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Vorprogrammierte Verzweiflung?

[shutterstock.com:435069355, Dim Tik]
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Unternehmen, die mit SAP-Systemen arbeiten, müssen in der Lage sein, Dokumente und Informationen einfach und sicher an die jeweiligen Stakeholder zu verteilen. Dieser Kernprozess stellt die Verantwortlichen häufig vor große Herausforderungen. Doch wie lassen sich sichere SAP-Output-Prozesse effizient schaffen?

Im Folgenden stellen wir Ihnen die sechs größten Risiken im SAP-Output-Management vor und erklären Ihnen, wie Sie diese vermeiden können.

1. Intransparenz und mangelnde Nachvollziehbarkeit im Dokumentenprozess:

Waren Sie auch schon einmal beunruhigt, weil Sie nicht wussten, ob Ihre SAP-Dokumente tatsächlich am Drucker angekommen sind oder ob Ihr Lieferant die Auftragspapiere per E-Mail erhalten hat?

In der Tat können Sie im „SAP-Standardweg“ über den Erhalt der Dokumente nicht sicher sein, da das SAP-System nicht den gesamten Weg bis zum gewünschten Empfänger nachvollziehen kann.

Falls der Printserver, der Drucker oder der E-Mail-Server streikt, landen Ihre Dokumente im Nirwana, ohne dass Sie dies bemerken. Wenn dadurch Ihre Fertigung steht oder der Lieferant nicht produziert, hat die mangelnde Nachvollziehbarkeit drastische Nebenwirkungen.

2. Definierte SAP-Formulare sehen beim Druck unterschiedlich aus oder entsprechen nicht den Vorgaben:

Sie investieren viel Zeit und Ressourcen in die Formularentwicklung auf Basis von SAPscript, SmartForms oder AdobeForms. Das Ziel ist, Corporate-Identity-konforme Formulare zu entwickeln, die Ihren Vorstellungen und Richtlinien entsprechen.

Beim Druck kommt es jedoch häufig vor, dass exakt diese Formulare unterschiedlich ausgegeben werden und Zeilenumbrüche oder gesamte Absätze verschoben werden. Vor allem bei heterogenen Druckerlandschaften lässt dieser Umstand die IT-Verantwortlichen verzweifeln.

3. Fehlinterpretation von internationalen Zeichensätzen:

######## – haben Sie diese Symbole schon einmal auf Ihren Dokumenten nach dem Drucken entdeckt, wo eigentlich Schrift stehen sollte? Dann wurden die gewünschten Zeichensätze falsch interpretiert.

Bei international agierenden Unternehmen mit weltweiten Niederlassungen führt dieser „banale“ Fehler zu enormen Einschränkungen und Fehlerpotenzialen im SAP-Formulardruck.

4. Aufbringung von Stempeln, Barcodes und Wasserzeichen auf SAP-Dokumente:

Sie möchten Dokumente um Zusatzinformationen wie Stempel, Barcodes oder Wasserzeichen ergänzen? Oft geht das nur mit Individuallösungen oder mit zusätzlicher Druckerhardware.

Auch der Wunsch, kein vorgedrucktes Papier mehr zu verwenden, welches zusätzliche Kosten verursacht und über verschiedene Schächte am Drucker zur Verfügung gestellt werden muss, lässt sich oft nicht leicht umsetzen.

5. Aufwändiges Einrichten und Verwalten von Druckern und SAP-Systemlandschaften:

Ist es nicht nervig, einen neuen Drucker in verschiedenen SAP-Systemen bekannt zu machen, Schächte zu definieren und diesen dauerhaft zu pflegen?

Jeder, der sich mit dieser Thematik beschäftigt, kann nachvollziehen, wie aufwändig dieses Prozedere wirklich ist. Immer dann, wenn eine neue Druckerflotte ausgerollt wird, müssen Hunderte oder sogar Tausende von Druckern in verschiedenen SAP-Systemen eingerichtet werden – die Verzweiflung in der zentralen IT ist vorprogrammiert und die Ressourcen sind erstmals für lange Zeit blockiert.

6. Manuelle und fehleranfällige Bereitstellung von SAP-Formularen und Zusatzdokumenten.

Für einen SAP-Geschäftsprozess (Fertigung, Instandhaltung…) müssen zu den SAP-Formularen zumeist Begleitdokumente (Zeichnungen, Arbeitsanweisungen…) zur Verfügung gestellt werden.

In der Regel werden diese Dokumente individuell und manuell in den jeweiligen Verzeichnissen gesucht, gedruckt, reihenfolgerichtig sortiert und bereitgestellt.

Diese Prozesskette der händischen Bereitstellung von Geschäftsdokumenten ist zeitaufwändig, fehleranfällig und kann bei Unternehmen zu geschäftsprozesskritischen Verzögerungen führen.

Fazit:

Die beschriebenen Risiken können durch die Implementierung eines zen­tralen Output-Management-Systems, welches zwischen der SAP-Applikation und den Ausgabekanälen interagiert, gelöst werden.

Dadurch können alle Informationsströme vom SAP-System bis zum gewünschten Ausgabekanal überwacht und Fehler umgehend erkannt und behoben werden (Risiko 1).

Das Output-Management-System garantiert eine generische Datenverarbeitung und Konvertierung, weshalb Formulare, egal welcher Technologie, auf jedem Drucker identisch und im gewünschten Design ausgegeben werden (Risiko 2).

Zusätzlich implementierte Unicodeprozesse interpretieren softwareseitig alle internationalen Schriftarten sowie Zeichensätze und geben diese korrekt am Drucker aus (Risiko 3).

Stempel, Barcodes und Wasserzeichen werden ebenfalls softwareseitig im Output-Management-System definiert, aufgebracht und ergänzen Ihre Dokumente kostengünstig sowie sicher um weitere Informationen (Risiko 4).

Mit dem integrierten Printer-Management werden alle Drucker nur einmal in einer zentralen Datenbank im Output-Management-System angelegt und auf Knopfdruck in alle SAP-Systeme automatisiert verteilt (Risiko 5).

Der korrespondierende Aufwand reduziert sich auf ein Minimum. Abschließend schaffen zertifizierte SEAL-SAP-Transaktionen automatisierte und sichere Dokumentenprozesse (Risiko 6).

SAP-Formulare und gewünschte Begleitdokumente werden auf Knopfdruck bereitgestellt, mit Zusatzinformationen aufbereitet und reihenfolgerichtig am Drucker oder digital zur Verfügung gestellt.

Über den Autor

Tobias Habermann, SEAL Systems

Tobias Habermann ist Business Development Manager bei SEAL Systems

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