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Die Technologien sind da. Warum nutzt ihr sie nicht endlich?

Technologiekonzerne, Start-ups und IT-Dienstleister entwickeln am laufenden Band IT-Innovationen. Natürlich verfolgen alle das Ziel, diese Innovationen in steigende Umsätze umzuwandeln. Aus Kundensicht aber dienen Data Analytics, Cloud oder generell Softwarelösungen mit vollautomatischen Workloads dazu, Prozesse zu vereinfachen und auf Kundenwünsche besser und schneller reagieren zu können.

Unternehmen, egal ob kleine, mittlere oder Großunternehmen, tun sich schwer, den digitalen Transformationsprozess zu vollenden. Die Schwierigkeit besteht dabei nicht in der Kaufentscheidung für IT-Technologien.

Große Probleme haben Unternehmen, ihre Organisationsstrukturen, Prozesse und Arbeitsweisen auf die digitale Transformation umzustellen und damit einen Return on Investment zu erzielen.

Diese Problematik soll am Beispiel von Business Intelligence, eigentlich eine Old-fashioned-Technologie, verdeutlicht werden. Es ist immer wieder erstaunlich, wie sehr klassische Business Intelligence, also die Erstellung von Berichten über die Performance eines Unternehmens oder von Prozessen, noch immer ein Topthema bei CFOs und Reporting-Verantwortlichen aus den Fachbereichen ist.

Denn es ist leider noch nicht State of the Art, dass Unternehmen durch ihre Management-Reporting-Prozesse einen einheitlichen und ganzheitlichen Blick auf ihr Unternehmen haben.

Und wenn, dann ist dieser Blick mit einem hohen Aufwand bei der Datenbereitstellung und -aufbereitung verbunden. Kunden, Beratungsunternehmen sowie Softwarehersteller berichten unisono, dass ein Reporting-Prozess aus einem Guss, also Datensammlung, Datenaufbereitung und Berichterstellung aus einer Software-Suite heraus, häufig noch die Ausnahme und nicht die Regel ist.

Allerdings ist dabei festzuhalten, dass die Technologie seit Jahrzehnten vorhanden und ausgereift und damit deutlich weiter ist als die Prozesse und Organisationsstrukturen der Unternehmen.

Probleme haben Unternehmen weiterhin bei der Datenerhebung, da die Datenmengen immer größer werden und Excel als Reporting-Tool immer noch häufig verwendet wird.

Eine einzige konsistente Datenbasis, also der Single Point of Truth, kann Abhilfe schaffen, ist aber häufig nicht vorhanden. Die meisten Unternehmen tun sich sehr schwer mit der Implementierung von Business Intelligence und Business Analytics und dem anschließenden Veränderungs- und Anpassungsprozess.

Diese Technologien bewirken natürlich auch immer eine Veränderung der Unternehmenskultur und der Prozesse, aber auch der Zuständigkeiten:

  • Ist die IT-Abteilung noch verantwortlich für die Kennzahlenerstellung, wenn die Fachbereiche Self Service BI nutzen?
  • Bedeuten Softwareanwendungen auf Cloud-Basis für die IT nicht, bedeutungslos zu werden?
  • Warum müssen Fachbereiche mit immer mehr neuen Anforderungen auf die IT zukommen und warum sperrt sich die IT gegen Innovationen und Veränderungen?

Dies alles sind ganz alltägliche Fragen aus der Praxis, die zeigen, dass die Einführung von neuen Technologien hohes Konfliktpotenzial bietet. Dies kann aber gelöst werden – es muss sogar gelöst werden.

Das Problem dabei ist nur, einer muss den Anfang machen. Dabei ist es egal ob CEO, CFO, CIO oder Fachbereichsverantwortliche. Es besteht großer Handlungsdruck, denn die Kunden und andere Geschäftspartner warten nicht darauf, bis die Unternehmen den digitalen Wandel vollziehen, sondern der Markt entscheidet.

