KGS

Der S/4-Brückenschlag

Die Einführung von S/4 Hana bringt viele Neuerungen in allen Bereichen des Systems mit sich. Dieser Beitrag befasst sich mit einem oft vernachlässigten, aber dennoch wichtigen Aspekt: der Dokumentenarchivierung. Auch hier gibt es neben bewährten Schnittstellen viel Neues.

Um die Brücke zwischen ECC 6.0 und S/4 Hana zu schlagen, ist erst einmal die Betrachtung der Systemausprägungen und der möglichen Umstellungspfade notwendig.

Derzeit gibt es ECC in zwei sehr unterschiedlichen Ausprägungen, zum einen als ECC mit Any DB und als ECC on Hana (SoH). Der Unterschied der Varianten liegt in der zugrunde liegenden Datenbank.

SAP sieht ECC on Hana als ersten Schritt in der Umstellung auf S/4. Aus Sicht der Archivierung und speziell der Verwaltung von Originalbelegen sind beide Varianten identisch. Beide Ausprägungen stellen die bekannten Schnittstellen ArchiveLink und BC-ILM uneingeschränkt zur Verfügung.

Ein Wechsel von ECC mit beliebiger Datenbank auf ECC on Hana ist in diesem Bereich unkritisch und bedingt keine zu projektierenden Anpassungen. Aus Sicht des Archivanbieters ist dieser Schritt transparent, das zeigen auch die Erfahrungen bei KGS.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass die bekannten Schnittstellen wie BAPI, BADI, OLE und vor allem RFC nach wie vor verfügbar sind. Somit funktionieren auch die Ergänzungsprodukte rund um die Archivfunktionalitäten uneingeschränkt.

Speziell die weitverbreiteten Funktionen wie Barcodeverarbeitung und auch das frühe Archivieren mit SAP-Workflow funktionieren somit wie gewohnt ohne Anpassungsaufwand.

Es sei allerdings darauf hingewiesen, dass mit der Nutzung der Hana-Datenbank das Thema „Housekeeping“ mittels Datenarchivierung, also die Reduzierung der aktiven Daten in der Datenbank, an Bedeutung gewinnt.

Von ECC on Hana auf S/4

S/4 gibt es in zwei sehr unterschiedlichen Ausprägungen, nämlich on-premise und S/4 in der Cloud. Diese Varianten unterscheiden sich in den Komponenten und natürlich auch im Ausführungsort.

Mit S/4 – egal in welcher Variante – ändert sich das Datenmodell in weiten Teilen. Wer Performancevorteile unter S/4 ausschöpfen will, kommt nicht umhin, das Coding eigener Erweiterungen wie z. B. Funktionsbausteinen an das neue Datenmodell anzupassen und sich zumindest mittelfristig von Abap zu lösen.

Neben dem neuen Datenmodell wird auch die Nutzung der ERP-Funktionen grundlegend geändert. Ist das heutige ECC eine mächtige, fast monolithische Serveranwendung, die sich über Transaktionen, Module und Funktionen individuell erweitern lässt, so hat man es bei S/4 mit einer serviceorientierten Architektur zu tun.

Anwenderseitige Erweiterungen werden somit als Services oder als eigene Fiori-Anwendungen implementiert und verfügbar gemacht. Das hat auch Auswirkungen auf das SAP-Transportsystem, das sich im Hinblick auf die neuen Techniken ebenfalls grundlegend ändert.

Zukünftig gibt es neben der Möglichkeit, über die Hana-Oberfläche Anwendungen bereitzustellen, ein GIT (distributed version control system – ein verteiltes Versionsverhaltungssystem); dieses ist zukünftig Bestandteil der Web IDE.

Für Entwickler, die bisher SAP gemieden haben, bietet sich dadurch eine attraktive Plattform, die von unseren Entwicklern als durchdacht und attraktiv empfunden wird. Es muss allerdings erwähnt werden, dass sich die beschriebenen Änderungen nur auf den nativen S/4-Teil beziehen.

Der Net­Weaver-Stack mit Abap bleibt mindestens bis 2025 erhalten und kann auch weiterhin, wie gewohnt, genutzt werden. Damit lassen sich die Vorteile von Hana allerdings nur bedingt nutzen.

