MAG 1710 Personal

Sonderfall österreichische Kollektivverträge

[shutterstock.com:353240585, VikiVector]
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Geschrieben von Kathrin Eyben, Rocon

Lange Zeit galt die Erfassung österreichischer Reisekostenabrechnungen in Travel-Management-Systemen als schwer abbildbar – in vielen Unternehmen ist daher sogar noch die händische Abwicklung gang und gäbe.

Anders als in Deutschland oder in der Schweiz sind die umfangreichen Reisekosten-Regelungen in Österreich nicht nur im Gesetz verankert, sondern finden sich auch in branchenindividuellen Kollektivverträgen wieder.

In diesen jährlich zwischen der Arbeitgeberseite (Wirtschaftskammern) und den Gewerkschaften ausgehandelten Vereinbarungen werden unter anderem die Rahmenbedingungen der Reiseaufwände sowie der Reisekosten festgehalten.

Dadurch variieren die Tagessätze und die Besteuerung der Reisekosten von Branche zu Branche. Eine große Herausforderung für das automatisierte Reisekostenmanagement; dadurch war die Hinterlegung aller Regelungen aus den Kollektivverträgen in Concur bisher nicht möglich.

Als Concur Customer Success Partner hat Rocon deshalb ein individuell konfigurierbares Add-on entwickelt, die sogenannte Individual Travel Allowance oder kurz ITA, welche die Rahmenbedingungen der Kollektivvertragsanforderungen aller Branchen in Concur erfasst und abbildet.

Add-on Individual Travel Allowance

Legt ein Mitarbeiter eine neue Reisekostenabrechnung an, wählt er zunächst die Individual Travel Allowance in Concur aus. Alle individuellen, im Kollektivvertrag festgehaltenen Regelungen, zum Beispiel Tages- oder Steuersätze, zieht sich die Reisekostenmanagement-Software dank des Add-ons nun automatisch.

Der Mitarbeiter muss die jeweiligen Posten nur noch auswählen und kann seine Reisekostenabrechnung wie gewohnt ausfüllen. Im Falle einer fehlerhaften Eingabe erhält er eine automatisch generierte Meldung und kann nach einer Korrektur seine Abrechnung an den Genehmiger senden.

Die Individual Travel Allowance ist so konfiguriert, dass auch der Genehmiger etwaige Abweichungen in Concur direkt angezeigt bekommt – dadurch ist der Genehmigungsprozess transparent und die Abrechnung kann schneller bearbeitet werden.

Nach einer intensiven Testphase ist das Add-on inzwischen bei den ersten österreichischen Kunden erfolgreich im Einsatz. Demnächst wird das Add-on auch über das App Centre in Concur anforderbar sein.

Über den Autor

Kathrin Eyben, Rocon

Kathrin Eyben ist Mitarbeiterin im Marketing bei Rocon Rohrbach.

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