Coverstory 1602 MAG 1602

Agiles MDM

2016 xxx
Geschrieben von E-3 Magazin

Wie viele der Unternehmensdaten sind korrekt? Zwei Drittel könnten „Dark Data“ sein. Das sind Daten, deren Nutzwert nicht bekannt ist. Noch kritischer ist es bei den tatsächlichen Nutzdaten: Analysten gehen davon aus, dass über 25 Prozent der Daten inkorrekt sind. Sortieren, Validieren, Aufräumen ist angesagt, damit haben die Themen Agilität, Master Data Management und Governance beim CEO, CFO und CIO höchste Priorität. Ralph Weiss von Winshuttle hat praxisnahe Antworten für die SAP-Community. Ohne Daten-Governance und -Compliance wird es kein Big Data, BI und Predictive Analytics geben.

Datenexperten meinen, dass lediglich 15 Prozent der Daten in deutschen Unternehmen „sauber“ sind. Etwa 60 Prozent der Daten sind „Dark Data“. Das sind Daten, deren Nutzwert nicht bekannt ist. Sie kosten zuerst einmal viele Ressourcen, können aber durchaus auch unternehmensrelevante Daten enthalten.

Darüber hinaus gibt es auch noch die sogenannten Bad Data. Analysten gehen davon aus, dass in Unternehmen mindestens 25 Prozent der Daten inkorrekt sind. Diese sind kritisch, denn sie haben direkten Einfluss auf die Geschäftsergebnisse.

Sie sind falsch oder doppelt. Dies führt in der Folge naturgemäß zu fehlerhaften Betriebsprozessen und Entscheidungen. Natürlich kann man diesen mit Deduplizierung und anderen MDM-Werkzeugen zu Leibe rücken – nur braucht man dafür einen Plan, ein konsistentes Vorgehensmodell.

Daten-Governance und Compliance-Regeln werden notwendig! Winshuttle konzentriert sich auf dieses Kernproblem der Unternehmen und hat ein agiles MDM-Konzept sowie die entsprechenden Lösungen für die Optimierung unternehmenskritischer Daten entwickelt.

„Das Stammdaten-Management ist tatsächlich ein oft ungeliebtes Thema und rückt erst dann in den Fokus, wenn die schlechte Datenqualität Auswirkungen auf die Geschäftsabläufe und Ergebnisse zeigt“

weiß auch Winshuttle-Manager Ralph Weiss.

„Oft wird dann in aufwändige Projekte investiert, die die Datenqualität kurzzeitig verbessern, des Problems aber langfristig nicht Herr werden.

Aufgrund eines agilen Stammdaten-Managements, für das die Winshuttle-Plattform ideale Lösungen bietet, kann die Verantwortung für die Datenqualität in den Fachbereichen bleiben – wo die Daten auch angelegt, verwaltet und genutzt werden –, während die IT-Abteilung die Hoheit über die Abläufe behält.“

Das Resultat soll eine dauerhaft hohe Datenqualität sein, die Notwendigkeit zur Durchführung teurer Projekte für die Verbesserung der Stammdatenqualität kann entfallen. Unternehmen können die vorhandenen Daten und die agilen Abläufe nutzen, um valide Entscheidungen zu treffen und schnell auf die Anforderungen des Marktes zu reagieren.

Ralph Weiss kennt die Schwachstellen aus der Praxis und er hört oft die Diskussionen um die Datenhoheit. Hierbei liefert Winshuttle mit der hybriden Lösung einen anderen Ansatz als das zentral ausgerichtete Vorgehen von SAP. Bei SAP heißt es Master Data Gover­nance (MDG) und ist ein Add-on des ERPs von SAP und betrachtet auch dieses System als das führende und zentrale in der IT.

Beim Master-Data-Governance-Ansatz geht es darum, die Stammdatenqualität durch einen definierten, zentralen Prozess und Regelwerke zu optimieren. So wird das ERP-System zur einzigen Quelle für Stammdaten – es kann aber oft nicht die erforderliche Akzeptanz der Nutzer erreichen, um maßgeblichen Einfluss auf die täglichen Prozesse im Unternehmen zu gewinnen.

„MDG ist ein neues Angebot, das vorhandene Technologieanwendungen nutzt und sich besser in vorhandene SAP-ERP-In­frastrukturen integriert“

erklärt der Winshuttle-DACH-Chef.