Neben den Neuerungen auf der Back­end-Seite ändert sich auch die Schnittstelle zum Anwender. Aktuell kann zwar die bekannte SAP GUI weiterverwendet werden (zumindest, so lange der NetWeaver-Stack vorhanden ist, also mindestens bis 2025), Ziel ist es aber, auf die neuen Technologien basierend auf SAP UI5 und Fiori umzustellen.

Die neuen Oberflächen ermöglichen erstmals einen durchgängig funktions-/prozessbezogenen Blick auf das ERP-System, die transaktionale Sicht entfällt dabei gänzlich.

Diese Transformation erfordert ein Umdenken, da jedem Anwender nur noch die für sein jeweiliges Arbeitsumfeld benötigten Anwendungen präsentiert werden. Die Anwendungen sind dabei thematisch gegliedert.

Die persönlichen Anwendungen werden über eine einfach zu bedienende und übersichtliche Kacheloberfläche im Browser gestartet. Die bisher verfügbaren Fiori-Anwendungen bieten, anders als die klassische GUI, keine einfache Integration für Originalbelege. Hier sind neue Lösungen gefragt.

Wie immer bei neuen Technologien ist hier „Forschungsarbeit“ nötig, um einen guten Weg der Integration von Originalbelegen in die Prozessanwendungen zu finden.

DMS in S/4 mit Fiori

KGS hat zu diesem Zweck ein Entwicklerteam im Einsatz, welches eine einfach zu nutzende Dokumentenverwaltung in S/4 mit Fiori schafft. Die Ergebnisse hierzu werden im Rahmen der diesjährigen DSAG-Jahreskonferenz gezeigt.

Die Integration in bestehende Anwendungen erfolgt dabei über die Bereitstellung einzubindender Services, die dann in eine eigene Fiori-Anwendung verzweigen. Durch die funktionsbezogene Sicht von Fiori ist es erstmals möglich, eine echte Dokumentenverwaltung ähnlich einem ECM (Enterprise Content Management System) in SAP verfügbar zu machen.

Dies führt aus unserer Sicht zu einer weiteren Fokussierung auf das Kernsystem, da alle Aufgaben hier erledigt werden können. Eine redundante Datenhaltung sowie ein redundantes Berechtigungssystem sind auch dann nicht mehr erforderlich, wenn ECM-typische Geschäftsprozesse unterstützt werden sollen.

Von all den Änderungen ist auch die Dokumenten- und Datenarchivierung betroffen. Die gute Nachricht vorweg: Die Basisschnittstelle SAP-ArchiveLink gibt es auch in der S/4-Welt, zumindest in Kombination mit dem NetWeaver-Stack, und es wird sie nach derzeitigem Kenntnisstand auch weiterhin geben.

Das Gleiche gilt für die auf einer spezialisierten Web-DAV-Implementierung basierende SAP-BC-ILM-Lösung: Auch sie wird weiterhin angeboten.

Neben den bekannten Schnittstellen gibt es aber auch Neues: S/4 bietet einen „Service Name Document Service“ mit einer vollständigen CMIS-Schnittstelle (Content Management Interoperability Services) zur Ablage und Recherche von Archivobjekten, einen Archivspeicher für beliebige Archivobjekte namens Document Repository und einen spezialisierten Speicherbereich für mobile Daten unter dem Namen „Mo­bile Storage“ mit integriertem PDF-Reader zum Anzeigen der mobilen Dokumente im Browser.

Speziell mit der Unterstützung des offenen CMIS-Standards bewegt sich SAP klar in die Richtung eines ECM-Systems. Denn neben der eigentlichen Ablage und Wiedergewinnung von Archivobjekten können nun erstmals zusätzliche Metadaten zu Archivobjekten in den SAP-Kontext überführt und verwaltet werden.

Ein dediziertes, komplexes externes ECM-System ist somit bei S/4 in vielen Fällen nicht mehr notwendig. Ein schlankes und rechtssicheres externes Archiv bleibt jedoch weiter unverzichtbar.

Fiori-App von KGS

Die neuen Anwendungen unter Fiori können nicht von Haus aus mit Originalbelegen umgehen, die bereits seit geraumer Zeit in einem elektronischen Archiv aufbewahrt werden. Die hierzu bekannten „Dienste zum Objekt“, wie man sie vom ECC her kennt, sind in den bisherigen ­Fiori-Anwendungen nicht vorhanden.

