MAG 1610 Management

Flexibel beim Zoll

[shutterstock.com:561722644, Michail Petrov]
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Geschrieben von Frank Klischat, PwC

Für international tätige Unternehmen wird die Abwicklung von Zoll und Außenhandel immer aufwändiger. Dabei steht viel auf dem Spiel: Es gilt, durch eine korrekte Buchführung den Status des zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten oder Authorised Economic Operator (AEO) als zuverlässiger und vertrauenswürdiger Handelspartner zu erhalten.

Immer neue und komplexe Vorgaben stellen sie vor einen Berg an Aufgaben ganz verschiedener Art. Um alle Zollvorschriften zu beachten und sämtliche Prozesse zuverlässig abzuwickeln, ist eine Vielzahl von Systemen auf dem Markt, die sich für die Import- und Exportaktivitäten eines Unternehmens eignen.

Dazu zählt beispielsweise die Zollplattform SAP Global Trade Services (GTS).Frank Klischat

Mit ihr können Unternehmen auf elektronischem Weg mit Zollbehörden kommunizieren. Sie gewährleistet, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten werden. Sämtliche Transaktionen werden dokumentiert, um sie bei Bedarf für das strategische Reporting auszuwerten.

Doch nicht jedes Unternehmen benötigt alle Funktionen dieses fein verästelten Systems. Schon vor der Implementierung gilt es deswegen, genau zu prüfen, welche Möglichkeiten für das eigene Unternehmen Sinn machen, um die Kosten für Anschaffung und Pflege zu begrenzen.

Die Unternehmen wünschen sich meist Prozesse, die allen Zoll- und Außenhandelsvorschriften gerecht werden, jedoch nicht komplex sind und möglichst wenige Eingriffe des Anwenders erfordern.

Im Fokus stehen Schnelligkeit und Kostensenkung. Die Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC hat aus diesem Grund die Zollplattform SAP GTS OnDemand entwickelt.

Sie erlaubt, einzelne Module des SAP GTS zu nutzen, ohne das ganze System komplett zu in­stallieren – eine kostengünstige High-End-Lösung mit standardmäßig vorgesehenen SAP-GTS-Funktionen.

Die Nutzung ist flexibel anpassbar: Bei Bedarf können später bei laufendem Betrieb zusätzliche Prozesse aus dem Portfolio hinzugefügt werden.

Ein weiterer Vorteil dieses speziellen On-Demand-Systems: Dem Unternehmen steht ein ganzes Beraterteam zur Seite – auch nach der Einführungsphase.

Dschungel an Zollvorschriften

Denn selbst wenn das Programm eingerichtet ist und reibungslos läuft, ist es nötig, Grundeinstellungen kontinuierlich zu aktualisieren, neue Vorgaben umzusetzen, Funktionen zu ergänzen und sich im Dschungel aufwändiger Prozesse und neuer Vorschriften zurechtzufinden.

Als Beispiel sei da nur das komplexe Präferenzrecht genannt, das Waren aus bestimmten Ländern eine zollrechtliche Vorzugsbehandlung ermöglicht.

Unternehmen brauchen also erfahrende Ansprechpartner für die strategische und rechtliche Zoll- und Außenhandelsberatung sowie für den IT-Bereich.

Im Expertenteam von PwC finden sich deshalb ganz verschiedene Fachleute wie Diplom-Finanzwirte (Zoll), Rechtsanwälte, SAP-Spezialisten, Programmierer und Wirtschaftswissenschaftler.

Für das SAP GTS OnDemand benötigen Unternehmen keine zusätzliche Hardware, kein SAP-Basis-Know-how, keine Lizenzen für das SAP-GTS-System, keinen Listenprovider und keinen Konverter für den elektronischen Datenaustausch mit dem Zoll.

Stattdessen wird das ERP-System des jeweiligen Unternehmens über einen VPN-Tunnel einfach mit dem SAP-GTS-OnDemand-System verbunden.

Der Name sagt es schon: Das Programm basiert auf dem GTS-System der SAP und verfügt über Erweiterungen, die den nutzungsabhängigen Betrieb als On-Demand-Lösung zulassen.

Daher beinhaltet dieses Angebot das GTS-System, wie es die SAP SE standardmäßig anbietet.

Die Implementierung im Unternehmen geht schnell und unspektakulär vonstatten: Dazu muss nur ein Plug-In installiert werden.

Dieses Zusatzprogramm dockt das ERP-System des Unternehmens über eine vordefinierte Schnittstelle an das Basisprogramm SAP GTS an. Dann kann sofort begonnen werden, die benötigten Module einzurichten.

