direkt in SAP gebucht werden. Die Verarbeitung der übrigen Bestellungen, die noch auf Papier, per Fax oder als PDF per E-Mail ankommen, ist jedoch weiterhin mit hohem Zeit- und Kostenaufwand verbunden.

Eine Automatisierung verhilft hier zu mehr Effizienz und damit zu erheblichen Kosteneinsparungen. So erkennt die Tangro- Lösung zur Auftragsverarbeitung den Auftraggeber automatisch, ebenso die Kundenbestellnummer sowie Material und Mengen und füllt die Felder in der Bearbeitungsmaske bereits vor.

Fragen zur Klärung können einfach per Klick direkt aus dem System als E-Mail versendet oder über elektronische Workflows abgewickelt werden. Am Ende wird der Auftrag direkt aus dem System heraus in SAP gebucht.

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Die Kosteneinsparungen durch eine solche Automatisierung der Auftragsabwicklung sind groß. Auf eine halbe Million Euro beziffert etwa das Sanitärtechnikunternehmen Hansgrohe die Ersparnisse, die man dort jährlich durch die automatisierte Verarbeitung von rund 280.000 Fax- und E-Mail-Bestellungen einfährt.

Der wirtschaftliche Erfolg von Optimierungsprojekten im Kundenservice und Vertrieb wird durch eine erheblich gestiegene Kundenzufriedenheit flankiert, weil Erfassungsfehler und damit Reklamationen vermieden werden.

Beim Technik- und Elektronikanbieter Conrad wurde die – vorher bereits niedrige – Fehlerquote noch einmal um die Hälfte reduziert, seitdem Aufträge mit Tangro-Software automatisiert verarbeitet werden.

Für den Kundenservice ist weiterhin die direkte Verknüpfung der ursprünglichen Kundenbestellung mit dem Auftrag in SAP von immensem Vorteil. Die Belege sind dadurch jederzeit sofort wieder aufrufbar.

Mitarbeiter im Vertrieb und Kundenservice können viel schneller weiterhelfen, wenn ein Kunde bestimmte Informationen zu einer Bestellung benötigt oder Nachfragen hat.

Ein weiterer Benefit der Automatisierung: Nachfolgende Logistikprozesse werden zeitnah angestoßen, sodass Lieferungen schneller beim Kunden eingehen. Unterm Strich trägt eine automatisierte Auftragsverarbeitung damit zur Kundenzufriedenheit bei.

Oberle Zitat

Solidarisches Prinzip

Den unterschiedlichen Prozessen, die Unternehmen gerade in der Auftragserfassung ausgebildet haben, trägt die Tangro- Automatisierungslösung durch hohe Flexibilität Rechnung.

Unternehmensspezifische Anforderungen werden durch die Tangro-eigene Überlagerungstechnik umgesetzt, ohne dass die Standardlösung oder die Lösungen anderer Kunden davon beeinträchtigt werden.

Weiterentwicklungen werden immer im Standardsystem umgesetzt und stehen nach einer Qualitätsprüfung allen Kunden zur Verfügung. Die Inbound Suite hat auf diese Weise einen großen Funktionsumfang erreicht.

 

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Kundenprojekt Conrad

  • Fehlerquote halbiert
  • Auftragserfassung: 30 Prozent schneller

Über den Autor

Alexander Oberle, Tangro

Alexander Oberle ist Entwicklungsleiter SAP-Produkte bei Tangro.

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