Hier besteht Handlungsbedarf und diese Lücke füllt KGS. Wie kann nun der Übergang von SAP ECC zu S/4 in Bezug auf die Dokumentenarchivierung vollzogen werden?

Aus Sicht von KGS wird das Thema Dokumentenarchivierung mit S/4 neu definiert, denn S/4 bietet wesentliche Funktionen zur Verwaltung von unstrukturiertem Content. Dies ist gut für Kunden, die planen, S/4 neu einzuführen, und zuvor kein SAP betrieben haben.

Auf der anderen Seite gibt es die bestehenden SAP-Kunden, die in ihrer SAP-Historie bereits digitale Archive befüllt haben. Diese Bestandskunden müssen andere Ansätze verfolgen.

Zum einen besteht die Möglichkeit, die vorhandene Archivintegration beizubehalten und auch unter S/4 weiter zu nutzen. Dies sorgt im Bereich der Dokumentablage erst einmal für Ruhe, schützt aber nicht vor einer späteren Migration hin zu den neuen Schnittstellen und Integrationen.

Zum anderen kann auch der Big-Bang-Ansatz gewählt werden, bei dem schon mit dem Übergang zu S/4 alle Archive auf den neuen Standard migriert werden. Dieser Ansatz birgt viele Risiken, da heute noch nicht klar ist, ob sich alle alten Archivszenarien von Anfang an einfach umstellen lassen.

Bleibt noch ein dritter Weg: der hybride Ansatz. Das heißt, beim Übergang von ECC on Hana zu S/4 wird das vorhandene Archiv unverändert beibehalten. Alle neuen Archivanforderungen werden, sofern dies zu diesem Zeitpunkt schon möglich ist, über die aktuellen S/4-Techniken angebunden.

Dieser Weg bietet den Vorteil, dass von Beginn an Erfahrungen mit den neuen Schnittstellen und Ablagen gesammelt werden können, aber nicht alle Prozesse anzupassen sind. Nach und nach werden dann die alten Archive aufgelöst und in die neue Welt überführt. Dabei bietet sich auch die Möglichkeit der Bereinigung.

Hybride Archiv-Strategie

KGS verfolgt derzeit klar die hybride Strategie, da eine Ad-hoc-Umstellung von Archiven aus unserer Sicht nicht einfach möglich ist und immer eine signifikante Projektierung bedingt. Mit speziellen Werkzeugen wie z. B. einem Archiv-Proxy-Server kann der hybride Weg auch technisch unterstützt und abgesichert werden.

Darüber hinaus ist die Migration von ArchiveLink-basierten Archiven hin zu CMIS mit entsprechenden Softwareprodukten automatisiert möglich. Die wesentliche Frage, die stets im Vorfeld eines Migrationsprojekts nach S/4 zu beantworten ist, lautet:

Passt die alte Archivstruktur zur neuen Arbeitsweise? Nur wer diese Frage sinnvoll behandelt, wird die Anwender im Anschluss an die Migration zufriedenstellen können. Im Gegensatz zur Archivmigration in ECC 6.0, bei der nur ein Anbieter gegen einen anderen getauscht wird, geht es hier um Prozessthemen, die im S/4-Einführungsprojekt berücksichtigt werden müssen, um später erfolgreich mit dem Archiv arbeiten zu können.

Der Umstieg auf S/4 bedingt auch Anpassungen im Bereich „Ablage und Archivierung von Originalbelegen“. Die neuen Schnittstellen und Services erlauben es, mit S/4 eine ganzheitliche Sicht auf alle strukturierten und unstrukturierten Daten eines Unternehmens unter Einsatz einer entsprechender Fiori-App zu erlangen.

Bei Nutzung des von KGS verfolgten hybriden Ansatzes kann der Übergang auf S/4 einfach und elegant gestaltet werden, da die bestehenden Archive weiter nutzbar bleiben. S/4 hat den Anspruch, eine umfassende Informations- und Steuerungsplattform für ein Unternehmen zu sein. Mit der konsequenten Integration von unstrukturiertem Content in das System kann dies gelingen.

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