„Dadurch liegt aus meiner Sicht der Fokus mehr auf Prozess- und Applikationsdaten und nicht auf dem Stammdatenansatz von MDM.

Letztendlich ist es eine Master-Data-Governance-Lösung für SAP-Applikationsdaten.“

Qualität & Heterogenität

Der Begriff Master Data Management hat viele unterschiedliche Bedeutungen, abhängig von dem Status der Stammdatenorganisation und den Technologien, die für die Arbeit mit Stammdaten eingesetzt werden.

Ein wesentlicher Schwerpunkt für SAP liegt erkennbar auf dem ERP-System in Verbindung mit der Berichterstellung und Analyse auf Basis der Daten im SAP-System.

„Relevante Daten liegen in den Unternehmen aber in vielen Abteilungen sehr oft in Microsoft Excel ohne jede Verbindung zum zentralen SAP-System vor“

sagt Weiss.

„Wir verstehen uns als das Bindeglied zwischen diesen Excel-basierten Datensilos und SAP“

fährt Weiss fort. Er hebt hervor, dass es wichtig ist, dass Fachabteilungen ihre Daten in ihrer gewohnten Umgebung pflegen und dann in einem weitgehend automatisierten Prozess an SAP übergeben können.

In einer Win­shuttle-Umgebung erstellen die Anwender in den Fachbereichen Skripte, über die sie SAP-Daten laden oder extrahieren. Damit erreichen sie mehr Flexibilität und Autonomie.

„Bestandteil unserer Plattform ist das Modul Winshuttle User Governance – es versetzt die IT in die Lage, die Verwendung dieser Skripte innerhalb des Unternehmens zu steuern und zentral zu verwalten.

Insofern obliegt die Stammdatenpflege in einer Winshuttle-Umgebung vorrangig den Fachbereichen. Die Governance obliegt hingegen vorrangig der IT“

beschreibt Weiss das bimodale MDM-System.

Stammdaten spielen in Unternehmen heute eine wichtige Rolle. Sie dienen als Grundlage für Geschäftsentscheidungen, da oft schnell und agil auf sich ändernde Bedingungen reagiert werden muss.

„Und Stammdaten beeinflussen stark die Wertschöpfungskette in den Unternehmen, da es bei einer mangelnden Stammdatenqualität zu Verspätungen und Fehlern und zu verpassten Chancen kommt und dies oftmals aus Unsicherheit zu erhöhten Risikozuschlägen führt“

erzählt Ralph Weiss aus seiner beruflichen Praxis.

Die Datenqualität und das damit im Unternehmen vorhandene Wissen werden verstärkt als kritische Faktoren angesehen und sollten auf der Agenda des Topmanagements stehen.

Zu dieser Erkenntnis kommt auch eine Untersuchung des renommierten Marktforschers Barc aus Würzburg. Acht Meta-Trends beeinflussen aktuell die IT und damit auch ganz wesentlich die Nutzung von Lösungen für Business Intelligence und das Datenmanagement oder deren organisatorische Einbindung.

Dies sind Digitalisierung, Consumerization, Agilität, Sicherheit, Analytics, Cloud, Mobile und Künstliche Intelligenz. Diese Entwicklungen und Anforderungen ihrerseits sind wieder Treiber für insgesamt 19 BI- und Datenmanagementtrends aus Anwendersicht, die jetzt der Barc-BI-Trend-Monitor 2016 detailliert erfasst und analysiert hat.

Weltweit betrachtet sind danach die Anwendungsfelder Data Discovery, Datenvisualisierung, Datenqualität und Stammdatenmanagement sowie Self Service derzeit die am häufigsten von Unternehmen genannten Trends, die ihre tägliche Arbeit beeinflussen.

„Für langwierige Anpassungen der Betriebsprozesse bleibt den Unternehmen oft wenig Zeit, und teure Projekte zur Verbesserung der Datenqualität sollten vermieden werden. Stattdessen muss das Management auf schnelle und flexible Datenprozesse setzen, bei denen die Genauigkeit der Daten im Vordergrund steht.

Mit den Lean Applications von Win­shuttle lassen sich die Datenerfassung und der Transfer der Daten vereinfachen. Als Folge erhöht sich die Qualität der Daten, und Stammdaten werden zu einem validen Asset in den Unternehmen“

ergänzt Winshuttle­-Manager Weiss.

