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SAP-Dokumentenarchiv: Archivieren, wie es dir gefällt

[shutterstock.com:757853434, Degimages]
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Geschrieben von E-3 Magazin

Seit vielen Jahren setzt die Schweizer Elektronik-Handelskette Interdiscount unternehmensweit auf SAP ERP und hat auch ein Dokumentenarchiv im Einsatz. Da die alte Archivlösung sehr lizenz- und wartungsintensiv war, suchte man nach einem effizienten System.

Interdiscount ist mit rund 200 Verkaufsstellen und Onlineshops für Privat-, aber auch Geschäftskunden der führende Heimelektronikanbieter der Schweiz.

Seit vielen Jahren setzt man unternehmensweit auf SAP ERP und hat auch ein Dokumentenarchiv im Einsatz. Alle Kassenbelege, Rechnungen, Verträge, Kundenmeldungen, Reparaturaufträge und weitere Dokumente werden laufend archiviert und revisionssicher abgelegt.

Die alte Archivlösung verursachte aber hohe Lizenz- und Wartungskosten und der In­frastrukturbedarf war erheblich (mehrere Datenbanken, Archivserver und komplexe Infrastruktur). Zudem war der Scanning-Prozess fehleranfällig und mühsam.

Mehrere Fenster für Scanning, Prüfung, Ergänzungen usw. führten zu mangelnder Benutzerfreundlichkeit und zu einem langsamen Scanning-Prozess. Als dann Nachlizenzierungen nötig waren, entschloss sich Interdiscount, eine Evaluation am Markt durchzuführen.

Geprüft wurden mehrere Varianten wie Migration der bestehenden Lösung, SAP Content Server und verschiedene Archivlösungen mit SAP-Anbindung. Durchgesetzt hat sich schließlich der Archivserver ContentServer4Storage von KGS Software.

Die Hauptgründe für den Entscheid waren: wesentliches Einsparpotenzial bei Infrastruktur, Lizenzen, Wartung und Betrieb, ein klarer, sicherer Migrationspfad im laufenden Betrieb sowie die Ablösung mehrerer Produkte in den Bereichen: Scanning, Non-SAP-Archivierung und Massenverarbeitung von Dokumenten.

Die Umsetzung der Lösung erfolgte von KGS gemeinsam mit dem Partner TeamWork Schweiz. Die Mitarbeiter von TeamWork unterstützen Interdiscount seit mehreren Jahren im Bereich SAP und waren im Projekt für die Koordination, die notwendigen Basisarbeiten und die End­anwender-Schulung zuständig. Wo notwendig, wurden die Archivierungsspezialisten von KGS zugezogen. Gemeinsam wurde das Projekt in acht Monaten erfolgreich umgesetzt.

Infrastruktur

Die KGS-Lösung ist sehr schlank und benötigt keine Datenbank- und Archivserver für die Archivierung. Konkret konnte die Infrastruktur von drei dedizierten Servern zuzüglich der Datenbankserver beim Altsystem auf insgesamt einen virtuellen Server reduziert werden.

Nebst den Infrastrukturkosten bedeutet dies auch die Minimierung des Betriebsaufwands und des technischen Risikos. Die KGS-Lösung läuft heute praktisch ohne Aufwände für den Betrieb.

Migrationsprojekt

Eckdaten Szene C 1712Rund 20 Millionen Dokumente waren im Altsystem abgelegt und mussten während des laufenden Betriebs migriert werden. Der Zugriff auf die Dokumente musste jederzeit gewährleistet sein und im Zuge der Revisionssicherheit hatte auch die Nachvollziehbarkeit hohe Priorität.

Das Tool KGS Migration4ArchiveLink ermöglicht die Migration im laufenden Betrieb mit vollständiger Dokumentation in der mitgelieferten Migrationsdatenbank. Während des Umzugs der Dokumente vom Alt- ins Neusystem war der durchgehende Zugriff mittels ­Proxy-Funktion auf alle Dokumente gewährleistet.

Die bisher eingesetzte Software für den ScanClient war nicht mit Windows 10 kompatibel und es traten immer wieder Probleme auf. Die Software KGS Scan wurde installiert und auf die Bedürfnisse von Interdiscount angepasst. Das Zusammenspiel mit einem KGS-Produkt zur Massenverarbeitung von Dokumenten (KGS DocumentRouter) resultiert in einem viel schnelleren Scan-Ablauf.

Die KGS-Lösung ist vollständig in das SAP-System eingebettet und nutzt bestehende SAP-Komponenten bestmöglich. Non-SAP-Belege wie eingescannte Vertragsdokumente sind mittels KGS Zadoc im SAP-System aufrufbar.

Die KGS-Lösung ist auch für S/4 Hana geeignet. Aktuell führt TeamWork den KGS ContentServer4Storage bei drei S/4- Hana-Implementierungsprojekten ein.

https://e-3.de/partners/kgs-software-gmbh-co-kg/

Über den Autor

E-3 Magazin

Information und Bildungsarbeit von und für die SAP-Community.

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