Durch die langjährige Erfahrung kennen die PwC-Experten die Bedürfnisse ihrer Kunden und können abschätzen, welche Prozesse am ehesten benötigt werden. So konnten sie ein sogenanntes Template entwickeln – eine Art Muster, auf dem die gängigsten Prozesse vorab konfiguriert sind.

Es bildet eine komfortable und zeitsparende Grundlage für die kundenspezifischen Einstellungen.

Abschließend werden die Stammdaten des firmeneigenen ERP-Systems in das GTS-System übertragen und die Testphase kann beginnen.

Für Unternehmen, die beispielsweise Ausfuhranmeldungen abzuwickeln haben, findet zudem ein Probelauf für den elektronischen Datenaustausch mit den Zollbehörden statt.

Kalkulierbare Kosten

Es gibt einen fixen Basispreis sowie einen Nutzungspreis, der vom Volumen der beanspruchten Leistung abhängt. Beispielsweise wird ein fester Betrag pro durchgeführter Exportanmeldung oder eine Flat­rate für eine vorher fest definierte Mengenstaffel vereinbart.

Im Preis enthalten sind auch regelmäßige Release-Updates, Updates von System-Service-Packs der SAP-GTS-Landschaft, Codetabellen und Listen wie die des Bundesanzeigers.

Um die Kosten zu kalkulieren, die im Einzelfall konkret auf ein Unternehmen zukommen, gibt es die Möglichkeit, vorab gratis an einem Workshop teilzunehmen.

Dort erarbeitet ein SAP-GTS-Berater in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Fachbereich des Unternehmens die nötigen Prozesse und schätzt die zu erwartenden Nutzungsmengen ab. Dabei werden auch eventuell nötige Zusatzleistungen besprochen.

So wissen Kunden von vorneherein, mit welchen Investitionen und Unterhaltungskosten sie zu rechnen haben. Gerade für Interessenten, die sich unsicher sind, ob diese Lösung für sie überhaupt infrage kommt, bildet dieser Workshop eine gute Entscheidungsgrundlage.

Unternehmen, die bereits eine SAP-GTS-Lizenz besitzen, können übrigens ebenfalls den On-Demand-Service buchen. Auch in solchen Fällen übernimmt PwC die Betreuung und Beratung – mit genau den gleichen Leistungen wie bei SAP GTS OnDemand.

Dieser als OnDemand+ (ODPlus) bezeichnete Service bedeutet, dass der Kunde seine SAP-GTS-Lizenz bereitstellt, während PwC die Hardware und die Applikation betreibt und betreut.

Das SAP GTS OnDemand versucht, ganz verschiedenen Bedürfnissen und Zielsetzungen gerecht zu werden: Egal ob Firmen nach neuen Ansätzen suchen, um Zoll und Außenhandel leichter abzuwickeln, ob sie eine Komplettberatung wünschen, eine Paketlösung oder nur eine sporadische Unterstützung.

Der Grundstein für dieses Angebot wurde gelegt, als PwC die Kampus GmbH übernahm. Kampus entwickelte eine Zollplattform, die erstmals eine nutzungsabhängige On-Demand-Lösung bot.

Großprojekte

Das Beraterteam ist mit seinem breit gefächerten Wissen in der Lage, innovative Lösungen auch für spezielle Probleme zu finden und strategisch Wege zu erarbeiten, um Prozesse zu verschlanken oder sich Wettbewerbsvorteile zu erarbeiten.

Das weltweite PwC-Netzwerk mit Zollspezialisten in fast allen Ländern ermöglicht es zudem, internationale Großprojekte abzuwickeln.

Die Angebotsstruktur von SAP GTS OnDemand gewährleistet also, den kompletten Produktlebenszyklus der Zollplattform zu begleiten – von der Vorabanalyse der nötigen Prozesse über die praktische Einführung bis hin zur fortlaufenden Betreuung der Systemlandschaft sowie Evaluation und Optimierung von Unternehmensstrategien bei Zoll und Außenhandel.

Für Kunden, deren Bedürfnisse über die OnDemand- und die OnDemand+-Lösung hinausgehen, lassen sich individuelle Lösungen entwickeln.

Auch hierbei unterstützt das Expertenteam mit seinen langjährigen Erfahrungen.

Über den Autor

Frank Klischat, PwC

Frank Klischat ist Projektmanager bei PwC im Bereich International Customs and Trade Solutions, Hamburg.

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