„Jede Organisation muss darüber nachdenken, wie sie Daten zusammenträgt und erfasst, sowohl aus der Transaktions- als auch der Stammdatenperspektive“

definiert Ralph Weiss im Gespräch mit Chefredakteur Peter Färbinger. Die korrekte Behandlung der Daten ist eine Herausforderung an die Organisationsstruktur eines Unternehmens.

Einige SAP-Bestandskunden lösen das auf eine sehr gute und kontrollierte Art und Weise, die aber ihren Preis hat. Entweder erfordert sie einen hohen Arbeitsaufwand oder viele Kontrollen, was zu Verzögerungen führt, bis die Daten endlich im System erscheinen.

Aus seinen zahlreichen Kontakten mit SAP-Bestandskunden erfährt Ralph Weiss, dass die Herausforderung noch dadurch vergrößert wird, dass die SAP-Infrastruktur in der Regel sehr komplex ist und es keinen eindeutigen Gewinner gibt bei dem Gerangel um Datenquellen und Datenhoheit.

SAP liefert in der aktuellen ERP-Version ein robustes Rahmenwerk für das Datenmanagement von Applikationen, aber die Herausforderungen sind immer noch Systeme, die nicht komplett integriert sind, die Gruppe der heterogenen Anwender (die nicht alle SAP-Anwender sind) und die kundenspezifischen Konfigurationen.

Das Gover­nance-Modell für Informationen von SAP liefert einen klar beschriebenen Weg für neue und bestehende Kunden, wenn es um die SAP-Technologien geht. Das wird vor allem durch ein Angebot an À-la-carte-Lösungen erreicht, aus dem sich ein Kunde bedienen kann.

„Die größte Herausforderung bei all diesen Angeboten liegt darin, dass ein Kunde erst einmal erkennen und akzeptieren muss, dass er ein Problem hat, und daraus ableiten muss, welche Lösungen am besten geeignet sind, seine Anforderungen zu erfüllen“

erklärt Weiss im E-3 Gespräch.

„In manchen Organisationen kann das problematisch sein, wenn es sich um getrennte Bereiche handelt, die sich schon für bestimmte Anwendungen entschieden haben und nicht gewillt sind, hier Veränderungen vorzunehmen und Lösungen einzusetzen, die sie nicht kennen.“

Hier kommen die Lösungen von Winshuttle ins Spiel.

Sie schaffen die Anbindung der Excel-basierten Datenlösungen der Fachabteilungen an die SAP-Umgebung unter Einhaltung der Governance- und Compliance-Richtlinien. Dies sei, so Weiss, sowohl für bestehende als auch neue SAP-Nutzer eine wichtige Option.

„Wie gesagt – mit den Lean-Data- Management-Applikationen von Winshuttle liegt die Verantwortung für die Stammdaten und deren Pflege wieder in den Händen der für diese Daten kompetenten Fachabteilungen“

betont der Winshuttle-Manager nochmals.

„Das entlastet die IT-Abteilung und beschleunigt das ERP-Datenmanagement sowie die Prozessautomatisierung.

Ungeachtet dessen hat die IT-Abteilung weiter die technische Kontrolle über die Systeme.“

Master-Data-Methodik

Die Winshuttle-Plattform ermöglicht über Lean Applications für das Datenmanagement oder formularbasierte Workflows die Anbindung heterogener Systeme – eben dieser Datensilos – an SAP.

Damit schafft Winshuttle die Basis für das über Systemgrenzen hinweg transparente und effiziente Datenmanagement.

„Unsere Plattform stellt zudem sicher, dass SAP tatsächlich zum zentralen System für das Datenmanagement wird, zur Single Source of Truth. Dies können auch SAP-Bestandskunden problemlos realisieren“

beschreibt Ralph Weiss das Vorgehensmodell.

Warum hat sich Capgemini für eine strategische Partnerschaft mit Winshuttle entschieden?

„Unser Anspruch bei Capgemini Application Services ist es, unsere IT Service Delivery bei unseren Kunden kontinuierlich zu industrialisieren und zu automatisieren“

erklärt Martin Arnoldy, Vice President Application Services Germany bei Capgemini.

„Mit den Lösungen von Winshuttle erreichen wir beides. Indem wir ein universelles Best-Practice-Modell für die Stammdatenpflege aufbauen, etablieren wir bei unseren Kunden agilere und flexiblere Prozesse zur Stammdatenpflege.

Zukünftige Projekte und Initiativen unserer Kunden im Umfeld Business Process Optimisation, IT-Analysen und konkret Hana-Migrationen können dadurch effizienter umgesetzt werden.

