Compliant, praktisch, gut: zuhause digital unterschreiben
Der atemraubende Boom der Heimarbeit hat viele Bereiche im Businessleben verändert. Doch während alle Welt eifrig Videokonferenzen nutzt und kollaborativ arbeitet, sind Freigabe- und Unterschriftsprozesse auch in der neuen Arbeitswelt oft noch eine mühsame Angelegenheit. Kaum eine Bestellung oder Freigabe kann auf die Unterschriftsleistung verzichten, ist sie doch für die Gültigkeit von Rechtsgeschäften erforderlich.
In der analogen Welt bedeutet das, digital erstellte Dokumente auszudrucken, zu unterschreiben, auf dem Postweg an weitere Geschäftspartner zu versenden und sie abschließend zwecks Dokumentation wieder zu digitalisieren. Der Medienbruch lässt grüßen, zum „Goldfinger“-Szenario fehlt bloß noch die „Digitalisierung“ auf Mikrofilm.
Rasanter Anstieg durch Coronapandemie
Doch im Ernst: Was nach einem „James Bond“ von 1965 klingt, findet heute genauso tagtäglich in zahllosen Unternehmen statt. Und das, obwohl wir 2021 schreiben, die Smartphonedurchdringung orwellsche Dimensionen erreicht hat und Buzzwords wie Mobile, Cloud und Integrated Services in aller Munde sind. Dabei ist die Nachfrage nach rechtssicheren digitalen Unterschriften seit Ausbruch der Coronapandemie rasant angestiegen.
Heise Online berichtet von einem beachtlichen Geschäftszuwachs für Bundesdruckerei, Post und Deutsche Telekom, immerhin drei der größten Zertifikatsanbieter für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) in Deutschland. Von der dreifachen Menge an Signaturen und einer Verdopplung der Kunden- und Absatzzahlen im vergangenen Jahr ist die Rede.
Nicht zuletzt wegen der Zunahme an Cyberdelikten im Homeoffice machen Unternehmen aus der Not eine Tugend und gehen die Digitalisierung ihrer Dokumente und Freigabeprozesse jetzt tatsächlich an. Die gute Nachricht: Es gibt einfache Lösungen, die auch mit SAP optimal funktionieren.
Das Thema an sich ist zwar nicht simpel, aber auch nicht überkomplex: Es geht um den vertrauenswürdigen und gesicherten Datenaustausch zwischen Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern und weiteren Parteien wie Behörden. Was es dazu braucht, ist ein hohes Maß an Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit.
Dazu müssen alle beteiligten Personen und Unternehmen – natürliche wie juristische – eindeutig identifizierbar sein. Im Businessumfeld empfiehlt sich die Verwendung einer eindeutigen und entsprechend verifizierbaren Corporate Identity wie Trust2Go, die etwa der Anbieter Globaltrust zur Verfügung stellt.
eIDAS gibt Rahmen für digitale Signaturen vor
Entsprechend dem benötigten Grad an Rechtssicherheit ist der erforderliche Sicherheitslevel und damit die geeignete Signaturmethode auszuwählen. Beginnend bei der händischen Signatur auf einem SignPad (biometrische Signatur) über Softwarezertifikate, die im Windows Keystore gespeichert sind (fortgeschrittene Signatur), die Zeichnung mittels Smart Card bis zur mobilen Unterschrift (qualifizierte elektronische Signatur, QES).
Die rechtliche Grundlage dafür ist die eIDAS-Verordnung des Europäischen Parlaments und des Europäischen Rates. Sie regelt seit 2014 europaweit den Einsatz von Vertrauensdiensten und elektronischer Identifizierung und wurde im Vorjahr einem Review unterzogen. Die EU-Mitgliedsstaaten haben die Verordnung in nationales Recht übernommen und auch die Schweiz hat ihr entsprechendes Bundesgesetz an die eIDAS angelehnt.
Der rechtliche Bezugsrahmen steht also. Bleibt die Integration in bestehende Workflows und Systeme. Etablierte Anbieter stellen mit Lösungen wie der digitalen Unterschriftenmappe die geeignete Technologie bereit, um Dokumente zeit- und ortsunabhängig digital zu unterschreiben – rechtssicher und nachvollziehbar.
Langjährige Erfahrung mit digitaler Signatur, Verifikation und Verschlüsselung erlaubt die einfache und sichere Anbindung an vorhandene Back-End-Systeme – neben SAP auch an Microsoft Sharepoint, Confluence von Atlassian und andere.
Gemeinsam mit den Applikationen e-Sign 4 und e-Sign Agent steht damit ein Baukasten mit flexibel kombinierbaren Tools zur Verfügung, um alle Arten digitaler Signaturen benutzerfreundlich durchführen zu können. Neben einzelnen Unterschriften sind so innerhalb der etablierten Workflows auch Stapelsignaturen – und damit ein erhöhter Automatisierungsgrad – möglich.
Wir schreiben das Jahr 2021. Digitale Freigabe- und Unterschriftsprozesse sind auch im Homeoffice einfach, nachvollziehbar und rechtssicher möglich, wenn die digitale Transformation endlich nachhaltig angegangen wird.
Mit dem richtigen Partner lassen sie sich rasch und effizient in Unternehmen jeder Größe realisieren. Wahlweise in der Cloud oder On-premises und zu moderaten Kosten auf Basis unterschiedlicher Preismodelle – vom Einzelplatz bis zur Konzernlösung.