Diejenigen Unternehmen, die über eine ausgeprägte Innovations- und Transformationskultur verfügen, sind bereits heute sehr erfolgreich und dominieren ihre Märkte.

Diejenigen, die zögern und sich mit internen Grabenkämpfen selber ausbremsen, verlieren Marktanteile.

ERP, CRM und analytische Software

Es gibt auch keine Alternative, sich zu einer datengetriebenen Organisation zu wandeln. Im Zuge der Digitalisierung der Geschäftsprozesse sowie der verbreiteten Nutzung des Internets im Privat- und Geschäftsalltag steigen die Datenmengen, die von Unternehmen gesammelt und verarbeitet werden müssen, massiv an.

Deshalb verbinden die Unternehmen ihre ERP und CRM-Systeme immer stärker mit analytischer Software, um Prozesse in Echtzeit zu steuern. Dieser Trend wird durch digitale Konzepte wie Industrie 4.0, Omnichannel oder das Internet of Things, beispielsweise in der Automobilindustrie, im Maschinenbau oder der Energiebranche, massiv verstärkt.

Hier spielt auch hinein, dass viele Unternehmen ihre Geschäftsmodelle komplett auf digitale Strategien und Massendaten aufbauen.

Obwohl Unternehmen seit Jahren massiv in BI-Werkzeuge investieren, zeigt die aktuelle Lünendonk-Marktstichprobe „Der Markt für Business Intelligence und Business Analytics in Deutschland“, dass die befragten, überwiegend großen mittelständischen Kundenunternehmen noch immer über kein zufriedenstellendes Management Reporting verfügen.

Folglich berichten CFOs immer wieder davon, dass ihre Reporting-Prozesse trotz hoher Investitionen in Prozesse und Software noch nicht auf dem Stand sind, auf dem sie diese gerne hätten.

Reporting-Abteilungen verwenden beziehungsweise verschwenden immer noch zu viel Zeit und zu viele Ressourcen auf einfache und standardisierbare Tätigkeiten. Folglich steht ihnen nicht ausreichend Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten wie Kommentierung und Ableitung sowie Nachverfolgung von Maßnahmen zur Verfügung.

Lünendonk hat dazu analysiert, wie die befragten Unternehmen ihre Ressourcen im Management Reporting verteilen und wie diese Verteilung in Zukunft aussehen soll. Im Jahr 2015 werden immer noch 65 Prozent der Ressourcen auf die Berichtbereitstellung verwendet.

Zu diesem Prozess gehören die Teilprozesse Konsolidierung, Datenbeschaffung, Plausibilisierung und Abstimmung sowie Berichterstellung.

Als Zielwert sollten maximal 50 Prozent der Ressourcen auf diese Tätigkeiten entfallen, damit den Reporting-Verantwortlichen mehr Zeit bleibt, die Kennzahlen zu interpretieren und daraus geeignete Maßnahmen und strategische und operative Empfehlungen für das Unternehmen abzuleiten.

Daher müssen die Unternehmen ihre Reporting-Prozesse in Zukunft noch deutlich effizienter gestalten, da die Masse an Daten weiter steigt und sich die Komplexität der Entscheidungsfindung dramatisch erhöht, ebenso wie die Zahl der Fachbereiche, die in das Management Reporting einfließen.

Gleichzeitig müssen Managemententscheidungen in immer kürzerer Zeit getroffen werden. Wenn Digitalisierungskonzepte wie Industrie 4.0 oder E-Commerce nachhaltig erfolgreich sein sollen, müssen die Unternehmen ihr Datenmanagement sowie die Reporting-Strukturen massiv verbessern.

Aus dieser Falle können sich die Unternehmen aber selbst befreien, indem das Topmanagement den digitalen Veränderungs- und Anpassungsprozess sowohl anstößt als auch begleitet. Digitalisierung ist keine Aufgabe, die an den CIO delegiert werden kann, sondern betrifft alle Führungskräfte. Auch daran sollten CIOs öfter denken.

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