Wir haben Winshuttle bei Capgemini in unsere Master-Data-Methodik integriert und sehen große Potenziale im zukünftig standardmäßigen Einsatz in unseren Kundenprojekten.“

Naturgemäß stellt sich damit die Frage: Was ist die Lösung für Daten-Governance und Compliance? SAP empfiehlt MDG Consolidation mit dem Ziel alle Daten auf eine Plattform zu transportieren – natürlich Hana.

„Für SAP-Systeme ist das absolut sinnvoll – die Art, wie Daten gesammelt und in SAP-Systeme eingegeben werden, sollte konsistent, verlässlich und hochperformant sein“

meint auch Ralph Weiss.

S/4 wird als das ERP einer nächsten Generation positioniert, dass das Hosting dieser Daten unterstützt. Es schreibt aber nicht vor, dass SAP Master Data Governance der einzige Weg sein sollte, sondern nur, dass eine gewisse Konsistenz und ein zuverlässiger Ansatz verwendet werden sollten.

SAP ist der Auffassung, dass viele Aspekte des MDG dabei helfen, dies zu erreichen. Einige SAP-Bestandskunden mögen mit dem ausschließlichen Ansatz der Dateneingabe nicht einverstanden sein.

S/4 wird als optimale Umgebung für Stammdaten positioniert, da Hana als die beste Option im ERP-Markt für Datenretrieval, -reporting und -analyse gesehen wird.

„Daraus folgt: Wenn ein Unternehmen SAP nicht als die beste Option für das Hosting wichtiger Daten sieht, muss es seine eigenen Reports und Analysen aus vielen Umgebungen, über viele Applikationen erstellen.“

sagt Weiss.

Winshuttle ist der Meinung, dass SAP eine gute Umgebung für Reports und Analysen ist. Winshuttle unterstützt ERP-Kunden hingegen mit Transaktions- und Stammdaten unabhängig davon, ob SAP Master Data Governance oder begleitende Lösungen genutzt werden oder nicht.

„Es ist ohne Zweifel richtig, dass Stammdaten die DNA eines jeden Unternehmens bilden“

erklärt Winshuttle-Manager Weiss.

DNA & Agilität

„Gleichzeitig ist es sicher nicht realistisch, dass alle Unternehmensdaten im direkten Einflussbereich der IT zentralisiert werden können.“

Laut Experten werden bei der Bearbeitung von Unternehmensdaten etwa 80 Prozent der Aufgaben mit Microsoft-Office-Anwendungen ohne Anbindung an die SAP-Systeme erledigt – das zeigt die Dimension des Problems auf.

Die Winshuttle­Plattform versetzt Unternehmen in die Lage, diese Datensilos anwenderfreundlich und transparent an die SAP-Systeme anzubinden.

„Wir wenden die Prinzipien des Lean Managements auf das Datenmanagement an – und diese stehen ja wie keine andere Methodik für Agilität“

betont Weiss das Engagement für ein dynamisches MDM.

„Unsere Lösungen ermöglichen den Teams der Fachabteilungen, über Lean Applications ohne Programmierung schnell auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren und ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren.“

Fachabteilungen können mit Winshuttle­-Lösungen weiterhin in Excel arbeiten oder benutzerfreundliche Webformulare verwenden. Und CIOs können den Fachabteilungen diese Freiräume zur zeitnahen Entwicklung ohne Bedenken einräumen.

Sie haben über das Modul Winshuttle User Governance die Kontrolle über diese Lean Applications.

„Zudem validiert unser System die eingegebenen oder geänderten Daten gegen SAP“

versichert Ralph Weiss.

Dies macht Win­shuttle zu einer erfolgreichen Plattform für Initiativen zur Verbesserung der Effizienz rund um SAP-Systeme.

„In den neuesten, noch unveröffentlichten Zahlen der Capgemini-IT-Trends-2016-Studie zeigt sich, dass im Vergleich zum letzten Jahr die Agilität der IT-Abteilungen insgesamt zugenommen hat.

Vor allem die Kernprozesse sind flexibler geworden“

weiß Stefan Sack, Leiter des Agile Kompetenzteams von Capgemini in Deutschland und Österreich.

Allerdings sank die Abdeckung der von der Fachseite geforderten IT-Funktionalitäten. Gleichzeitig haben es auch weniger IT-Abteilungen geschafft, die geplanten Neu- oder Weiterentwicklungen pünktlich umzusetzen, wird man in der Capgemini-Studie nachlesen können.

