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Die Sicht der Fachberater

[shutterstock.com:587602736, Lightspring]
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Geschrieben von Hinrich Mielke, Alegri

Die Entscheidung war gefallen – SAP S/4 Hana Finance wird bei Alegri eingeführt – nicht on premise, sondern in der Microsoft Azure Cloud. Und wie bei jedem Einführungsprojekt gibt es am Anfang einige grundlegende Entscheidungen zu treffen.

Wo und wie werden die Systeme betrieben? Wie soll die Systemarchitektur, wie die Struktur der Mandanten- und Buchungskreise gestaltet sein? Wie wird die Blueprint-Phase aussehen und wer stellt die benötigten Informationen bereit?

Die Projektorganisation musste parallel zum operativen Geschäft agieren. Dazu kam die Frage: Wie werden die benötigten Informationen über die Veränderungen am System aufgenommen? Immerhin handelt es sich bei Simple Finance laut SAP um einen „Game Changer“, der es ermöglicht, ein Unternehmen ganz anders zu führen.

Die Entscheidung für Hana war aufgrund der angedachten Lösung schnell gefallen, angesichts des bereits vorhandenen Know-how wurde auf eine Cloud-Lösung mit Microsoft Azure als Provider gesetzt. So konnten Anforderungen an Hardware und Systemerweiterungen schnell auf Mausklick umgesetzt werden.

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Fehlende Konsistenz

Die initiale Phase – Customizing und die Anforderungen der Fachseite aufnehmen: Die Fachseite brachte schnell und unkompliziert ihre Anforderungen in die Blueprint-Phase ein. Für die Mitarbeiter der Fachseite war SAP völlig neu und daher mussten Prozedere und Fachtermini von SAP geschult werden.

So konnten zugleich „simplifizierte“ und modernisierte Vorgehensweisen und Prozesse insbesondere in der Finanzbuchhaltung etabliert werden. Das initiale Customizing ließ sich zügig durchführen.

Als es um die Details der Strukturen und Prozessabläufe ging, zeigte sich jedoch eine gewisse Diskrepanz zwischen der ausgelieferten Software und der verfügbaren bzw. auffindbaren Dokumentation.

Manchmal war die Software weiter als die Dokumentation, mal die Dokumentation aktueller als die Software. Herausforderungen bei der Einführung: Dies wurde durch diverse Namensänderungen nicht erleichtert: So wurde aus „SAP Simple Finance add-on 2.0 for SAP Business Suite powered by SAP Hana“ das „SAP Simple Finance, on-premise edition 1503“. Die Dokumentation bezieht sich auf den technischen Namen SFIN 2.0 oder auch sfin200.

Zwischenzeitlich variierte auch die Bezeichnung der Support Package Stacks und diese Umbenennungen wurden nur in Teilen der Dokumentation nachgezogen. Hierzu gibt es nun die SAP-Note 2171868, die etwas Licht in die Veränderungen der Namensgebung bringt.

Nachdem der ausgelieferte Software Stack von den Hana-zertifizierten Consultants regelmäßig auf einen aktuellen Stand gehoben worden war, fielen der Betrieb und die Umsetzung der fachlichen Anforderungen deutlich leichter.

Die Umsetzung der Blueprints erfolgte relativ schnell; aufgrund einer Umstrukturierung mussten jedoch einige Strukturen neu angelegt und transportiert werden.

Ohne Aggregate

Die bereichsübergreifenden Analysen wurden mit hohem Interesse evaluiert und validiert, denn das Reporting für die Alegri-Gruppe über die Unternehmensstrukturen hinweg war ein Grund für die Einführung von S/4 Hana Finance gewesen.

Reports lassen sich nun unkompliziert und schnell erstellen, anpassen und ausführen und so kommt einer der avisierten Vorteile von S/4 Hana Finance sofort zum Tragen: Aggregate oder gar ETL-Prozesse sind nicht mehr erforderlich und führen zu einer signifikanten Steigerung der Agilität.

Da die bisher nötigen Abstimmungsbuchungen zwischen FI und CO deutlich reduziert sind, ist der Monatsabschluss leichtgewichtiger und schneller durchführbar.

Keine „normale“ Einführung

Die Alegri-spezifischen Formulare erstellte die eigene Nearshoring-Entwicklung in Rumänien. Nach Abstimmungen im Projektmanagement lief dies auch effektiv und so ließen sich auch Änderungswünsche und Anpassungen parallel zum Projekt durchführen.

Man kann resümieren, dass dies keine „normale“ Einführung war; die Umstellungen und Veränderungen im S/4-Hana-Finance-­System sind mit einer gewissen Lernkurve verbunden. Die positiven Ergebnisse lassen diese Aufwände als lohnende Investition für weitere Projekte sehen.

https://e-3.de/partners/alegri-international-group/

Über den Autor

Hinrich Mielke, Alegri

Hinrich Mielke ist Direktor SAP bei Alegri

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