„Das deckt sich mit meinen Projekterfahrungen. Durch die Digitalisierung ist es offenbar zu einem deutlichen Anstieg von oft kurzfristigen Fachbereichsanforderungen gekommen, die viele IT-Abteilungen derzeit nicht erfüllen können“

interpretiert Sack.

„Ein wesentlicher Grund dürfte sein, dass Strukturen und Kultur vieler Organisationen agilen Vorgehensweisen im Wege stehen.“

Die agile Winshuttle-Lösung wurde speziell für die Erfassung, Validierung und Integration von Daten ohne Beeinträchtigung der Sicherheit oder Governance entwickelt.

„Unsere Plattform ermöglicht die Erstellung von Lean-Data-Management-Lösungen ohne Programmierung, die sowohl von der Fachseite als auch von der IT umgesetzt werden können“

erklärt Ralph Weiss. Darüber hinaus gibt es für bestimmte Stammdatenprozesse sogenannte Acceleratoren, wie etwa für den Vendor Master für die schnelle Umsetzung firmenspezifischer Anforderungen.

Die Winshuttle-Plattform ist hochskalierbar vom einfachen Einstieg in arbeitsplatzbasierte Anwendungen über die Produktfamilie Studio bis hin zur Unterstützung großer Unternehmensprojekte wie z. B. der Verbesserung der zentralen Stammdatenprozesse durch Winshuttle Enterprise Foundation.

„Kunden durchlaufen in der Regel einen schwierigen Prozess, um auf eine einzige Quelle von Informationen umzustellen, da die Daten auf vielen unterschiedlichen Systemen liegen und teilweise nur wenig überlappende Attribute aufweisen“

erläutert Weiss.

„Umso bedeutsamer ist es daher, mit agilen und flexiblen Werkzeugen darauf zu antworten.“

Das ist verständlich, weil SAP-Systeme bestimmte Daten für Materialmanagement, Vertrieb, Einkauf und Finanzwesen benötigen. Bestimmte andere Daten, wie solche aus Kundenveranstaltungen und -gesprächen, sind nicht unbedingt nützlich für das ERP-System, wohl aber für das Customer Relationship Management.

Der Ansatz von Winshuttle für diese Herausforderung ist das Prinzip „First Time Right“ durch einfache Einbindung aller am Prozess benötigten Experten. Dies kann über frei definierbare und jederzeit flexibel anpassbare Prozesse erfolgen.

Fazit & Zukunft

Es gibt verschiedene Wege, dies zu tun oder zu entscheiden, welche Daten synchronisiert werden sollten und welche nicht. Ganz wichtig, ist laut Weiss:

„Wenn entschieden wurde, dass Daten in einem bestimmten System mit einem anderen abgeglichen werden sollen, dann sollte dies möglichst kostengünstig und komfortabel möglich sein.“

Winshuttle hilft SAP-Bestandskunden, genau dies über Formulare, Workflows und Vorlagen für die Excel-basierte Dateninte­gration auf abgestimmte, strukturierte und geregelte Art und Weise zu realisieren.

Die Plattform von Winshuttle hat sich seit 2003 auf den Bereich lokal installierter Enterprise-Lösungen fokussiert. Mit SAP- und Microsoft-zertifizierten Produkten für NetWeaver, Hana und SharePoint sind die Kunden in der Lage, einfach und schnell Integrationen zu realisieren, die Governance und Compliance entsprechen.

„Der Markt zeigt, dass bestehende und neue Kunden cloudbasierte Lösungen immer mehr in Betracht ziehen“

definiert Ralph Weiss die nächsten Trends. Dementsprechend entwickelt Winshuttle eine nächste Generation von Produkten, die eine SAP-Stammdaten-Governance-Strategie und SAP-Application-Datenmanagement in der Cloud unterstützen. Und abschließend meint der Winshuttle-Manager:

„SAP-Bestandskunden haben viele Möglichkeiten, wie sie die SAP-Daten-Engine füttern können – aber nicht alle diese Methoden sind einfach zu implementieren oder zu pflegen.

Win­shuttle stellt ein Set innovativer und stabiler SAP-zertifizierter Methoden für die Datenintegration zur Verfügung – sie bieten die notwendige Governance und Kontrolle.“

Über den Autor

E-3 Magazin

Information und Bildungsarbeit von und für die SAP-Community.

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